Handleiding factuur maken

Direct een gratis factuur maken in 5 eenvoudige stappen

Een factuur, die ook wel een verkoopfactuur, rekening of nota wordt genoemd, is een belangrijk financieel document waarmee je vraagt om betaling voor een product dat je hebt geleverd of een service die je hebt verstrekt. Ook geeft een factuur aan waar ze de betaling naartoe moeten sturen en onder welke voorwaarden.

Je wilt als zzp’er een eigen prefecte factuur maken om te worden betaald? Goed werk maar hoe begin je? Ten eerste kan en mag je zelf als ondernemer met een bedrijf, je eigen facturen maken. Als particulier mag je geen factuur maken, alleen als bedrijf! Om als eigenaar van een kleine onderneming te slagen, of zelfs te overleven, moet je worden betaald. Dit doe je door voor, tijdens of na een project te factureren.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Maar voordat je begint met factureren moet je wel weten hoe een factuur eruit ziet, wat erop moet komen te staan en hoe je hem moet maken. Veel gestelde vragen zijn dan: Hoe en waarmee maak je makkelijk een professioneel ogende factuur die geldig is en vlot wordt betaald? In dit artikel leg ik je dat allemaal uitgebreid met tips en voorbeelden uit.

Met deze 5 eenvoudige stappen kun je direct je eigen perfecte factuur maken

1. Selecteer een factuur sjabloon
2. Klantgegevens toevoegen
3. Factuurnummer, datum en vervaldatum invullen
4. Voeg een gespecificeerde lijst met artikelen of diensten toe
5. Vul alle factuurbedragen en btw in

1. Selecteer een factuur sjabloon

Je kunt bijvoorbeeld met een factuur template je factuur maken in Word of Excel. De eenvoudigste manier om dan te beginnen is door een gratis vooraf gedefinieerde, professioneel ogende sjabloon te kiezen die alle standaardelementen van een factuur bevat. Je kunt deze gratis downloaden (tip: lees eerst verder) op je op weg te helpen.

Neem wel de tijd om te bedenken hoe jij een ​​factuursysteem op gaat zetten dat voor jou bedrijf en werkzaamheden het prettigst werk. Zo zul je uiteindelijk tijd, geld en frustratie besparen op de lange termijn. Want als je het vanaf het begin niet goed aanpakt, kan een factuur maken veel tijd kosten.

Je factuur kan met 3 verschillende tools gemaakt worden:

1. Tip: Met een online factuur- en boekhoudprogramma, inclusief app op je smartphone
2. Factureren in Excel
3. Factuur maken in Word

Het handmatig aanmaken van een factuur in bijvoorbeeld Word kan een ontmoedigende taak zijn, het vereist veel handelingen. Met Excel zou een factuur maken iets gemakkelijker kunnen door het automatisch berekenen van factuurbedragen en de btw. Een online factuurprogramma daarentegen, automatiseert het genereren van een factuur, verzendt ze direct naar de opgegeven klant, houdt betalingen en btw bij en boekt ze gelijk in de administratie. Zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor de btw-aangifte.

Kies je programma en bijbehorende template om zo voor jou situatie op de beste manier te starten met factureren voor jouw eenmanszaak. Maak vandaag nog jouw eerste factuur met één van deze drie methodes!

1. Met online factuur- en boekhoudprogramma je factuur maken

1. Factuurtijd: 3 min
2. Aantal facturen per maand: 1 tot onbeperkt
3. Foutgevoeligheid: laag
4. Kosten: van gratis factureren tot gemiddeld € 12 per maand
5. Conclusie: 5 van de 5 sterren. Gemakkelijk en snel.

Als je slimmer, sneller en met meer gemak wilt factureren, dan is gebruiken maken van een factuurprogramma met afstand de beste keuze.

Een ​​online factuurprogramma is zo simpel ingericht dat iedereen er mee kan werken. Start gelijk met prachtige, aangepaste facturen maken die gelijk al aan alle eisen voldoet. Accepteer online betalingen, ontvang meldingen van nog openstaande facturen en krijg sneller betaald via iDeal en via een QR-code op je factuur. Veel gemak dus! Maar je kan er nog veel meer mee.

2. Factuur maken in Excel

1. Factuurtijd: 5 min
2. Aantal facturen per maand: 1 tot 5
3. Foutgevoeligheid: matig
4. Kosten: € 10 per maand voor Microsoft 365
5. Conclusie: 2 van de 5 sterren. Je factuur in Excel maken is door de automatische optelling van bedragen en klanteninvoer net wat gemakkelijker dan Word.

Je factuur in Excel maken is door de automatische optelling van bedragen en klanteninvoer net wat gemakkelijker dan Word.

3. Factuur maken gratis in Word

1. Factuurtijd: 7 min
2. Aantal facturen per maand: 1 tot 3
3. Foutgevoeligheid: hoog
4. Kosten: € 10 per maand voor Microsoft 365
5. Conclusie: 1 van de 5 sterren. Als je niet teveel facturen hoeft te versturen, dan kan je om te beginnen met een kant-en-klare sjabloon in Word je factuur maken. Je moet veel handelingen handmatig uitvoeren, waardoor fouten op de loer liggen.

Als je niet teveel facturen hoeft te versturen, dan kan je om te beginnen met een kant-en-klare template in Word je factuur maken.

Mijn keuze van factuur maken? Door het gemak en de snelheid altijd een online factuur- en boekhoudprogramma gebruiken! Ook als je maar weinig hoeft te factureren.

Welke soorten facturen zijn er om te maken?

Er zijn verschillende soorten facturen die je kunt maken. Dit kan allemaal met eenzelfde factuur lay-out. De gebruikte factuursoorten die kunnen worden gemaakt en verstuurd zijn:

1. Standaard verkoopfactuur
   Een standaard verkoopfactuur is een normale factuur die wordt verzonden na de voltooiing van een project. Dit type factuur wordt het meeste gemaakt. In de opmaak ben je vrij. Het kan een simpele vormgeving hebben, een mooi design of speciaal ingericht als uren factuur voor gewerkte uren met uurtarief.
2. Proforma factuur
   Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Deze factuur geeft een verwachting van hoeveel een bedrijf in rekening zal gaan brengen voor goederen of diensten die geleverd gaan worden.
3. Tussentijdse factuur / Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur
   Dit zijn facturen die tussendoor worden verzonden tijdens een langlopend project. Hierbij wordt een deel (percentage) van het totaalbedrag tussentijds gefactureerd. Als laatste volgt de eindfactuur.
4. Creditfactuur / Creditnota
   Een creditfactuur is een normale (standaard) factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van een eerder verstuurde factuur.
5. Vereenvoudigde factuur
   Bij kleine factuurbedragen is er een mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon uit te reiken of te ontvangen.
6. Achterstallige facturen
   Achterstallige facturen zijn betalingsherinneringen die worden verzonden wanneer een factuur achterstallig is, de vervaldatum is dan reeds verstreken en de rekening is nog steeds niet betaald.
7. Internationale factuur
   Bij zakendoen over de grens factureer je met een internationale factuur, liefst in de taal van de afnemer. Let hierbij op dat er aanvullende factuurvoorwaarden gelden als je een rekening naar het buitenland stuur.
8. Verzamelfactuur
   Met een verzamelfactuur worden er verschillende orders en leveringen in een bepaalde tijdsperiode op een enkele factuur verzameld en in één keer gefactureerd. Dus niet na iedere individuele levering een factuur de deur uit.
9. Terugkerende facturen
   Gebruikt voor terugkerende klanten. Denk hierbij aan abonnementen die wekelijks, maandelijks of jaarlijks automatisch worden gefactureerd.

We kennen ook nog een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur, ook wel aankoopfactuur genoemd, is een factuur die jij ontvangt waarop alle producten en/of diensten staan die jij afneemt bij een leverancier.

Samengevat verstuur je dus een verkoopfactuur wanneer je producten en/of dienst verkoopt en ontvang je een inkoopfactuur als je product en/of dienst inkoopt.

3. Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan?

Zodra je gaat beginnen met je eigen verkoopfactuur opmaken, dan zul je er op moeten letten dat alle regels en eisen die de Belastingdienst er aan stelt er op moeten komen te staan. Ook zijn er essentiële componenten nodig om een ​​factuur op te kunnen stellen.

Als je een factuur gaat maken, zorg er dan voor dat je altijd het volgende opneemt op de factuur:

1. Jouw bedrijfsnaam en contactgegevens
2. De NAW-gegevens van jouw klant
3. Een uniek factuurnummer (voor jouw administratie)
4. Datum van uitgifte
5. Vervaldatum (de periode waarbinnen je verwacht te worden betaald)
6. Omschrijving van de artikelen of dienst, de hoeveelheid en de prijs
7. Btw-bedragen, btw-tarieven, toeslagen en eventuele kortingen
8. Betalingsvoorwaarden

Ik heb een uitgebreid artikel geschreven waarin alle factuurvereisten één voor één worden uitgelegd met tips en duidelijke voorbeelden van de factuuropbouw waaraan je facturatie zal moeten voldoen.

Lees de factuureisen op de website van de Belastingdienst

4. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur voor betaling

Op tijd betaald worden en een gezonde cashflow hebben, is de levensader van elk bedrijf. Of dit nu een, groot bedrijf is, het MKB of een klein eenmansbedrijf. Maar betaling van de factuur is niet altijd zo eenvoudig als het verzenden van een factuur. Betalingsvoorwaarden opnemen op jouw facturen is dan ook een belangrijk element om goed aandacht aan te besteden. Deze beschrijven namelijk hoe je verwacht te worden betaald en moeten details bevatten zoals: betalingstermijn waarbinnen de factuur moet zijn voldaan, evenals andere voorwaarden zoals je gewenste betaalmethode. Ook prikkels voor vroege betalingen en gevolgen van late betalingen kunnen je helpen om snel je geld te ontvangen.

Jouw betalingscondities zijn dus ook essentiële componenten op elke factuur. Lees meer tips en bekijk voorbeelden van betalingsvoorwaarden op factuur.

Tip: Plaats een QR-code op je factuur voor een gemakkelijke, snelle en foutloze betaling door de klant!

Nog een tip: Ook ‘bedankt‘ op jouw facturatie plaatsen kan bijdragen aan een snellere betaling ervan!

5. Je factuur is gemaakt, wat nu?

1. Verstuur snel
Je hebt je verkoopfactuur gemaakt, wat nu? Verstuur je hem nu zo snel mogelijk. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen. Klanten zullen de snelheid van ontvangst herkennen en beschouwen betaling daarom als een urgentere taak dan wanneer je de factuur pas dagen, of weken later verstuurd.

Het is ook niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Dat is uiterlijk op de 15de van de maand.

2. Verstuur digitaal
Verstuur je factuur bij voorkeur digitaal via e-mail. Digitaal in PDF-formaat en liefst ook in UBL-formaat. Want ondernemers verwerken steeds meer de ontvangen inkoopfactuur automatisch in de boekhouding. Hier heb je dan een UBL-factuur voor nodig.

Voordeel van een factuurprogramma gebruiken is dat je verkoopfactuur dan al automatisch in PDF en UBL wordt gegenereerd en verstuurd. Lees meer over het digitaal versturen van je factuur.

Geef de begeleidende tekst in het e-mailbericht een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. Bekijk voorbeeldteksten bij versturen factuur via e-mail.

3. Verwerk factuur in je administratie
Verder is de facturatie ook nog een belangrijk onderdeel van jou administratie voor de btw, btw-aangifte en uiteindelijk voor je jaarlijkse inkomstenbelasting. Ook hierbij kan een factuurprogramma je veel werk besparen. Lees meer

4. Let op: Bewaar altijd een kopie!
Als laatste moet je van elke factuur die jij uitreikt een kopie ervan bewaren in je administratie. Het is namelijk verplicht om je facturen zeven jaar te bewaren. Lees hier alles over de bewaartermijn van facturen.

10 redenen om je facturatie online te doen

Tegenwoordig doen we steeds meer online. We lezen, studeren, onderhouden contact en shoppen online. Ook bedrijven doen steeds meer activiteiten online. Naast webshop beheer kunnen bedrijven ook administratieve werkzaamheden online doen. Dit kan met bedrijfssoftware. Een voorbeeld hiervan is dus facturatie software, een systeem wat steeds meer wordt toegepast. Het wordt dus gebruikelijker onder bedrijven, maar brengt het ook veel voordelen met zich mee? In dit artikel heb ik 10 redenen voor je opgesomd waarom je beter online kunt factureren met een facturatieprogramma.

Reden 1: Het is van deze tijd
Zoals vermeldt wordt tegenwoordig veel zaken online gedaan. Als bedrijf kun je natuurlijk niet achterlopen op ontwikkelingen en moet je hierin meegaan. Anders kan dit je competitiviteit in de markt beperken. En daarnaast wordt eigenlijk ook door je klanten en leveranciers verwacht dat je dit soort werkzaamheden gewoon online doet.

Reden 2: Je hebt professioneel opgestelde facturen
Met facturatie software kun je gebruikmaken van standaard templates met een mooie en professionele uitstraling. Dit scheelt je weer extra tijd bij een factuur opstellen, die je anders had besteed aan het zelf maken van een goede lay-out.

Reden 3: Je hebt snel een factuur opgesteld
Al je facturen worden op een standaard ingevuld factuursjabloon gemaakt. Wanneer je in je klantenbestand beschikt over persoonsinformatie kan op basis hiervan automatisch een factuur worden opgesteld. Je hoeft het dus niet meer handmatig te doen. Vul je omschrijving in met aantal uur of hoeveelheid aan producten/materialen met bedrag en btw-tarief en klaar.

Reden 4: Je verstuurt facturen snel
Omdat je de facturatie digitaal beschikbaar hebt, kun je deze direct digitaal versturen. De rekening wordt dan met begeleidend schrijven digitaal in PDF en UBL-formaat in de bijlage naar de klant verzonden. Met facturatie software kun je de facturatie ook van te voren inplannen en altijd en overal bijhouden. Op deze manier kunnen klanten ook sneller een factuur ontvangen, omdat het niet via de post verstuurd hoeft te worden.

Reden 5: Je ontvangt sneller je geld
Wanneer je lang moet wachten op je geld heeft het een negatieve impact op je bedrijf aan cashflow en beperkt je groei. Omdat klanten met digitaal factureren hun factuur sneller ontvangen, kunnen zij ook sneller de factuur betalen. Uit onderzoek blijkt ook dat digitale facturen 7 dagen sneller worden betaald.

Reden 6: Je maakt minder fouten
Doordat je facturen op basis van al bestaande data uit je klantenbestand kan worden opgesteld, kunnen invoerfouten worden voorkomen. Wanneer je beschikbare data correct is, zijn je facturen dat ook. En als je weer een factuur wilt herhalen, kan dit heel eenvoudig met 1 druk op de knop of zelfs volledig automatisch wanneer dit periodiek is. Ook de factuurnummering, die volgens de factuurvereisten, voor iedere factuur uniek en opeenvolgend moet zijn, worden automatisch voor je ingevuld en kan niet fout gaan. Alle bedragen worden naar aantal en tarief voor je uitgerekend en klaargezet op de rekening. Zo ook de btw-bedragen en de btw-tarieven. Dit voor je uitrekenen verminderd het maken van fouten al aanzienlijk.

Reden 7: Je hebt een beter overzicht
Met online facturatie heb je ook beter inzicht op al je activiteiten. Je kunt bijvoorbeeld de betaalstatus in de gaten houden en reminders voor jezelf instellen. Hiermee worden geen facturen over het hoofd gezien en kun je alle ontwikkelingen beter overzien.

Reden 8: Je hebt minder papierwerk
Wanneer je alle facturen online hebt gebundeld en opgeslagen, heb je veel minder papierwerk rondslingeren en kun je het ook niet kwijtraken. Je bespaart zo op papierkosten, maar hebt tegelijkertijd ook een nettere en overzichtelijkere werkruimte.

Reden 9: Je bespaart op kosten
Doordat je facturen direct zelf online verstuurt, bespaar je tijd maar ook verzendkosten en papierkosten. Facturen worden automatisch opgesteld en hoeven dus niet meer handmatig ingevuld of aangepast te worden. Dit scheelt weer extra kosten van een boekhouder.

Reden 10: Je maakt het jezelf en klanten makkelijker
Manage je je facturatie op de juiste manier, dan kun je je klanten motiveren sneller de factuur te betalen. Dit kun je doen door verschillende betaalwijzen aan te bieden en reminders te versturen. Heb je klanten die bijvoorbeeld een abonnement of lidmaatschap afnemen? Met een factuurprogramma verstuur je automatisch facturen in dezelfde regelmaat. Zo weten je klanten waar ze aan toe zijn. Gemakkelijker voor jou en voor de klant!

Succes met je factuur maken!