Betalingsherinnering maken

Preventie voor incasso: Een eerste betalingsherinnering maken

Het is een grote ergernis van ondernemers: achter klanten aangaan die te laat of zelfs helemaal niet betalen. Vervelend omdat je – opnieuw – achter de betaling aan moet en vooral verveend als je het geld dringend nodig hebt. Nog geen betaling van een factuur ontvangen waarvan de betalingstermijn reeds verlopen is?

Bedenk dan eerst of jouw klant wel voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen voordat je de zaak uit handen geeft aan een incassobureau. Je wilt uiteraard niet dat jouw openstaande facturen onbetaalde facturen worden, dus geef ik je hier tips om te voorkomen dat dit gebeurt.

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

Niet iedere klant of opdrachtgever is een bewuste wanbetaler die de rekening niet wil betalen. Een factuur kan door je klant immers over het hoofd zijn gezien, in zijn spambox terecht gekomen zijn, kan vergeten zijn of zoekgeraakt. Dus niet gelijk boos worden 🙂

In boekhoudkundige termen zijn alle onbetaalde facturen openstaand, ook wel uitstaand genoemd. Niet alle facturen zijn echter achterstallig. Een achterstallige factuur is een factuur die een bedrijf nog moet betalen en die te laat is. Normaal hebben facturen een vervaldatum. Als de factuur niet voor deze datum wordt betaald, wordt de factuur achterstallig.

Een factuur tussen zzp’ers, bedrijven, overheid en particulieren moet, mits anders overeengekomen, binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voldaan zijn. Staat deze vervaldatum wel duidelijk op jouw factuur? Als je na dertig dagen nog geen betaling hebt ontvangen, kan je de klant in eerste instantie bellen en naar de reden vragen waarom de factuur nog niet is voldaan. Persoonlijk contact is hierbij erg belangrijk. Maak een duidelijke afspraak binnen welke termijn de debiteur (is je klant waarvan er nog een rekening openstaat) alsnog betaalt. Mocht blijken dat de debiteur betalingsproblemen heeft, spreek dan desgewenst een betalingsregeling af. Een debiteur is een klant die nog moet betalen na een geleverde product en/of verleende dienst. Hij is een schuldenaar.

Het telefonisch confronteren van de debiteur met de achterstallige factuur waarvan de betalingstermijn reeds is overschreden is doorgaans effectief. Vaak wordt de factuur alsnog snel betaalt. Waak echter wel voor smoezen en vage betalingstoezeggingen!

Je openstaande factuur wordt maar niet voldaan en je wilt de klant niet gelijk bellen om hem hiermee te confronteren. Dat is te begrijpen, maar wat nu? Dan is het de hoogste tijd om een eerste betalingsherinnering te sturen dat betaling verschuldigd is, samen met de onbetaalde factuur.

Hoe ga je een betalingsherinnering sturen?

Debiteurenbeheer: Hou je openstaande facturen in de gaten

Ondernemen in vooral tijden van crisis kan ervoor zorgen dat facturen later worden betaald dan normaal. Zorg dat je daar als ondernemer ook op voorbereid bent. Een goed debiteurenbeheer voorkomt dan ook dat klanten te laat betalen. Als je een afgesproken betaaltermijn van 14 dagen hanteert, kan je niet pas na een maand eens gaan kijken of de factuur nog openstaat. Belangrijk is dan ook een debiteurenadministratie bij te houden waarin je precies ziet wat, hoeveel en voor wanneer er betaald dient te worden.

Onderneem altijd actie om de factuur betaald te krijgen

Hanteer je een vooraf met de klant overeengekomen betalingstermijn van 14 dagen, of de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen? Wacht in ieder geval niet te lang met het ondernemen van actie na overschrijding van de vervaldatum, want je neemt je eigen betaaltermijn dan niet serieus. Als je een plan van aanpak hebt, kun je openstaande facturen behandelen voordat ze problemen worden. Klanten zullen merken dat je bovenop de nog openstaande facturen zit en zullen je (voortaan) sneller betalen.

Te allen tijde moet voorkomen worden dat er in het geheel geen actie wordt ondernomen om een factuur betaald te krijgen!

Als de debiteur niet binnen de gestelde termijn betaalt, moet aanvullende brieven volgen. Over het algemeen zijn er drie brieven om te versturen:

1. als eerste een eerste vriendelijke betalingsherinnering (voorbeelden),
2. ten tweede een krachtige herinnering,
3. en ten derde een laatste eis.

8 tips om je factuur sneller betaald te krijgen

Niets is zo vervelend als een te laat betaalde factuur. Het steeds weer opnieuw achter de klant aan zitten met een betaalherinnering, vergt vaak veel tijd en energie. Deze energie steek je liever in andere zaken als zzp’er. Je bent namelijk al druk genoeg met je klanten. Als je dan na het versturen van de factuur afhankelijk bent van de betaaltermijn van je klant of opdrachtgever is dat frustrerend.

Daarnaast komt het ook nog regelmatig voor dat deze zich vervolgens niet aan de termijn houdt. Maar hoe voorkom je dit soort vervelende situaties en zorg je ervoor dat je facturen sneller betaald krijgt zonder dat een betalingsherinnering nodig is? Hieronder vind je 8 tips:

Tip 1: Doe je facturatie met betalingsherinnering online
Op de markt is er een verscheidenheid aan bedrijfssoftware beschikbaar om gemakkelijk administratieve taken uit te voeren. Wil je efficiënt en effectief je facturatie doen, dan begint dit bij het gebruikmaken van een online factuurprogramma. Het voordeel aan zo’n factuursysteem is dat je factuur zo gemaakt en verstuurd is, verder hoef je de factuur niet meer te printen en te bewaren op papier. Het is beter voor het milieu en je hebt minder papierwerk rondslingeren.

Bovendien kun je met factuur software facturen eenvoudig terugvinden in een overzichtelijke lijst met ingebouwde zoekfunctie. Ook heb je meteen overzicht van klanten die wel en nog niet betaald hebben. Hierdoor manage jij je facturen een stuk beter. Zo is een betalingsherinnering met een druk op de knop zo verstuurd. Met als resultaat dat je facturen sneller zijn betaald en het je minder tijd kost.

Tip 2: Maak professionele facturen
Wanneer je een eigen factuur gaat maken om naar een klant te versturen voor betaling, is het van belang dat deze aan de factuureisen voldoet en er professioneel en overzichtelijk uitziet. Met factuur software heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van kant-en-klare factuur templates met een professionele uitstraling.

Deze zijn dus al voorzien van een heldere en begrijpelijke structuur en hoef je alleen nog maar in te vullen. Erg handig wanneer je niet zo’n held in bent in het maken van een goede lay-out. Klanten zien hierdoor snel hoe en naar waar ze het bedrag over kunnen maken. Hiermee voorkom je dus vragen over de factuur van klanten.

Tip 3: Stuur volledige facturen
Bij het opstellen van een factuur is volledigheid ook essentieel. Heb je de factuur al verstuurd en blijkt er achteraf informatie te ontbreken? Dan mag je er weer opnieuw mee aan de slag. Check dus altijd goed of alle informatie op de factuur vermeld staat en informeer voor de zekerheid nog bij je klant of zij nog specifieke factuureisen zoals bijvoorbeeld een klantnummer op de factuur willen hebben. Hiermee voorkom je onnodige vertraging en extra werk.

Tip 4: Maak handig gebruik van een meer betaalmethoden
Wil je de betaling van je facturen door je klanten makkelijker maken? Geef ze dan betaalgemak door meer betaalmethoden bij de factuur te voegen, zoals een betaallink van iDeal, PayPal of QR-code. Zo kan de klant de factuur eenvoudig met één druk op de knop voldoen en heb jij snel je geld binnen. Er worden zo ook minder betalingsfouten gemaakt.

Tip 5: Verstuur je facturen digitaal
Heb je eenmaal een professionele en volledige factuur opgesteld, dan is de volgende stap het versturen van de factuur. Met factuur software kun je facturen eenvoudig naar klanten versturen. Wanneer je een digitale factuur verstuurt, krijg je daarnaast ook sneller je geld binnen, omdat het sneller bij de klant aankomt. Op deze manier heb je je betaling een paar dagen eerder binnen dan wanneer je de factuur op de traditionele manier per post verstuurt.

Hieronder vind je drie gratis factuurprogramma’s om online facturen heel gemakkelijk te maken:

Tip 6: Stuur factuur naar de juiste persoon
Weet vooraf naar wie je de factuur moet sturen. Soms worden facturen niet op tijd betaald omdat ze niet naar de juiste persoon of afdeling zijn verzonden. Of is je factuur onvolledig omdat de crediteurenadministratie van het bedrijf waar jij je werkzaamheden voor hebt verricht, bepaalde kenmerken voor hun administratie op de factuur willen hebben. Dit komt vaak voor bij grote bedrijven. Als je niet zeker weet wie de facturatie beheert, bel of mail ze dan – het loont om te weten wie de rekeningen betaalt.

Tip 7: Stel betaal reminders in
Is de factuur al enkele weken geleden verstuurd, maar nog niet door de klant betaald? Dan kun je met facturatie software automatisch reminders instellen voor een betalingsherinnering naar de betreffende klanten. Het kan zijn dat hij of zij je bericht wellicht over het hoofd heeft gezien of het heeft gelezen, maar in de tussentijd weer is vergeten. Wanneer je het opnieuw verstuurt, dan herinner je de klant weer even aan en vergroot je de kans dat de betaling sneller binnenkomt.

Tip 8: Integreer factuur software met een incassobureau
Heb je al meerdere keren betalingsherinneringen verstuurd, maar geeft hij steeds geen gehoor? Grote kans dat je met een wanbetaler te doen hebt. Voor de zekerheid kun je er nog achteraan bellen, om te checken of de klant de berichten überhaupt heeft binnengekregen. Helpt dit ook niet? Dan kun je als laatste optie een incassobureau inschakelen, om alsnog je geld binnen te krijgen. Met een integratie tussen facturatiesysteem en een incassobureau kun je niet betaalde facturen automatisch doorsturen naar het incassobureau. Die kunnen er dan voor zorgen dat er alsnog betaald gaat worden.