Creditnota maken

Wat is een creditnota en hoe werkt het?

Een creditnota, ook vaak creditfactuur genoemd, is eigenlijk een normale factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van een eerder verstuurde factuur. Het is een nieuwe factuur waarvan het factuurbedrag altijd negatief (-) is. Verwijder de eerste factuur dus niet. Want als een factuur al is verwerkt en de factuur heeft een factuurnummer, kan en mag je de factuur niet meer verwijderen uit je administratie maar moet je crediteren. Dit wordt gedaan om als bedrijf de verkoopregistratie in de boekhouding inzichtelijk te maken en kloppend te houden.

Synoniemen creditnota
Creditfactuur, kredietnota, kredietfactuur

Creditnota in het Engels
Credit note, credit memo, credit invoice

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat er in de eerder verstuurde factuur naar de klant door jou een factuurfout is gemaakt, je de klant achteraf een extra korting wilt aanbieden of wanneer de klant zijn bestelling annuleert of een gedeelte van de bestelling terugstuurt. Ook kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je als zzp’er voor een verleende dienst te veel uren heb gerekend. Er dient dan een creditnota te worden gemaakt.

Hoewel een creditnota meestal direct gekoppeld is aan een bestaande factuur, kan deze ook afzonderlijk worden aangemaakt en uitgegeven. Dit kan bijvoorbeeld als er een tegoed naar een klant moet worden overgemaakt voor een bepaalde dienst die via jou is afgenomen.

In sommige gevallen moet er ook voor je eigen administratie een creditfactuur worden aangemaakt, deze wordt dan niet naar de klant gestuurd. Dit moet gebeuren indien er een oninbare factuur open blijft staan doordat een klant de rekening niet betaald.

Hoe maak je een creditnota op?

Creditfacturen kennen dezelfde eisen en opmaak als een gewone verkoopfactuur, met als enig verschil dat de bedragen dus negatief zijn. Om een creditfactuur te maken, maak je een nieuwe factuur aan. Deze heeft een nieuw opeenvolgende factuurnummer en volgt gewoon de laatst aangemaakte ‘normale’ factuur op zoals bijvoorbeeld:

20240120 (= standaard factuur)
20240121 (= standaard factuur)
20240122 (= creditfactuur)
20240123 (= standaard factuur)
enz..

Voorts vul je een negatief factuurbedrag (minteken voor het bedrag) in op de factuurregels. Bij de factuuromschrijving geef je de reden aan voor het uitgeven van de creditfactuur. Vaak wordt het woord ‘Factuur’ dan op de factuur vervangen door ‘Creditnota’ of ‘Creditfactuur’. Dit is niet verplicht maar geeft wel meer duidelijkheid over het soort factuur.

Laten we een boekhoudkundig voorbeeld nemen. Een klant van jou wil zijn gehele aankoop annuleren die reeds is betaald. Je hebt hem al een factuur van € 100 voor die aankoop gestuurd en nu moet deze worden geannuleerd in je boekhouding. In dit geval moet je een creditfactuur opstellen voor de totale waarde van de transactie. Dit is dus een negatief factuurbedrag van – € 100. Dit bedrag moet je dan ook terugstorten naar de klant.

Laten we nog een voorbeeld nemen en een stap verder gaan. We gaan nu een geval bekijken waarin je slechts de helft (50%) van de waarde van het product (of dienst) aanpast moet worden vanwege schade, retourneren of andere redenen. Als dit bijvoorbeeld een factuur was van € 100, dan zal de creditering 50% van € 100 zijn en dus een bedrag van – € 50 weergeven.

Indien er op een eerder verstuurde factuur een fout is gemaakt door een te laag factuurbedrag te rekenen, dat kan ook, dan volgt een debetnota. Hierbij is dan geen sprake van een negatief factuurbedrag maar een positief factuurbedrag dat nog aanvullend betaald moet worden.

Het verschil creditnota en factuur is dat de factuur altijd een positief factuurbedrag heeft en de creditnota een negatief factuurbedrag.

Maak jij je facturen nog handmatig? Dat kan veel gemakkelijker en sneller met factuursoftware. Zo is ook een creditnota in een handomdraai gemaakt en automatisch verwerkt in je boekhouding, ook de btw. Heel handig! Want met zelf handmatig plussen en minnen berekenen van correcties liggen fouten op de loer. Voorts kost het je een hoop tijd, dus sowieso geld.

De drie best gewaardeerde factuur- en boekhoudpakketten heb ik voor je op een rij gezet. Allemaal compleet, eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Ben je een starter? Probeer dan eerst meerdere administratiepakketten gratis uit. Zo kies je die het beste bij jou past. Want als ondernemer ga je er ongemerkt vaak gebruik van maken en dan moet je er prettig mee kunnen werken.

Hoe zit het met de creditfactuur in de boekhouding en btw?

Aan de versturende kant
Als jij zelf een creditfactuur hebt aangemaakt en verstuurd, dan neem je deze net als een gewone verkoopfactuur in je boekhouding op. Dit leidt er toe dat je de btw ook terugkrijgt van de Fiscus.

Het is overigens niet juist om een creditnota uit te schrijven wanneer een klant niet betaalt. Heb je te maken met een klant die jouw factuur nog niet heeft betaald? Verwacht je dat deze factuur ook niet meer betaald zal gaan worden? De btw heb je reeds afgedragen en die wil je natuurlijk wel terug. Let dan wel op dat deze btw niet via de reguliere btw-aangifte mag worden teruggevorderd maar dient middels een separaat verzoek aan de Belastingdienst teruggevraagd te worden. De factuur zal als een oninbare vordering afboekt moeten worden in de boekhouding.

Aan de ontvangende kant
Ontvang je zelf een creditfactuur, dan boek je deze ook gewoon in als inkoopfactuur, met als verschil dat er nu een negatieve factuurbedrag moet worden ingevuld. De ontvangen btw hiervan moet je terugbetalen aan de Fiscus.

Creditnota voorbeelden

Moet je een correctiefactuur in de vorm van een creditnota maken om een eerder verstuurde factuur te corrigeren of een op zichzelf staande creditfactuur? Vaak zijn dan de vragen: Hoe ziet een creditnota of creditfactuur eruit? Hoe is hij opgebouwd? Ik heb een paar voorbeelden gemaakt, zodat je een indruk krijgt van hoe creditfacturen eruit kunnen zien.

Zorg ervoor dat je bovenaan duidelijk vermeldt dat het document een creditnota is, zodat deze niet verward wordt met een gewone factuur. Dit om mogelijke misverstanden aan de kant van de klant te voorkomen. Werk voorts met negatieve factuurbedragen.

1. Creditfactuur voorbeeld met negatief (-) factuurbedrag

(bij dit voorbeeld verstuur jij de creditfactuur)

2. Creditnota voorbeeld met een te ontvangen factuurbedrag

(bij dit voorbeeld ontvang jij een creditnota)

Crediteren over de grens?

Moet je een factuur crediteren in het Engels? Dat kan natuurlijk ook voorkomen. Dit doen we dan met een Credit Note. Let dan op dat er voor factureren over de grens aanvullende zaken van toepassing zijn. Bekijk tips en voorbeelden van een Engelse Credit Note.