Bewaartermijn facturen

Wat is de wettelijke bewaartermijn van facturen?

Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Je mag ze niet zomaar weggooien. Zo ook voor alle facturen, rekeningen, nota’s en bonnetjes die je verstuurt én ontvangt moet je goed bewaren in je administratie. Dat is een fiscale bewaarplicht want de belastingdienst moet je boekhouding kunnen controleren op de juistheid ervan.

Veel gestelde vragen zijn dan: Hoe lang moet je alle facturen bewaren? Hoe lang en welke andere zakelijke documenten moet je bewaren?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

De verplichte bewaartermijn van facturen is 7 jaar lang.

Facturen mag je op papier én digitaal bewaren

Je mag inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes scannen en deze ook digitaal bewaren op een computer, harde schijf of in de cloud. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Als ze hieraan voldoen, hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Zorg wel voor een goede back-up van je digitale administratie!

Wat zijn de bewaringstermijnen voor zakelijke documenten?

Administratieve gegevens
Voor alle administratieve gegevens zoals: debiteuren- en crediteurenadministratie, grootboek, in- en verkoopadministratie (facturen), voorraad- en loonadministratie, jaarrekening en accountantsverklaring geldt een bewaringstermijn van zeven jaar die wettelijk is vastgelegd in de archiefwet.

E-mails
Voor verstuurde e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt ook een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Onroerend goed
De bewaarplicht voor onroerend goed is langer. Zo gelden voor facturen, contracten en overeenkomsten van onroerende zaken een bewaartermijn van maar liefst tien jaar.

Personeelsadministratie
De personeelsdossiers dien je maximaal 7 jaar na beëindiging dienstverband te bewaren. Dit zijn documenten zoals de loonbelastingverklaringen, identificatiebewijzen, NAW-gegevens en burgerservicenummers (BSN) van oud personeelsleden.

Bewaartermijn AVG
Er is op grond van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Ondernemers mogen zelf bepalen hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kun je kijken naar hoe lang de AVG-gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Ze mogen alleen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Heb je bijvoorbeeld een webshop, dan kun je na het afronden van een online bestelling de gebruikte persoonsgegevens al heel snel verwijderen, want na het verzenden van de bestelling heb je deze gegevens niet meer nodig.

Hoe lang je dus wacht met het verwijderen van de persoonsgegevens, mag je zelf bepalen, zolang je maar wel kunt verklaren waarom je deze bewaartermijn voor de gegevens hanteert.