Aanmaning sturen

20 oktober 2022
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Het trieste feit is dat, ongeacht hoe hard je werkt of hoe geweldig je werk ook is, er zullen altijd klanten zijn die niet op tijd, of zelfs helemaal niet betalen. Geen betalingen ontvangen zijn meer dan vervelend – ze werken verlammend, vooral voor de cashflow van kleine bedrijven. Wie wil er nu niet zijn geld, waar hij recht op heeft, zo snel mogelijk ontvangen. Een laatste aanmaning verstuur je indien betaling uitblijft ondanks de eerder verzonden betalingsherinnering(en) en/of het eventuele telefoongesprek met de debiteur. Onderneem wel altijd actie indien betaling uitblijft. Wacht ook niet te lang, hoe eerder hoe beter.

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

 

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning, ook wel sommatie of ingebrekestelling genoemd, is een laatste schriftelijke aanmaning waarbij de schuldenaar (debiteur) een redelijke termijn wordt gesteld om alsnog zijn betalingsverplichtingen na te komen. Die redelijke termijn wordt vaak op acht dagen gesteld. Verzuim treedt in, wanneer de schuldenaar na de termijn nog steeds zijn verplichtingen niet is nagekomen.

Wanneer stuur je een aanmaning of sommatie?

Een sommatie sturen is in de meeste gevallen vereist om de debiteur “in gebreke” te laten zijn. Dat is een voorwaarde om een gerechtelijke incasso procedure te kunnen aanvangen. Doorgaans wordt op deze sommatie alsnog betaald. In dat geval wordt door het verzenden van de brief voorkomen dat je moet procederen.

Als ondernemer een formele sommatie, ook wel laatste aanmaning of ingebrekestelling genoemd naar niet betalende klant sturen?

Wat staat er in een aanmaning?

Een sommatie is een formele brief en moet als zodanig herkenbaar zijn en met juridisch correcte formuleringen opgesteld zijn. Er gelden hier geen wettelijke eisen voor de inhoud.

Stuur een sommatiebrief zowel per aangetekende post als per gewone post en ook nog per e-mail. De klant kan dan niet ontkennen dat hij de sommatie niet heeft ontvangen.

Is het tijd om serieus te worden over het innen van die late betaling? Met mijn voorbeeld aanmaningsbrief kun je iemand waarvan je geld tegoed hebt (jouw debiteur) door jouw factuur niet te betalen, sommeren de door hem verschuldigde bedragen aan jou te betalen. Een dergelijke sommatie is in de meeste gevallen juridisch vereist om de debiteur in verzuim te laten zijn. Dat is een voorwaarde om een gerechtelijke incasso procedure tegen die debiteur te kunnen aanvangen.

Verstuur de sommatie zowel per e-mail als aangetekend per post met ontvangstbevestiging.

Voorbeeld aanmaningsbrief (sommatie)

Sommatie en Aanmaning voorbeeldbrief

Download aanmaning voorbeeld

Een sommatiebrief moet als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen bevatten. In mijn gratis modelbrief van een sommatie zie je hoe aan deze formuleringen invulling wordt gegeven.

Bestand
.docx (Word-document)

Bestandsgrootte
15 kB

Download gratis voorbeeld van aanmaningsbrief

Download sommatie voorbeeldbrief

Aanmaning in PDF

Bekijk voorbeeld PDF aanmaning

Bekijk aanmaning in PDF | .pdf | 18 kB

Inhoud sommatiebrief

Betreft: Aanmaning
Ons kenmerk: [UW KENMERK]
Uw kenmerk: [KENMERK DEBITEUR]
Datum: [DD-MM-YYYY]         

Geachte heer/mevrouw,

Tot op heden blijft u in gebreke met de betaling van de onderstaande factuur waarvan de betalingstermijn inmiddels ruimschoots is verstreken:

Factuurnummer

[XXXXXXX]

Factuurdatum

[DD-MM-YYYY]

Vervaldatum

[DD-MM-YYY]

Bedrag

[EUR XXXX,XX]

Voor deze factuur is u eerder al een eerste en een tweede betalingsherinnering gezonden. Desondanks is betaling nadien uitgebleven.

Vriendelijk doch dringend verzoek ik u alsnog zorg te dragen voor betaling. Uw betaling dient uiterlijk binnen 8 dagen na dagtekening van deze brief te zijn bijgeschreven. Betaling dient plaats te vinden op IBAN rekeningnummer [NL XX RABO XXXX XXXX XX] ten name van [UW REKENINGNAAM] te [UW VESTIGINGSPLAATS] onder vermelding van bovenvermeld factuurnummer.

Indien tijdige betaling onverhoopt uitblijft, zie ik mijzelf helaas genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven aan [NAAM INCASSOBUREAU]. In dat geval zal tevens aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de verschuldigde rente en buitengerechtelijke incassokosten. Vooralsnog verwacht ik dat het zover niet hoeft te komen en dat u alsnog aan uw financiële verplichtingen zult voldoen.

Teneinde ervan verzekerd te zijn dat u deze brief ontvangt, verzend ik deze brief zowel per post als per e-mail.

Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Hoogachtend,

[UW HANDTEKENING EN NAAM]

Bij het samenstellen van deze brief is gebruik gemaakt van werken van e-Legal incasso advocaten die auteursrechtelijk zijn beschermd. e-Legal incasso advocaten heeft toestemming verleend voor openbaarmaking op deze pagina onder de voorwaarde van bronvermelding naar het originele werk.

Nog een voorbeeld van kort en krachtig aanmanen

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij een laatste aanmaning dat volgens onze administratie de som van € [XXXX,XX] te laat is voor betaling van de factuur [FACTUURNUMMER]. Dit ondanks een eerdere verstuurde betaalherinnering.

Tenzij binnen 5 dagen, dus voor [DATUM], wordt betaald, worden juridische stappen tegen u genomen zonder nadere aankondiging.

Kopie van de openstaande factuur is bijgevoegd.

Hoogachtend,

[UW HANDTEKENING EN NAAM]

Wat moet je doen als er op de sommatie geen betaling volgt?

De aanmaningsbrief is dwingend(er) van toon en dient ertoe jouw debiteur een allerlaatste betalingsmogelijkheid te bieden alvorens de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven. Wanneer jouw vordering na de laatste aanmaning alsnog niet betaald wordt, voeg dan de daad bij het woord en schakel een incassobureau in. De wanbetaler weet dan dat je niet met je laat sollen.

Doorgaans wordt op de sommatie alsnog betaald. In dat geval wordt door het verzenden van de brief voorkomen dat je moet procederen.

Tip: Volg je openstaande facturen in de boeken!

Laten we eerlijk zijn, het achterna zitten van openstaande facturen van jouw debiteuren kan een lastigste taak zijn. Het is nooit gemakkelijk om een ​​klant te bellen om geld te vragen. Daarom kunnen veel eigenaren van kleine bedrijven worstelen met klanten die te laat betalen. Een betalingsherinnering via e-mail sturen lukt over het algemeen nog wel. Maar je hebt recht op betaling voor het werk dat is verricht. Wacht als kleine ondernemer en bewaker van de cashflow dan ook niet tot openstaande facturen achterstallige facturen worden.

Door consistent debiteurenbeheer kun je jouw klanten tot betrouwbare, tijdige betalers maken. Dit zal je een meer zakelijker en minder persoonlijk gevoel geven.

Het is de moeite waard om vanaf de start jouw facturering goed op te zetten. Het hebben van een gestroomlijnd factureringsproces kan de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het innen van geld drastisch verminderen. En welke bedrijfseigenaar wil dat niet? Je moet automatisch bericht ontvangen dat de vervaldatum van een openstaande factuur, bijna of zelfs helemaal is verstreken. Tijd voor actie dus! Blijf beleefd maar vastberaden.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Betalingsherinnering maken

Betalingsherinnering maken

Preventie voor incasso: Een eerste betalingsherinnering maken Nog geen betaling van een factuur ontvangen waarvan de betalingstermijn reeds verlopen is? Bedenk dan eerst of jouw klant wel voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen voordat je de zaak uit handen...

Lees meer
Betaalherinnering voorbeelden

Betaalherinnering voorbeelden

Hoe schrijf en stuur je een betaalherinnering? Je hebt goede producten geleverd of hebt een mooie opdracht afgerond, alleen… laat de betaling van jouw klant nu op zich wachten. Het is één van de vervelendste dingen aan zzp’er zijn: omgaan met niet betalende klanten....

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads