Inkoopfactuur

Wat is een inkoopfactuur?

Ondernemers die goederen of diensten inkopen krijgen hiervoor een factuur. Dit noemen we een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur, ook wel aankoopfactuur genoemd, omschrijft welke, wanneer en hoeveel artikelen of diensten jij van jouw leverancier gekocht hebt. Ook staat ook het totale bedrag op de inkoopfactuur vermeld dat jij de leverancier verschuldigd bent.

Controleer de inkoopfacturen altijd zorgvuldig of er geen fouten op zijn gemaakt, betaal ze op tijd, boek ze op de juiste manier in je administratie en bewaar ze goed!

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Om de inkomende facturen op een juiste manier te kunnen verwerken in de boekhouding moeten ze wel rechtsgeldig zijn. Want om in aanmerking te komen voor btw-teruggave van de gekochte goederen, dient ook de door jou ontvangen facturen, net als de door jou versturende facturen, aan de verschillende factuureisen die de belastingdienst aan een rekening stelt, te voldoen.

Inkoopfacturen zijn eigenlijk gewone facturen en gelijk aan verkoopfacturen. Ze dienen hetzelfde doel om betaald te worden. Alleen met dit verschil dat verkoopfacturen verstuur je en inkoopfacturen ontvang je als ondernemer.

Een voorbeeld: Stel jij gaat als klusbedrijf een rolcontainer huren voor het afvoeren van je bedrijfsafval. Hiervoor moet je betalen. Je ontvangt van de leverancier dan een factuur – een inkoopfactuur – die je dan zal moeten betalen. Deze kosten voor het afvoeren van je afvalstromen door het huren van de rolcontainer, zou je dan kunnen doorberekenen aan de klant. Je stuurt dan zelf de klant een factuur – een verkoopfactuur – met de kosten van de klus plus de kosten van de rolcontainer.

Op een inkoopfactuur staat ook een betalingstermijn vermeld die aangeeft binnen hoeveel dagen je de factuur betaald moet hebben. De wettelijke betalingstermijn is binnen 30 dagen. Als de ontvangen inkoopfacturen nog niet betaald zijn, heb je schulden. Deze schulden van schuldeisers noemen we crediteuren. Het is dus verstandig om regelmatig je crediteurenlijst te controleren op openstaande inkoopfacturen. Betaal op tijd, zo voorkom je betalingsherinneringen, aanmaningen of zelfs boetes.

Inkoopfactuur voorbeeld

Hoe ziet een geldige inkoopfactuur eruit? Zoals gezegd ontvang je inkoopfacturen dus voor je inkopen. Dit zal bij verschillende bedrijven en leveranciers zijn. Deze hebben allemaal een eigen huisstijl en logo wat je terug zult vinden op de facturatie. Dit type facturen zullen dus allemaal een verschillende lay-out en uitstraling hebben. Als de verplichte elementen er maar op staan.

Inkoopfacturen kunnen er dan zo als voorbeelden komen uit te zien:

Voorbeelden van inkoopfacturen

Hoe ga je de inkoopfacturen boeken in de administratie?

Alle inkomende facturen van leveranciers moet je als crediteur boeken in je administratie. Een crediteur is een leverancier van jou aan wie nog moet worden betaald. Maak jij als zzp’er nog geen gebruik van een slim administratieprogramma waarmee je zelf kunt factureren en boekhouden? Hiermee kan je ook al je inkoopfacturen van inkopen en investeringen inboeken. Hierbij wordt de factuurinformatie ingevoerd en automatisch verwerkt in het programma.

Door de inkoopgegevens van een bestelling in te voeren heb je altijd inzicht in de openstaande posten bij leveranciers en verklein je dus de kans op verlate betalingen en herinneringen. Ook het recht op teruggave van de btw wordt direct verwerkt in het overzicht van de btw aangifte.

De bij jou in rekening gebrachte btw op de inkoopfacturen kun je als voorbelasting in aftrek brengen van de btw die jij aan je klanten hebt berekend op de verkoopfacturen die jij verstuurd. Zo weet je uiteindelijk ook hoeveel geld je moet reserveren als je de btw-aangifte moet gaan doen. Dit doe je eens per kwartaal en als je weinig omzet hebt, eens per jaar. Maar doordat je weet wat je moet gaan betalen, voorkomt het onaangename verrassingen.

Bekijk en vergelijk eens de voordelen en de mogelijkheden bij het gebruik van een administratieprogramma.

Als je handmatig je inkopen registreert, houdt dan een lijst bij van al jou ontvangen facturen van leveranciers. Je moet het volgende registreren: factuurdatum, naam en adres van de leverancier, het bruto bedrag, de btw en het netto bedrag. Met een boekhoudprogramma gaat die allemaal vanzelf en hou je gemakkelijk de complete administratie, die verplicht is om bij te houden, van jouw eenmanszaak op orde.

Waarom moet je alle in- en aankoopfacturen bewaren?

Naast het op tijd betalen, is het ook belangrijk om al je aankoopfacturen te bewaren in de administratie van je boekhouding. Dit is zelfs wettelijk verplicht. Zo moet je je aankopen kunnen bewijzen als de fiscus dit wil controleren. De belangrijke bewaartermijn is net als je verkoopfacturen en andere zakelijke documenten 7 jaar.

Naast dat het verplicht is kan een in- en aankoopfactuur worden gebruikt voor de garantie of om te bewijzen dat iets is gekocht en hoeveel daarvoor is betaald. Bewaren mag zowel op papier als digitaal.