Een incassobureau inschakelen: wanneer doe je dat?
Openstaande factuur? Niet betalende klant? Klanten die niet willen of kunnen betalen, zijn een bron van ergernis voor elke ondernemer. Hoe lang wacht je nog, totdat de klant jouw factuur betaalt? Wie het er niet bij wil laten zitten, kan altijd een incassobureau inschakelen om zijn vordering te innen.
Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?
Wanneer kan ik als zzp’er een incassobureau inschakelen? Dat doe je als je niet of slecht betalende klanten (bedrijven of personen) hebt of als je voor jouw uitstaande leningen geen aflossingen hebt ontvangen. Vanaf kleine bedragen van enkele tientjes ben je bij de meeste incassobureaus al welkom. En dit kan de moeite lonen. Het is dus zeker niet voor alleen grote bedragen of grote bedrijven. Veelal werken ze met het no cure no pay methode.
Je hoeft geen jurist te zijn om betaald te krijgen — je moet alleen weten wanneer je de volgende stap zet.
In de praktijk wordt vaak lang gewacht met het inschakelen van een incassobureau. Dat maakt de kans op succes aanzienlijk kleiner. De wettelijke betalingstermijn van een factuur is dertig dagen. Maar gemiddeld betalen Nederlandse bedrijven ongeveer binnen 77 dagen. Dat is rijkelijk laat maar het is helaas eenmaal zo.
Je hoeft niet standaard 90 dagen te wachten voordat je een incassobureau inschakelt. Zodra de betalingstermijn is verstreken en je de klant voldoende gelegenheid hebt gegeven om te betalen, kun je ervoor kiezen om de vordering uit handen te geven.
Hoe snel je dat doet, hangt onder meer af van de hoogte van de factuur, de betaalgeschiedenis van de klant en de kans dat de klant alsnog vrijwillig betaalt. Wacht in ieder geval niet onnodig lang als een klant herhaaldelijk niet reageert op betalingsherinneringen en aanmaningen.
Tip: controleer voordat je een incassobureau inschakelt of de factuur daadwerkelijk opeisbaar is en of er geen inhoudelijk geschil over de factuur bestaat.
Door snel te laten incasseren, is jouw vordering in veel gevallen sneller betaald.
Redenen om een incassobureau in te schakelen:
- Niet-betaling: De debiteur weigert simpelweg te betalen, ondanks herhaalde pogingen tot communicatie.
- Tijd en middelen: Het innen van schulden kan veel tijd en middelen in beslag nemen, en als je bedrijf zich liever op kernactiviteiten wil concentreren, kan het inschakelen van een incassobureau de meest efficiënte optie zijn.
- Expertise: Incassobureaus hebben expertise in het omgaan met moeilijke debiteuren en kennen de wettelijke regels en voorschriften die moeten worden gevolgd.
- Behoud van klantrelaties: Als de schuldenaar een klant is waarmee je in de toekomst wilt blijven samenwerken, kan het inschakelen van een derde partij zoals een incassobureau helpen om de professionele relatie te behouden.
- Internationale incasso: Als je te maken hebt met internationale schulden, kan het inschakelen van een incassobureau met internationale ervaring en connecties nuttig zijn vanwege de complexiteit van grensoverschrijdende incasso.
Veel zzp’ers zien af van een incassobureau inschakelen omdat ze bang zijn dat ze de relatie met de klant zullen schaden. Maar een niet-betalende klant is eigenlijk geen klant. En het is dus maar de vraag of je nog prijs stelt op een relatie hiermee.
Wat moet je doen voordat je een incassobureau inschakelt?
Voordat je een openstaande factuur uit handen geeft, is het verstandig om je dossier op orde te hebben. Daarmee kan het incassobureau sneller aan de slag en voorkom je discussie over de vordering.
1. Controleer of de factuur is vervallen
Controleer eerst de betalingstermijn op de factuur. Is de uiterste betaaldatum verstreken? Dan is het bedrag in principe opeisbaar, afhankelijk van de afspraken die je met je klant hebt gemaakt.
2. Stuur een betalingsherinnering
Neem eerst contact op met je klant. Soms is een factuur simpelweg blijven liggen of is er een administratieve fout gemaakt. Een vriendelijke betalingsherinnering kan dan voldoende zijn.
3. Stuur een duidelijke aanmaning
Betaalt de klant na de herinnering nog steeds niet? Stuur dan een formele aanmaning waarin je duidelijk vermeldt welk bedrag nog openstaat en wanneer je de betaling uiterlijk verwacht.
4. Verzamel je bewijs
Zorg dat je alle documenten bij elkaar hebt, zoals de factuur, offerte of overeenkomst, algemene voorwaarden, opdrachtbevestiging en relevante e-mails of WhatsApp-berichten. Ook bewijs dat het werk of de dienst is geleverd kan belangrijk zijn.
5. Controleer of de klant de factuur betwist
Een incassotraject is vooral geschikt wanneer er daadwerkelijk sprake is van een onbetaalde vordering. Als je klant inhoudelijk bezwaar maakt tegen de factuur, bijvoorbeeld omdat het werk volgens de klant niet goed is uitgevoerd, kan er sprake zijn van een geschil. In dat geval kan juridisch advies verstandiger zijn dan alleen een incassobureau inschakelen.
Heb je bovenstaande stappen doorlopen en betaalt de klant nog steeds niet? Dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat.
Wat kun je verwachten van een incassotraject?
Je hebt helaas te maken met een niet-betalende klant. Je hebt de 6 stappen doorlopen om jouw klant over te halen toch te betalen, maar het wachten heeft nu te lang geduurd en je overweegt een incassoprocedure te starten. Wat kan en mag je dan verwachten van een incassobureau inschakelen?
Incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat?
Een incassobureau, deurwaarder en incasso-advocaat hebben niet dezelfde bevoegdheden. Het verschil is vooral belangrijk wanneer een klant blijft weigeren om te betalen.
| Incassobureau | Gerechtsdeurwaarder | Incasso-advocaat | |
|---|---|---|---|
| Betalingsverzoek sturen | Ja | Ja | Ja |
| Buitengerechtelijke incasso | Ja | Ja | Ja |
| Dagvaarding uitbrengen | Nee | Ja | Ja |
| Naar de rechter | Nee | Ja | Ja |
| Beslag leggen | Nee | Na juridische titel | Via deurwaarder |
| Geschil juridisch behandelen | Beperkt | Beperkt | Ja |
Een incassobureau probeert de klant buitengerechtelijk tot betaling te bewegen. Het mag daarbij geen dwangmiddelen gebruiken, zoals beslag leggen of zelf een dagvaarding uitbrengen. Een gerechtsdeurwaarder kan wel een gerechtelijke procedure uitvoeren en na een vonnis bijvoorbeeld beslag leggen. Een incasso-advocaat kan juridische stappen voorbereiden en namens jou procederen.
Kort gezegd: is de factuur niet betaald maar is er geen inhoudelijk geschil? Dan kan een incassobureau een logische eerste stap zijn. Verwacht je een juridisch geschil of moet er geprocedeerd worden? Dan ligt een advocaat of gerechtsdeurwaarder meer voor de hand.
Wat kost een incassobureau inschakelen?
De kosten van een incassobureau verschillen per aanbieder. Sommige bureaus werken met een vaste prijs, andere rekenen een percentage van het geïnde bedrag. Ook komt een constructie op basis van no cure no pay voor.
Let daarom bij het vergelijken niet alleen op het percentage of tarief, maar ook op de voorwaarden. Controleer bijvoorbeeld:
- betaal je alleen bij succes?
- welk percentage houdt het incassobureau in?
- zijn er dossier- of administratiekosten?
- wat gebeurt er als de klant niet betaalt?
- zijn gerechtelijke kosten inbegrepen of worden die apart berekend?
- wie betaalt de incassokosten?
Vraag vooraf om een duidelijk overzicht van de kosten. Zo weet je als zzp’er wat het innen van een openstaande factuur je maximaal kan kosten.
Wettelijke rente bij een onbetaalde factuur
Blijft een zakelijke factuur onbetaald, dan kun je onder voorwaarden wettelijke handelsrente in rekening brengen. Voor handelstransacties tussen bedrijven bedraagt de wettelijke rente sinds 1 juli 2026 10,4%. Voor overeenkomsten met consumenten geldt sinds 1 januari 2026 een wettelijke rente van 4%.
De rente loopt vanaf het moment waarop de klant in verzuim is. Welke datum precies geldt, hangt af van de afspraken en de wettelijke regels die op de situatie van toepassing zijn.
Heb je een zakelijke klant die jouw factuur niet betaalt? Vermeld dan in je aanmaning duidelijk dat je aanspraak maakt op de wettelijke rente als de klant niet binnen de gestelde termijn betaalt.
Direct een incasso zonder kosten indienen?
e-Legal incasso advocaten
Heeft jouw debiteur voldoende betalingsuitstel gekregen? Dan wordt het tijd voor een incassoprocedure. Profiteer direct van de incasso-aanpak van e-Legal incasso advocaten op basis van no cure no pay.
De kosten zijn voor rekening van de debiteur, want die heeft deze kosten tenslotte veroorzaakt.
Direct mijn incasso indienen bij e-Legal incasso advocaten
Als de maatregelen van een incassobureau inschakelen geen effect hebben gehad en de debiteur nog steeds weigert te betalen, dan kun je juridische stappen overwegen om de schuld te innen. Dit kan inhouden dat je een rechtszaak aanspant en een gerechtelijk bevel verkrijgt om de schuld te innen. Als je al een vonnis hebt, maar de debiteur blijft weigeren te betalen, kan het dossier van een wanbetaler worden overgedragen aan de deurwaarder om het vonnis uit te voeren
Zo voorkom je gedoe: dit check je vóór een incassobureau inschakelen
Niet elk incassobureau werkt even professioneel. Check daarom altijd eerst of het bureau officieel geregistreerd staat in het incassoregister. Sinds de invoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) mogen alleen geregistreerde bureaus buitengerechtelijke incasso uitvoeren. Daarnaast is het slim om te vragen hoe het bureau werkt: rekenen ze op basis van no-cure-no-pay, hoe communiceren ze met jouw klant en krijg je tussentijdse updates? Een betrouwbaar incassobureau is transparant over kosten en werkwijze. Zo vergroot je niet alleen de kans dat je factuur wordt betaald, maar voorkom je ook dat jouw klantrelatie onnodig onder druk komt te staan.
Controleer het register
Controleer voordat je een incassobureau inschakelt of het bureau staat ingeschreven in het Register incassodienstverlening. Sinds 1 april 2025 moeten incassobureaus die onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) vallen geregistreerd zijn. Het register wordt bijgehouden door Justis.
Wacht niet te lang met actie ondernemen
Blijft een factuur onbetaald, dan kost dat je niet alleen geld maar ook tijd en energie. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om het bedrag alsnog te innen. Een incassobureau inschakelen, laat je zien dat je professioneel onderneemt en je betalingsvoorwaarden serieus neemt. Vaak is één duidelijke stap al genoeg om een wanbetaler in beweging te krijgen. Zo kun jij je weer richten op waar je goed in bent: ondernemen, in plaats van achter je geld aan zitten.
Kan je zomaar een deurwaarder inschakelen?
Ja, je kunt een gerechtsdeurwaarder inschakelen zonder eerst zelf een rechtszaak te voeren. Een deurwaarder kan bijvoorbeeld namens jou een betalingsverzoek of sommatie versturen en proberen de openstaande factuur te innen.
Wil je dat er daadwerkelijk dwangmaatregelen worden genomen, zoals beslag op inkomen of bezittingen van de debiteur, dan is daarvoor in de regel een executoriale titel nodig, bijvoorbeeld een vonnis van de rechter. De deurwaarder kan vervolgens zorgen voor de uitvoering van dat vonnis.
Het verschil met een incassobureau is daarom belangrijk:
- Incassobureau: probeert een klant meestal buitengerechtelijk tot betaling te bewegen, maar kan geen beslag leggen.
- Gerechtsdeurwaarder: kan ook gerechtelijke stukken betekenen en een rechterlijke uitspraak ten uitvoer leggen.
- Advocaat: kan je bij een juridisch geschil adviseren en je in een gerechtelijke procedure vertegenwoordigen.
Wanneer schakel je een deurwaarder in?
Een gerechtsdeurwaarder kan interessant zijn wanneer een klant ondanks herinneringen en aanmaningen niet betaalt. Je hoeft dus niet per se eerst maanden te wachten. Welke aanpak het meest geschikt is, hangt af van de situatie en van de vraag of de vordering wordt betwist.
Is de factuur niet inhoudelijk betwist en wil je vooral proberen om alsnog betaald te krijgen? Dan kan een incassobureau een eerste stap zijn. Verwacht je een geschil of zijn gerechtelijke stappen nodig? Dan kan een gerechtsdeurwaarder of advocaat beter passen.
Let op: aan het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder zijn kosten verbonden. Welke kosten je kunt doorberekenen aan de debiteur, hangt onder meer af van de situatie en de juridische procedure. Bespreek daarom vooraf met de deurwaarder welke kosten voor jouw rekening komen.
FAQ (veel gestelde vragen) over incassobureaus
Lees hier nog het antwoord op elf veel gestelde vragen over incassoprocedure starten
