Betaalherinnering voorbeelden

29 oktober 2022
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Hoe schrijf en stuur je een betaalherinnering?

Je hebt goede producten geleverd of hebt een mooie opdracht afgerond, alleen… laat de betaling van jouw klant nu op zich wachten. Het is één van de vervelendste dingen aan zzp’er zijn: omgaan met niet betalende klanten. Weet jij wat je moet doen als de betalingstermijn van een factuur verstreken is? In ieder geval wel actie ondernemen!

Niemand vindt het leuk om laat betaald te worden. Heel vervelend, wat nu? In dit artikel geef ik je handige tips, betaalherinnering voorbeelden en voorbeeldbrieven die je als begeleidend schrijven in jouw e-mailbericht kunt gebruiken. Zo probeer ik je te helpen om je factuur alsnog betaald te krijgen. We gaan er in eerste instantie vanuit dat je klant de factuur over het hoofd heeft gezien.

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

 

Het eerste wat je ook zelf zou kunnen doen, indien de betalingstermijn van de factuur is verstreken en je factuur niet wordt betaald, is jouw klant (debiteur) te bellen. Een debiteur is iemand van wie je nog geld krijgt. Hoewel persoonlijk contact met een klant belangrijk is, kan ik mij voorstellen dat je een debiteur niet gelijk wilt bellen voor een openstaande factuur. Gemakkelijker is het om eerst een betalingsherinnering te sturen. Je onbetaalde factuur zal dan in veel gevallen alsnog worden betaald.

De betaalherinnering is niets meer dan een vriendelijke herinnering voor je klant dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen inmiddels is verstreken en dat er een betalingsachterstand is ontstaan. Hierin wordt de debiteur verzocht alsnog op korte termijn de factuur te betalen. Zeven dagen als betaaltermijn voor de eerste herinneringsfactuur is heel redelijk. Zelf hanteer ik een lekkere korte termijn van 5 dagen.

Durf achter je klant met openstaande factuur aan te gaan.

Het is wel altijd belangrijk om de klant te laten weten dat je op de hoogte bent van zijn nalatigheid en je bovenop de openstaande facturen van jouw debiteuren zit. Wees hierbij beleefd en gebruik in eerste instantie een zachte en vriendelijke aanpak in het alsnog betaald krijgen.

Vriendelijke betaalherinnering voorbeelden via e-mail

Begeleidend schrijven bij betalingsherinnering via e-mail

Hoe ga je de email opstellen? Hou de volgende 5 punten in acht:

  • Schrijf een vriendelijk verzoek tot betaling. Het kan natuurlijk zijn dat je klant gewoon vergeten is om je factuur te betalen. Je wilt hem of haar niet meteen tegen de haren instrijken.
  • Het is belangrijk dat de klant na het lezen van jouw eerste factuurherinnering direct actie kan ondernemen. Zorg daarom dat in de factuurherinnering alle informatie te vinden is die de klant nodig heeft om het factuurbedrag naar je over te maken. Voeg ook een kopie van de originele factuur toe, zodat de klant daar niet naar hoeft te zoeken.
  • Net als dat een factuur een betalingstermijn heeft, is het belangrijk dat je ook jouw herinnering een termijn mee geeft. Maak deze termijn niet te ruim – jouw klant is immers al te laat met betalen. Je mag best van hem of haar verwachten dat het bedrag binnen een paar dagen op jouw rekening is bijgeschreven.
  • Stuur de herinnering op tijd. Wacht na het verlopen van de factuur geen week met het versturen van de herinnering. Door de herinnering op tijd te versturen maak je duidelijk dat je jouw zaken goed op orde hebt. Heeft de klant het idee dat jouw boekhouding niet op orde is, dan is hij of zij eerder geneigd om nog even te wachten met betalen.
  • Houd de termijn van de betalingsherinnering goed in de gaten. Betaalt jouw klant na de factuurherinnering alsnog niet? Zorg dan dat je meteen na afloop van de termijn even belt. De klant moet weten dat je het serieus neemt.

Verstuur de herinneringsfactuur bij voorkeur op de manier waarop je normaal communiceert met jouw klant. Is dit per e-mail? Zorg dan voor een begeleidend schrijven in je herinneringsmail die ook vriendelijk van toon is. Dit kan creatief, vriendelijk en informeel of formeel zijn. Dit is afhankelijk hoe jouw relatie met de klant is. Hieronder heb ik enkele betaalherinnering voorbeelden geschreven die je als begeleidend schrijven in je mail kunt zetten.

Vriendelijke en creatieve voorbeeldteksten voor mail

1. Creatieve betaalherinnering voorbeeld mail

Hallo [voornaam klant],

Dit is een vriendelijke herinnering dat factuur [factuurnummer] nog niet is betaald. Ik stel het op prijs als je zo snel mogelijk een oplossing kunt vinden om te betalen.

Hartelijke groet,
[jouw naam]

2. Vriendelijke betaalherinnering voorbeeld mail

Hallo [naam klant],

Dit is even een vriendelijke herinnering dat de betaling van de factuur over tijd is, zie de factuur in de bijlage.

Ik begrijp dat er een reden voor zal zijn, maar ik zal een snelle betaling van dit bedrag op prijs stellen. Kunt u mij laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? Negeer deze e-mail als de betaling al is gedaan.

Alvast bedankt voor uw medewerking.

Vriendelijke groeten,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mailhandtekening]

Voorbeeldteksten om te gebruiken in een formele e-mail

1. Formele betaalherinnering voorbeeldbrief

Geachte heer (of mevrouw?) [naam debiteur],

Uit mijn administratie blijkt dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] van [factuurbedrag] nog niet door u is voldaan. De wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken.

Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam].

Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw zakelijk e-mail handtekening]

2. Nog een vriendelijke en formele betaalherinnering voorbeeld

Beste [naam klant],

Uit mijn administratie blijkt dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] met een bedrag van € [bedrag] helaas nog niet voldaan is. Inmiddels is de betalingstermijn van de factuur verstreken. Ik vraag je dan ook om het factuurbedrag binnen 7 dagen over te maken naar [jouw IBAN-nummer] op naam van [jouw bedrijfsnaam] en onder vermelding van het factuurnummer.

Mochten de betaling en deze factuurherinnering elkaar kruisen, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mailhandtekening]

Vergeet de bijlage (dus herinneringsfactuur) niet!

Voorbeeld van factuurherinnering als PDF in bijlage e-mail

Vergeet niet om de herinneringsfactuur als PDF-document aan de bijlage toe te voegen voor je de e-mail verstuurt!

Tip! Verstuur automatisch je betaalherinneringen

Doe jij de facturatie nog handmatig waarbij je steeds zelf de betaaltermijnen moet volgen en controleren of ze nog niet zijn overschreden? Dit is vervelend en tijdrovend om bij te houden. Hier zijn handige oplossingen voor die je veel werk uit handen nemen en waarmee je sneller krijg betaald. Je kunt hiermee je betaalherinneringen automatiseren en automatisch e-mails naar klanten sturen die nog steeds niet hebben betaald. Heel handig!

AUTOMATISEER JE BETALINGSHERINNERINGEN!

Help je klanten ook met sneller te betalen door meer betaalmethoden aan te bieden op je facturen. Van bijvoorbeeld een betaallink tot contactloos betalen met QR-code. Met betaalgemak ontvang je sneller je geld!

Wil je geen zorgen meer over blijvende openstaande facturen en je kostbare tijd liever besteden aan leukere zaken? Geef dan je volledige debiteurenproces uit handen. Dit geeft je minder zorgen en zo krijg je directe betalingen van je facturen door Payt. Ook een idee en goed voor je cashflow.

Betaalherinnering voorbeeld bijgevoegd in de e-mail

Zorg er ook voor dat de volgende punten op de herinneringsfactuur staat, die moet worden bijgevoegd in de bijlage van jou mail:

  • dat het een betaalherinnering betreft
  • het factuurnummer
  • de verstreken factuurdatum (vervaldatum)
  • het te betalen bedrag
  • eventuele klant- of ordernummer
  • termijn waarbinnen de betaling alsnog wordt verwacht

Ik heb 2 herinnering facturen gemaakt die er dan zo als voorbeeld kunnen komen uit te zien:

Voorbeeld 1ste betaaalherinnering

Vriendelijke voorbeeldbrief

Om je alvast een stap op weg te helpen met het aanpakken van jouw debiteuren, kun je ook gebruik maken van mijn betaalherinnering voorbeeld.

Bestand
.docx (Word-document)

Bestandsgrootte
62 kB

Download gratis voorbeeld van betaalherinnering in Word

Voorbeeld eerste herinneringsfactuur

Pdf

Bekijk betaalherinnering in PDF-fomaat

Bekijk herinneringsfactuur in Pdf | .pdf | 161 kB

Herinneringsfactuur voorbeeld

Formele herinneringsbrief

Gebruik maken van een herinneringsbrief in de vorm van een officiële brief met formele en zakelijke inhoud? Download dan gratis de formele herinneringsbrief.

Bestand
.docx (Word-document)

Bestandsgrootte
14 kB

Download gratis voorbeeld van herinneringsfactuur in Word

Voorbeeldbrief betalingsherinnering

Pdf

Bekijk factuur herinnering in PDF

Betaalherinnering voorbeeld in Pdf | .pdf | 53 kB

Note: Bij het samenstellen van mijn betaalherinnering voorbeelden is met toestemming gebruik gemaakt van de werken van e-Legal incasso advocaten. Deze documenten zijn auteursrechtelijk beschermd en alleen bestemd voor gebruik binnen jouw eenmanszaak.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Betalingsherinnering maken

Betalingsherinnering maken

Preventie voor incasso: Een eerste betalingsherinnering maken Nog geen betaling van een factuur ontvangen waarvan de betalingstermijn reeds verlopen is? Bedenk dan eerst of jouw klant wel voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen voordat je de zaak uit handen...

Lees meer
Voorbeeldbrief 2de betalingsherinnering

Voorbeeldbrief 2de betalingsherinnering

Tweede betalingsherinnering Je achterstallige factuur wordt na verstrijken betalingstermijn van de eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt door de klant. Te late of zelfs geen betalingen zijn meer dan vervelend... Hoog tijd om een 2de betalingsherinnering...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads