Verjaringstermijn factuur

Wat is de verjaringstermijn van een factuur?

Kan een factuur ook verjaren door hem niet te betalen? Jazeker! Zodra er een factuur is aangemaakt en uitgegeven, is deze niet altijd geldig en kan verjaren door een zogenaamde verjaringstermijn. Een verjaringstermijn is een wettelijk bepaalde periode waarbinnen je de vordering moet innen. Na het verstrijken van deze termijn kan een vordering niet meer worden afgedwongen.

Zaak is dus om je debiteuren altijd goed in de gaten te houden en waar nodig actie ondernemen! Hoe of wat? In dit artikel leg ik het je allemaal uit wat je moet weten.

De verjaringstermijn verschilt per type vordering en is bedoeld om rechtszekerheid te bieden. Het voorkomt dat mensen na lange tijd nog worden aangesproken op oude verplichtingen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.

Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:

In Nederland is de standaard verjaringstermijn voor facturen 5 jaar. Dit is wettelijk bepaald in het Burgerlijk Wetboek (Boek 3, Artikel 307). Dit betekent dat een schuldeiser 5 jaar de tijd heeft om de openstaande factuur te innen, vanaf de datum waarop de factuur opeisbaar werd. Er zit wel een verschil in verjaring tussen zakelijke klanten en consumentenverkopen.

Dus wanneer verjaard een factuur nu precies?

Zakelijke klanten
De wettelijke verjaringstermijn van een vordering met factuur voor zakelijke klanten is 5 jaar.

Consumenten
Verjaringstermijn factuur voor consumenten is 2 jaar voor producten en 5 jaar voor diensten.

Een klant zou in de praktijk dus een factuur ‘in de kast’ kunnen laten liggen tot de verjaringstermijn is verstreken, en deze dan niet meer hoeven te betalen. Door deze openstaande factuur loop je dus wel inkomsten mis, voorts moet je de in rekening gebrachte btw afdragen en inkomstenbelasting over betalen.

Wat moet je doen om verjaring te voorkomen?

Uiteraard wil je verjaring van de vordering voorkomen. Dit begint met een betalingstermijn op de factuur te zetten die aangeeft binnen welk termijn de rekening betaald moet worden. Die noemen we ook wel de vervaldatum. Zet deze betalingstermijn dus duidelijk op de factuur, zoals bijvoorbeeld:

Ik verzoek u om de factuur uiterlijk te voldoen voor DD-MM-YYYY

Op deze manier kan er geen verwarring ontstaan over wanneer de termijn voor betaling precies eindigt.

Indien betaling uitblijft en de betalingstermijn inmiddels is verstreken, dan zijn er verschillende stappen die je kunt nemen om alsnog betaald te krijgen:

1. Herinneringen sturen: Begin met het sturen van betalingsherinneringen aan de klant over de openstaande factuur. Geef hierop duidelijke deadlines voor betaling en communiceer consequenties als betaling uitblijft, zoals rente of verdere stappen.
2. Bellen: Als herinneringen niet effectief zijn, overweeg dan om de klant telefonisch te benaderen. Soms kan direct contact helpen om de betaling te versnellen.
3. Formele ingebrekestelling: Stuur een formele ingebrekestelling (aanmaning) waarin je de klant wijst op de openstaande factuur, de gevolgen van niet-betaling benadrukt en een laatste kans geeft om te betalen binnen een bepaalde termijn.
4. Juridische stappen: Als de klant nog steeds niet betaalt, kan je juridische stappen overwegen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure. Dit kan helpen om de druk op de klant te verhogen en betaling af te dwingen.

Blijf de zaak actief opvolgen en neem contact op met de klant om te zien of er een oplossing kan worden gevonden. Soms is er behoefte aan onderhandeling of afbetalingsregelingen.

Een factuur die je vergeet op te volgen, kan ongemerkt verjaren — terwijl een simpele brief dat had kunnen voorkomen.

Door actief te blijven communiceren en stappen te ondernemen om de betaling te verkrijgen, kan je de verjaring van de factuur voorkomen.

Wat betekent ‘stuiten’ — en hoe behoud je je vorderingsrecht?

Niet iedere ondernemer weet dat de standaard verjaringstermijn (5 jaar bij zakelijke klanten, 2 jaar bij consumentenproducten) niet per se het absolute einde hoeft te zijn van je incassomogelijkheden. Juridisch gezien kun je de verjaringstermijn namelijk onderbreken — een proces dat in de wet stuiten van de verjaring heet.

Stuiten betekent dat je actieve stappen onderneemt om de debiteur te laten weten dat je de vordering nog steeds wil innen. Dit kan bijvoorbeeld via:

• een aangetekende stuitingsbrief waarin je expliciet je recht op betaling reserveert;
• een schriftelijke erkenning van schuld door de debiteur (bijvoorbeeld bij een deelbetaling of betalingsregeling);
• of het starten van een gerechtelijke procedure binnen de oorspronkelijke termijn.

Het effect? De verjaringstermijn begint opnieuw te lopen vanaf de datum van stuiting. Zo kun je voorkomen dat een factuur zomaar verjaart terwijl je er juridisch nog wél werk van maakt.

Dit is vooral relevant voor zzp’ers en kleine ondernemers die langdurige projecten hebben of oudere vorderingen proberen te innen — want zonder stuiting vervalt het recht om via de rechter te incasseren zodra de wettelijke termijn is verstreken.

Let op de startdatum van de verjaringstermijn

Een vaak onderschat detail is wanneer de verjaringstermijn precies begint te lopen. De wettelijke verjaringstermijn gaat niet altijd in op de factuurdatum zelf, maar op het moment dat de vordering opeisbaar wordt — dat is meestal de vervaldatum op je factuur.

Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan mag volgens de wet in veel gevallen een 30-dagentermijn worden aangenomen. Dat betekent bijvoorbeeld: Een factuur gedateerd op 1 januari met 30 dagen betalingstermijn verjaart 5 jaar na 31 januari — niet vijf jaar na de factuurdatum.

Voorbeeld stuitingsbrief

Wil je voorkomen dat een openstaande factuur verjaart? Dan kun je de verjaring stuiten met een schriftelijke verklaring. Hieronder vind je een voorbeeld van een stuitingsbrief die je kunt gebruiken om je recht op betaling veilig te stellen. Pas de gegevens aan naar jouw situatie en verstuur de brief bij voorkeur aangetekend of per e-mail met verzendbewijs.

Geachte heer/mevrouw,

Op [factuurdatum] heb ik u factuur [factuurnummer] gestuurd ten bedrage van € [bedrag], met een vervaldatum van [vervaldatum]. Tot op heden heb ik dit bedrag nog niet van u ontvangen.

Met deze brief laat ik u weten dat ik mijn recht op betaling uitdrukkelijk voorbehoud. Door deze schriftelijke mededeling stuit ik de verjaring van deze vordering, zoals bedoeld in artikel 3:317 van het Burgerlijk Wetboek.

Ik verzoek u het openstaande bedrag alsnog binnen [bijvoorbeeld 14 dagen] over te maken op rekening [rekeningnummer] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer.

Mocht u vragen hebben of willen overleggen over een betalingsregeling, dan hoor ik dat graag.

Met vriendelijke groet,

[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]

Zodra de stuitingsbrief is verzonden, bewaar dan een kopie en verzendbewijs hiervan goed in je administratie.

Tot slot: De verjaringstermijn van een factuur hoeft geen struikelblok te zijn, zolang je weet waar je op moet letten. Door duidelijke betalingstermijnen te hanteren, openstaande facturen actief op te volgen en de verjaring tijdig te stuiten, houd je zelf de regie over je debiteurenbeheer. Zo voorkom je dat onbetaalde facturen ongemerkt hun juridische waarde verliezen en vergroot je de kans dat je alsnog betaald krijgt.