Factuur sturen via WhatsApp

Factuur sturen via WhatsApp: slim of juridisch risico?

Een factuur sturen via WhatsApp. Voor veel ondernemers voelt het logisch: snel, persoonlijk en bijna iedereen leest zijn berichten direct. Zeker bij vaste klanten is een pdf’je via WhatsApp vaak sneller dan e-mail.
Maar is een factuur via WhatsApp ook rechtsgeldig? En wat gebeurt er als een klant later zegt dat hij de factuur nooit heeft ontvangen?

In dit artikel lees je wanneer een factuur via WhatsApp prima kan, waar de risico’s zitten en hoe je het slim aanpakt zonder jezelf juridisch in de problemen te brengen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.

Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:

Is een factuur via WhatsApp rechtsgeldig?

Het populaire WhatsApp is laagdrempelig en direct. Een factuur die je mailt, kan verdwijnen in een spamfilter of blijven liggen. Een WhatsApp-bericht wordt meestal binnen enkele minuten geopend. Voor kleine ondernemers, zzp’ers en freelancers voelt het daardoor efficiënter en persoonlijker.

Daarnaast gebruiken veel klanten WhatsApp al voor afspraken, wijzigingen en korte vragen. De stap om ook de factuur via dat kanaal te sturen, voelt klein. Toch roept dit direct de vraag op: mag dit eigenlijk wel?

Het korte antwoord: ja, een factuur via WhatsApp kan rechtsgeldig zijn.
De wet schrijft namelijk niet voor hoe je een factuur moet versturen. Er staat nergens dat dit per post of e-mail moet. Wat telt, is de inhoud van de factuur, niet het verzendkanaal.

Zolang de factuur voldoet aan alle wettelijke factuureisen (zoals factuurdatum, factuurnummer, btw-gegevens en jouw bedrijfsgegevens), is de factuur op zichzelf geldig — ook als deze via WhatsApp wordt verzonden.

Maar daarmee ben je er nog niet.

Het echte probleem bij WhatsApp zit niet in de geldigheid van de factuur, maar in het bewijs. Als een klant niet betaalt en het escaleert tot een geschil of incasso, moet jij kunnen aantonen dat:

1. de factuur is verzonden
2. de factuur is ontvangen
3. de klant wist dat dit een betaalverzoek was

Bij e-mail kun je vaak nog verwijzen naar verzenddata, mailservers of eerdere correspondentie. Bij WhatsApp wordt dat lastiger. Een vinkje betekent alleen dat het bericht is afgeleverd op een telefoon, niet dat de klant de factuur daadwerkelijk heeft gezien of geopend.

Zegt een klant later: “Die factuur heb ik nooit ontvangen”, dan sta jij juridisch minder sterk als WhatsApp je enige verzendmethode was.

WhatsApp vs e-mail: juridisch verschil

In de praktijk wordt e-mail vaker gezien als een “zakelijk” kanaal. WhatsApp heeft nog steeds een informeel karakter. Rechters kijken bij conflicten naar de omstandigheden: hoe communiceren partijen normaal met elkaar? Is WhatsApp gebruikelijk tussen jullie? Is er eerder via WhatsApp gefactureerd zonder problemen?

Stuur je altijd offertes, contracten en facturen via e-mail, en ineens één factuur via WhatsApp, dan kan dat twijfel oproepen. Gebruik je WhatsApp structureel als primair communicatiekanaal, dan sta je sterker.

Wanneer is factureren via WhatsApp relatief veilig?

Er zijn situaties waarin het risico beperkt is. Dat geldt vooral als WhatsApp aanvullend wordt gebruikt en niet als enige kanaal.

Bijvoorbeeld:

• je hebt een vaste klantrelatie
• facturen zijn laag van bedrag
• er is vooraf afgesproken dat facturen via WhatsApp komen
• de klant bevestigt ontvangst of betaling

In deze gevallen fungeert WhatsApp meer als een snelle bezorgdienst dan als juridisch bewijsstuk.

Wanneer is het géén goed idee?

Bij grotere bedragen, nieuwe klanten of zakelijke klanten met een formele administratie is WhatsApp riskant. Ook bij klanten die al traag betalen, vergroot je het risico. Als een factuur mogelijk onderwerp wordt van discussie, wil je een stevig dossier — en WhatsApp alleen is daarvoor vaak onvoldoende.

Slim combineren: zo gebruik je WhatsApp zonder juridisch risico

De veiligste aanpak is WhatsApp gebruiken als extra, niet als vervanging. Je verstuurt de officiële factuur per e-mail (of via een facturatieprogramma) en gebruikt WhatsApp als notificatie of reminder.

• Stuur de factuur officieel per e-mail of boekhoudpakket
• Vermeld in WhatsApp dat de factuur ook per e-mail is verzonden
• Voeg eventueel de pdf toe als extra service
• Vraag om een korte bevestiging (“Ontvangen, dank je”)
• Bewaar het WhatsApp-gesprek bij je administratie

Met deze aanpak profiteer je van de snelheid van WhatsApp, zonder je juridische positie te verzwakken.

Wat als de klant alleen WhatsApp wil?

Sommige klanten zeggen expliciet: “Stuur maar via WhatsApp, mail lees ik niet.” Dat kan, maar spreek dit dan vooraf duidelijk af en leg dit bij voorkeur ergens vast, bijvoorbeeld in een offerte, overeenkomst of bevestigingsmail. Dan wordt WhatsApp onderdeel van de gemaakte afspraken en sta je sterker bij een eventueel conflict.

Privacy en professionaliteit

Vergeet ook de privacykant niet. Facturen bevatten persoonsgegevens en soms gevoelige informatie. WhatsApp is weliswaar versleuteld, maar telefoons raken kwijt, berichten worden doorgestuurd en zakelijke en privéchats lopen vaak door elkaar.

Daarnaast straalt het gebruik van WhatsApp iets uit over je professionaliteit. Voor sommige klanten is het modern en prettig, voor anderen juist rommelig. Dat is geen juridisch punt, maar wel iets om mee te nemen in je keuze.

Conclusie: slim of juridisch risico?

Een PDF factuur sturen via WhatsApp is niet verboden en kan in de praktijk prima werken. Maar wie WhatsApp gebruikt als enige manier van factureren, neemt onnodig juridisch risico.

De gouden middenweg: gebruik WhatsApp als snelle aanvulling, niet als fundament van je facturatie. Zo combineer je gemak met zekerheid — en dat is precies waar goede facturen om draaien.

Voorbeeldteksten: zo stuur je een factuur via WhatsApp (zonder gedoe)

Wie WhatsApp gebruikt om facturen te versturen, doet er goed aan dit bewust en consistent te doen. Een duidelijke formulering voorkomt misverstanden en vergroot de kans dat je factuur serieus wordt genomen én snel wordt betaald. Hieronder vind je praktische voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken, afhankelijk van de situatie.

Gebruik WhatsApp bij voorkeur als aanvulling op e-mail, zeker bij nieuwe klanten of hogere bedragen. In dat geval is het verstandig om expliciet te benoemen dat de factuur ook per e-mail is verzonden. Dat maakt de communicatie duidelijk en versterkt je bewijspositie.

Hoi [naam],
Ik heb je zojuist de factuur per e-mail gestuurd.
Voor het gemak stuur ik ’m hier ook even mee als pdf.
Laat je het weten als je vragen hebt? Dank je wel!

Bij vaste klanten, met wie je al langer via WhatsApp communiceert, mag de toon vaak informeler zijn. Zolang de factuur zelf volledig en correct is, volstaat een korte begeleidende tekst.

Hoi [naam],
Hierbij de factuur voor [dienst/periode].
De betaaltermijn is 7 dagen.
Thanks!

Wil je iets meer zekerheid, dan kun je expliciet om een ontvangstbevestiging vragen. Dat voelt misschien formeel, maar het geeft je wel extra houvast als de betaling uitblijft.

Hallo [naam],
Hierbij stuur ik je de factuur via WhatsApp.
Wil je even laten weten of je ’m goed hebt ontvangen?
Alvast bedankt!

Soms geeft een klant zelf aan dat hij facturen uitsluitend via WhatsApp wil ontvangen. In dat geval is het belangrijk om dit vooraf af te spreken en in je bericht duidelijk te benoemen dat dit de afgesproken werkwijze is.

Zoals afgesproken stuur ik de factuur via WhatsApp.
Factuurdatum: [datum]
Uiterste betaaldatum: [datum]
Laat het weten als er iets niet klopt.

Ook voor betalingsherinneringen wordt WhatsApp veel gebruikt. Houd het kort, vriendelijk en zakelijk. Vermijd dreigende taal; dat werkt vaak averechts.

Hallo [naam],
Kleine reminder voor de factuur die ik je eerder stuurde.
De betaaltermijn is inmiddels verlopen.
Dank je wel!

Tot slot kan WhatsApp handig zijn wanneer een klant aangeeft de factuur niet te hebben ontvangen. Door deze opnieuw te sturen en om bevestiging te vragen, laat je zien dat je meedenkt én leg je het contactmoment vast.

Hoi [naam],
Geen probleem, ik stuur de factuur hierbij opnieuw.
Laat even weten of deze nu goed is aangekomen.

Door vaste, duidelijke teksten te gebruiken, oogt je communicatie professioneler en verklein je de kans op discussie achteraf. Combineer dit met een officiële verzending per e-mail en je haalt het beste uit beide werelden.

Tip: Gebruik WhatsApp vooral als snelle aanvulling op e-mail. Vraag bij voorkeur altijd om een korte bevestiging, zodat je bewijs hebt van ontvangst.