PDF factuur maken en verzenden

Wat is een PDF factuur en hoe werkt het?

Het aantal facturen dat in PDF wordt verstuurd door ondernemers neemt al jaren toe. Een PDF-factuur is een factuur die opgemaakt en opgeslagen is als Portable Document Format. Dit is een algemeen aanvaarde bestandsindeling waarmee lay-out, lettertypen en afbeeldingen van elk document behouden zal blijven. Een PDF is een visuele weergave van uw originele bestand.

Verstuur jij je facturen al in PDF naar de klant? Dit bespaart je aanzienlijk tijd en geld. Zeker als je ook nog eens handig gebruik maakt van een gemakkelijk factuur- en boekhoudprogramma. Hiermee worden PDF facturen al automatisch in gegenereerd en klaargezet in een e-mailbericht om te versturen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Hoe maak je een PDF factuur?

Documenten kunnen vrij gemakkelijk worden omgezet naar PDF. Zo kan je van documentformaten zoals: .doc en .docx van Word, .rtf en .txt van Kladblok, .xls en .xlsx van Excel, welke veel gebruikt worden voor het maken van facturen, eenvoudig een PDF-factuur maken. Dit omzetten kan online of direct in het office-programma zoals Word of Excel. Nog gemakkelijker, zelfs automatisch, gaat dit met een factuur- en boekhoudprogramma. Hoe dit gaat kun je verderop in het artikel lezen.

Factuur gemaakt in Word of Excel en opslaan als PDF-bestand

Nadat je met een Word-document of in Excel een factuur hebt gemaakt, kun je het bestand opslaan als PDF-bestand door de volgende stappen te volgen:

1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als.
2. Geef vervolgens bij Bestandsnaam aan onder welke naam het PDF-bestand opgeslagen moet worden. Handigst is om gelijk het unieke opeenvolgende factuurnummer te gebruiken, zodat deze gemakkelijk is terug te vinden in je administratie mocht dat nodig zijn.
3. Klik in het dialoogvenster Opslaan als op de pijl in de lijst Opslaan als en klik vervolgens op PDF.
4. Klik op Opties.
5. Controleer of het selectievakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid is ingeschakeld en klik op OK.
6. Klik als laatste op Opslaan.

PDF factuur voorbeeld

Nadat de verkoopfactuur in PDF is opgeslagen, kan je het bestand openen. Om een PDF bestand te openen heb je tegenwoordig geen aparte software meer nodig, zoals Adobe Acrobat Reader. Gratis ingebouwde PDF lezers (readers), browsers en compacte PDF viewers – online en offline – zijn tegenwoordig standaard op iedere computer en smartphone aanwezig. De PDF factuur ziet er dan na openen zo als voorbeeld uit:

Een geopende PDF factuur kan worden geprint en aan je administratie worden toegevoegd. Let wel op dat je als ondernemer verplicht de factuur moet bewaren. De bewaartermijn voor facturen is 7 jaar. Gooi hem dus niet weg!

Benieuwd hoe een PDF factuur eruit ziet die een klant in zijn mailbox ontvangt? Bekijk voorbeelden en downloads van online en offline PDF facturen die klaar zijn om verzonden te worden voor betaling.

Verzenden van PDF-factuur per e-mail

Nadat een factuur in PDF-formaat is opgeslagen, kan deze als bijlage worden toegevoegd aan een e-mailbericht. E-mail is een ideaal en voordelig middel om documenten te verzenden. Verstuur jij je facturen al digitaal via mail? Je offertes? Het is snel en financieel aantrekkelijk gezien de besparingen op papier, inkt, enveloppen en portokosten. Dus ook gelijk duurzaam ondernemen!

Verstuur je factuur nooit als Word of Excel document naar de klant maar converteer deze altijd naar PDF. Word en Excel bestanden kunnen namelijk worden aangepast. PDF niet.

Nog een voordeel van een PDF factuur verzenden via e-mail als beveiligd en digitaal PDF-bestand is dat de inhoud niet zomaar kan worden aangepast. Ook zal de opmaak en lay-out van het document behouden blijven en na afdrukken op op papier er met elke printer hetzelfde uit blijven zien. Dit is bij documenten die bijvoorbeeld zijn opgemaakt in Word of in Excel niet altijd het geval.

Voorbeeldtekst voor begeleidend schrijven in e-mailbericht

Een PDF factuur gemaakt en deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant mailen voor de betaling? Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. Ik heb voorbeeldteksten gemaakt die je zo kunt gebruiken in jouw e-mailbericht naar de klant. De PDF factuur is bijgevoegd in de bijlage.

Ook belangrijk: De digitale UBL-factuur

Een UBL factuur is de standaard manier voor elektronisch factureren (e-factuur) en wordt ook steeds vaker gebruikt. Soms verplicht een bedrijf het zelfs om een UBL factuur aan te leveren. Bij werken voor de overheid is het al verplicht. Het grote voordeel hiervan is dat een ontvanger van een UBL factuur deze direct kan laten inlezen in boekhoudsoftware en automatisch verwerken als inkoopfactuur. Lees hier meer over de UBL-factuur.

Tip! Automatisch PDF-factuur en UBL-factuur via boekhoudprogramma

Verstuur je regelmatig een factuur? Dan kan een automatisch factuur- en boekhoudprogramma een oplossing zijn. Verstuur je veel facturen per maand? Dan zal ik zeker overwegen om dit aan te schaffen. Hiermee worden je facturen automatisch opgemaakt in jouw huisstijl en naar jouw klant verzonden met een PDF-factuur en een digitale UBL-factuur in de bijlage. De boekhoudsoftware verwerkt de verstuurde factuur direct in de boekhouding wat ook weer handig is bij je btw-aangifte doen en je aangifte inkomstenbelasting.

Maak het jezelf een stuk gemakkelijker en onderzoek eens de luxe van deze Top 3 factuur- en boekhoudprogramma’s. Compleet, super simpel en 100% up-to-date met de nieuwste btw-regels en e-facturatie direct in PDF en UBL.