Factuur wordt niet betaald

23 oktober 2022
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Wat kun je doen als iemand niet betaald?

Altijd een vervelend probleem waar veel zzp’ers, freelancers en ondernemers mee te maken kunnen krijgen: Klant betaalt factuur niet. Hoe lang wacht jij nog, totdat jouw klant de factuur betaalt? In dit artikel lees je tot aan welke 6 stappen je moet volgen als jouw klant de factuur niet betaald, toch de rekening te laten betalen. Neem ten alle tijde actie!

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

 

Helaas laat de betaalmoraal soms wel eens te wensen over… niet betalende klanten, de zgn. wanbetalers. Zo je best gedaan en dan worden je inspanningen voor verleende werkzaamheden of geleverde goederen niet betaald. En wie wil er dagen, weken of maanden wachten om betaald te worden? Een lage cashflow kan het gevolg zijn, waardoor jouw vermogen om te groeien wordt belemmerd en tegelijkertijd je bedrijfscontinuïteit in gevaar zou kunnen komen. Waak hiervoor!

Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 6 zzp’ers langer dan 45 dagen moet wachten op betaling van de factuur. Voor 20% van deze groep duurt het zelfs 60 dagen of langer voordat zij worden betaald. Een groot deel ervaart hierdoor wel financiële onzekerheid. Deze onzekerheid is wellicht een gevolg van het feit dat ruim 80% van de zzp’ers met een eenmanszaak aangeeft hoofdkostwinner binnen het gezin te zijn.

Je geduld is op maar je heb uiteraard geen zin in ruzie met jouw klant. Wat kan je als zzp’er doen om te voorkomen dat jouw klanten de factuur niet op tijd, of niet gaan betalen? En wat kan je doen om ze alsnog te laten betalen? Als je de juiste stappen zet dan krijg je in de meeste gevallen de factuur wel betaald (met uitzondering van faillerende klanten). In het uiterste geval komt de rechter er aan te pas. Maar daartussen liggen eerst nog wat stappen om te ondernemen:

Stappenplan indien de factuur niet betaald word

We willen allemaal graag zo snel mogelijk betaald worden voor geleverde artikelen of verleende diensten. De volgende 6 stappen zul je moeten volgen als jouw klant de factuur niet betaald:

  1. telefonisch contact opnemen over de nog niet-betaalde factuur
  2. eerste betalingsherinnering sturen
  3. een tweede betalingsherinnering sturen
  4. aanmaning sturen
  5. een incassobureau inschakelen
  6. naar de rechter stappen

Stap 1: Telefonisch contact opnemen over de niet-betaalde factuur

Telefonisch contact opnemen dat de factuur nog niet is betaald

Als de uiterlijke betalingstermijn van de factuur is verstreken, is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Ga in dit gesprek niet teveel in op de oorzaken van het niet betalen, want dat kost je alleen maar energie. Maak liever concrete afspraken over hoe het nu verder gaat. Spreek duidelijk met elkaar af wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze telefonische afspraak vervolgens per e-mail.

In de meeste gevallen wordt de factuur na een vriendelijk doch dringend telefoongesprek voldaan.

Betaaltip: Verstandig is het om een korte betalingstermijn van jouw facturatie te hanteren. Hou bijvoorbeeld je betaaltermijn op 14 dagen na factuurdatum.

Stap 2: Eerste betaalherinnering sturen

Wordt de factuur na het telefoongesprek nog niet betaald? Of wil je liever niet bellen omdat je hier tegenop zie? Je moet dan een eerste betalingsherinnering sturen waarop je op vriendelijke toon meedeelt dat na het verstrijken van de betalingstermijn, de factuur nog niet betaald is. Hoe je dit het beste doet, daar heb ik een artikel ‘eerste betalingsherinnering sturen‘ over geschreven en een artikel met betaalherinnering voorbeelden en voorbeeldbrieven om via email te sturen.

Stap 3: Een tweede betalingsherinnering sturen

De eerste betalingsherinnering heb je inmiddels al verstuurd, maar je hebt je geld nog steeds niet ontvangen. Wat nu? Stuur dan, als er nog niet betaald is, per mail nog een tweede betalingsherinnering. Je kunt hiervoor deze voorbeeldtekst als begeleidend schrijven in een e-mail gebruiken:

Beste [KLANTNAAM],

Ondanks een eerdere herinnering en ons telefoongesprek blijkt uit mijn administratie dat bijgevoegde factuur [FACTUURNUMMER] met een factuurbedrag van € [BEDRAG] helaas nog steeds niet is voldaan. Inmiddels is ook de betalingstermijn van de eerste betalingsherinnering verstreken. Ik vraag je dan ook om het factuurbedrag per ommegaande over te maken naar [IBAN-NUMMER] op naam van [BEDRIJFSNAAM] en onder vermelding van het factuurnummer.

Mochten de betaling en deze tweede herinnering elkaar kruisen, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[NAAM]
[BEDRIJFSNAAM]
[CONTACTGEGEVENS]

Bijlage: Openstaande factuur

Stap 4: Aanmaning sturen

Nog steeds geen betaling ontvangen? Dan stuur je nog een laatste aanmaningsbrief, ook wel sommatie genoemd. Je stelt dan jouw klant in gebreke en laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor zijn of haar rekening komen als betaling wederom uitblijft.

Stap 5: Een incassobureau inschakelen

Wordt de factuur na de aanmaning nog niet betaald, dan is het tijd om zelf te stoppen met het najagen van de betaling. Het zal dan verstandig zijn om als volgende stap een incassobureau in te schakelen. De meeste (startende) zzp’ers die te maken krijgen met een wanbetaler, kiezen voor een zogenaamde ‘no cure, no pay’-incassobureau. Ik kan je dit ook aanraden. Als er geen geld wordt geïncasseerd, worden er namelijk ook geen kosten bij jou in rekening gebracht. Gaat de klant wel over tot betaling, dan betaal jij een vooraf afgesproken percentage van de gevorderde factuur.

Stap 6: Als laatste naar de rechter stappen

Lukt het ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Deze stap is echter alleen rendabel als je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridische expert in kunt huren die jouw wanbetaler voor de rechter daagt. Zonder een dergelijke verzekering is de kans groot dat de kosten voor een rechtszaak hoger zijn dan die van de niet-betaalde factuur. Met een rechtsbijstandsverzekering ben je goed verzekerd voor onenigheid met klanten, maar ook voor andere zakelijke geschillen.

We hopen dat het niet zo ver zal komen om tot deze laatste stap door te moeten gaan!

Van belang: Ga professioneel om met wanbetalers!

Afrekenen met wanbetalers

Het is van belang om professioneel met wanbetalers om te gaan. Denk hierbij niet onmiddellijk aan boos worden, juridische stappen of aan een incassobureau inschakelen. Veel kan je eerst zelf doen indien er niet betaald word. Een factuur kan bij de klant namelijk over het hoofd zijn gezien, vergeten of zoekgeraakt. Het kan ook mogelijk dat de klant cashflowproblemen heeft en nog een paar dagen nodig heeft om het geld te kunnen overmaken. Belangrijk is wel om bovenop de wanbetalers te zitten. Eventueel kan een betalingsregeling worden voorgesteld.

Reageer de klant (debiteur) niet op de betalingsherinneringen en/of telefoontjes wacht dan echter niet meer te lang met het uit handen geven van je vordering aan een incassobureau.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Betalingsherinnering maken

Betalingsherinnering maken

Preventie voor incasso: Een eerste betalingsherinnering maken Nog geen betaling van een factuur ontvangen waarvan de betalingstermijn reeds verlopen is? Bedenk dan eerst of jouw klant wel voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen voordat je de zaak uit handen...

Lees meer
Betaalherinnering voorbeelden

Betaalherinnering voorbeelden

Hoe schrijf en stuur je een betaalherinnering? Je hebt goede producten geleverd of hebt een mooie opdracht afgerond, alleen… laat de betaling van jouw klant nu op zich wachten. Het is één van de vervelendste dingen aan zzp’er zijn: omgaan met niet betalende klanten....

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads