Factureren voor zzp’ers met een eenmanszaak

Dit is Johan Ooms (eigenaar factuur.tips)

Johan Ooms

Factureren met facturatieprogramma zzp voorbeeld 02

Mijn tip? Eenvoudig en snel factureren met e-Boekhouden.nl

Alles wat je moet weten over de facturatie

Starten met factuur maken

Hoe ga je starten met je factuur maken?

Je eerste eigen factuur maken en versturen? Dan moet je wel de basisprincipes en het belang van de facturatie kennen. Ik heb een handleiding met stappenplan voor je gemaakt, van factuuropmaak tot betaling voor de start van een foutloze facturatie.

Maak en verstuur je factuur zo snel mogelijk na een project. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen. Verstuur je facturen bij voorkeur digitaal via e-mail in PDF en in UBL-formaat (e-factuur).

Dus… de verkoopfactuur is voor ondernemers een belangrijk financieel document en bij factureren heb je toch ongemerkt een hoop elementen waar je op moet letten en aan moet voldoen. De 3 belangrijkste punten die je moet weten voordat je gaat beginnen met je facturatie zijn:

1. Factuurprogramma kiezen
Om je factuur te maken heb je een programma nodig. Dit zou je kunnen doen met Word of Excel maar aan te raden is een speciaal factuurprogramma te gebruiken.

2. Voldoen aan factuurvereisten
Als je een factuur gaat opstellen moet je wel weten wat erop moet komen te staan en wat de wettelijk verplichte factuurvoorwaarden zijn. Vervolgens moet jouw factuur hier ook aan voldoen.

3. Starten met je factuur maken
Zodra je weet welk facturatieprogramma je gaat gebruiken en wat er aan (bedrijfs)gegevens op de factuur moet komen te staan, kan je beginnen. Doe het goed en krijg snel betaald!

Hoe ziet een factuur eruit?

In de opmaak en indeling van een factuur ben je vrij, hier zijn geen regels aan verbonden. Zo kan je simpel factureren of met een mooie design factuur waar veel aandacht aan besteed is. Als alle verplichte factuurgegevens er maar op voorkomen.

Bekijk ter inspiratie verschillende voorbeelden van hoe facturen eruit zien. Een voorbeeld hiervan zou je kunnen gebruiken om jouw factuur in te richten.

Factuur voorbeelden voor zzp met KVK inschrijving
Factuur betalen met zakelijke bankrekening

Hoe ga je betalen en betaald worden?

Het hebben van een veilige, zakelijke bankrekening is ook voor zzp’ers onmisbaar voor het beheren van de financiën. Je inkoopfactuur betalen èn je verkoopfactuur laten betalen op een zakelijk rekeningnummer geeft voordelen.

Zeker als je vanaf de start van je bedrijf, of op een later tijdstip ook een online boekhoudprogramma gaat gebruiken voor je administratie. Alle transacties kunnen dan automatisch worden verwerkt in je boekhouding, scheelt tijd en fouten!

Welk factuurprogramma: gratis of de beste?

Online facturatie wordt steeds belangrijker, eenvoudiger en sneller. Als zzp’er online factureren en je weet niet waar je moet beginnen? Weten wat er te koop is? Wat het kost? Weet je dat er zelfs gratis factuurprogramma’s zijn?

Factuurprogramma gebruiken voor de zzp facturatie

Dè tips voor facturering

#1 Maak gebruik van factureringssoftware

Wat je ook doet of besluit om je administratie te voeren: een simpel online facturatieprogramma gebruiken is gewoon de beste tip. Gemakkelijk je eigen factuur maken en versturen, urenregistratie bijhouden, je gewerkte uren omzetten in een factuur, je btw-aangifte wordt klaargezet, je cijfers kloppen en meer.

#2 Maak de factuur duidelijk en gemakkelijk te begrijpen

Zorg dat je een professionele factuur maakt die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor de ontvanger. Het is dan ook beter om jouw factuur te personaliseren met bedrijfslogo voor meer herkenning bij de klant. Het draagt ​​ook bij aan de professionaliteit van jouw werk.

#3 Factureer snel

Stuur je factuur zo snel mogelijk, hoe eerder een klant de factuur ontvangt, hoe sneller ze zullen betalen. Door een week uit te stellen, vertraag je het ontvangen van geld ook met een week. De waarde van je geleverde werk is nog vers. Tijdige facturering geeft je klant tevens de indruk dat je er bovenop zit.

#4 Voeg een betaallink toe aan je factuur

Klanten willen op verschillende manieren kunnen betalen. Krijg sneller betaald door een betaallink toe te voegen aan je factuur. Dit kan met een link naar iDeal of een QR-code met betaallink. Zo kan de klant gemakkelijk, snel en zonder fouten de rekening betalen.

#5 Controleer de factuur altijd goed

Controleer vóór verzending altijd goed of de factuur aan de vereisten van de belastingdienst voldoet en of de gegevens van de klant correct zijn. Vermeld de details van de opdracht op een manier die de klant herkent. Elke onduidelijkheid kan leiden tot een latere betaling.

#6 Verstuurde facturen nooit wijzigen

Facturen mogen nooit meer worden gewijzigd nadat ze zijn verzonden. Als blijkt dat er een fout is gemaakt in de factuur die naar de klant is verzonden, moet de factuur worden geannuleerd en een nieuwe worden gemaakt. Is dat niet meer mogelijk, dan moet je een creditnota aanmaken.

#7 Gebruik een zakelijke rekening

Laat je facturen betalen op een zakelijke bankrekening. Ook je inkopen betaal je hiermee. Door je zakelijke en privé transacties te scheiden heb je meer overzicht. Met ook nog een boekhoudkoppeling met je rekening is je administratie altijd actueel, zo voorkom je fouten en win je veel tijd.

#8 Facturen moeten zorgvuldig worden gearchiveerd

Het is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf om alle zakelijke documenten minimaal zeven jaar te bewaren. Elektronische archivering is voldoende, zolang de documenten waaronder de facturatie, op minstens twee (denk aan bijvoorbeeld brand op één plaats) verschillende plaatsen als back-up zijn opgeslagen.

Succes met de facturatie!