Steeds meer bedrijven stappen over op elektronisch factureren. Daarbij kom je als zzp’er al snel de termen UBL, XML en e-factuur tegen. Maar wat is een UBL factuur precies? En wat is het verschil met een gewone PDF-factuur? Wat is voor mij als ondernemer belangrijk om te weten?
UBL maakt van je factuur een bestand dat niet alleen door je klant kan worden gelezen, maar ook rechtstreeks door diens boekhouding kan worden verwerkt.
Een UBL factuur is een gestructureerde elektronische factuur in XML-formaat. De factuurgegevens worden daarbij op een vaste manier vastgelegd, zodat boekhoudprogramma’s de gegevens automatisch kunnen herkennen en verwerken. Dat scheelt handmatig overtypen en verkleint de kans op fouten. Vooral wanneer je regelmatig facturen verstuurt of ontvangt, kan e-factureren daardoor veel tijd besparen.
Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?
Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.
Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat voor Universal Business Language. UBL is een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten, waaronder facturen.
Een UBL factuur wordt opgeslagen als een XML-bestand. In tegenstelling tot een PDF-factuur is het XML-bestand niet primair bedoeld om door een persoon te worden gelezen. De structuur is juist zo opgebouwd dat software kan herkennen welke informatie bijvoorbeeld het factuurnummer, factuurbedrag, btw-bedrag, factuurdatum en betaalgegevens bevat.
Een eenvoudige voorstelling:
- PDF = vooral bedoeld om door mensen te worden gelezen.
- XML = technische structuur waarin gegevens worden vastgelegd.
- UBL = een gestandaardiseerde structuur voor elektronische bedrijfsdocumenten.
- e-factuur = een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgewisseld en automatisch kan worden verwerkt.
Een UBL factuur is dus iets anders dan alleen een factuur die je als PDF per e-mail verstuurt.
Waarom een UBL-factuur gebruiken?
Het belangrijkste voordeel van UBL is automatische verwerking.
Stuur je een gewone PDF-factuur naar een klant, dan moet de ontvanger de gegevens vaak nog controleren en eventueel handmatig in het boekhoudprogramma invoeren. Met een UBL-factuur kunnen de gegevens rechtstreeks door de administratie worden ingelezen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- klantgegevens;
- omschrijving van de geleverde dienst of producten;
- aantallen;
- bedragen;
- btw-bedragen;
- totaalbedrag;
- betaalgegevens.
Hierdoor kan de factuur grotendeels automatisch worden verwerkt.
Voor jou als zzp’er betekent dit vooral minder administratief werk. Voor je klant betekent het dat een ontvangen factuur sneller en met minder handmatige handelingen in de boekhouding terechtkomt.
Is een UBL-factuur hetzelfde als een e-factuur?
Niet helemaal. Een UBL-bestand is een technisch formaat waarin factuurgegevens gestructureerd kunnen worden vastgelegd. Een e-factuur gaat over het elektronisch uitwisselen van een factuur in een formaat dat automatisch kan worden verwerkt.
Een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt, wordt daarom normaal gesproken niet gezien als een gestructureerde e-factuur. De ontvanger kan de PDF wel digitaal ontvangen, maar de gegevens zijn niet op dezelfde manier machineleesbaar gestructureerd.
Een UBL factuur kan daarentegen wel worden gebruikt als basis voor automatische verwerking.
UBL, XML, EN 16931 en Peppol: wat is het verschil?
Deze begrippen worden vaak door elkaar gebruikt. Toch hebben ze verschillende betekenissen.
XML is de technische opmaaktaal waarin gegevens gestructureerd kunnen worden vastgelegd.
UBL is een gestandaardiseerde XML-structuur voor zakelijke documenten, zoals facturen.
EN 16931 is de Europese norm voor de kerngegevens en regels van elektronische facturen.
Peppol is het internationale netwerk en de bijbehorende afspraken waarmee elektronische documenten, waaronder e-facturen, tussen organisaties kunnen worden uitgewisseld.
Je kunt het dus eenvoudig zo onthouden:
XML is de taal, UBL is de structuur, EN 16931 is de Europese factuurnorm en Peppol is het netwerk voor elektronische uitwisseling.
Voor Peppol BIS Billing 3.0 wordt UBL 2.1 gebruikt. De Nederlandse Peppolautoriteit ondersteunt daarnaast SI-UBL 2.0 als Nederlandse standaard.
Als zzp’er hoef je deze technische standaarden overigens niet zelf te bouwen. Een modern factuur- of boekhoudprogramma kan de juiste UBL factuur voor je genereren.
UBL 2.0 of UBL 2.1?
Je kunt verschillende versies van UBL tegenkomen. In Nederland zijn vooral UBL 2.0 en UBL 2.1 relevant.
Voor Peppol BIS Billing 3.0 wordt UBL 2.1 gebruikt. De Nederlandse Peppolautoriteit noemt naast Peppol BIS Billing 3.0 ook SI-UBL 2.0 als verplichte standaard binnen het Nederlandse Peppol-landschap.
Gebruik daarom niet zomaar een willekeurig XML-bestand en noem dat een correcte e-factuur. De gebruikte standaard en de bijbehorende validatieregels bepalen welke structuur en gegevens nodig zijn.
UBL factuur voorbeeld
Een UBL factuur is in de praktijk een XML-bestand met verschillende elementen. Stel dat het totaalbedrag van een factuur €150 bedraagt en de valuta euro is. Een element in het XML-bestand kan bijvoorbeeld aangeven dat het bedrag 150 euro is.
Een vereenvoudigd voorbeeld ziet er ongeveer zo uit:
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">150.00</cbc:PayableAmount>In een echte UBL factuur staan uiteraard veel meer gegevens. Denk aan de leverancier, klant, factuurdatum, factuurnummer, btw, factuurregels en betalingsgegevens. De computer kan aan de hand van de vaste structuur herkennen welke waarde bij welk onderdeel hoort.
Waarom is die structuur belangrijk?
Een boekhoudprogramma hoeft daardoor niet zelf te raden wat een bedrag betekent. Bij een PDF moet software bijvoorbeeld proberen te herkennen:
Totaal: €150,00
Bij een gestructureerde UBL factuur is duidelijk welk XML-element het te betalen bedrag bevat. Dat maakt automatische verwerking betrouwbaarder.
UBL-bestand voorbeeld in XML
Hoe maak je een UBL-factuur?
Zelf een volledige UBL-factuur in XML schrijven is voor de meeste zzp’ers niet praktisch. Een UBL-factuur bevat namelijk veel technische elementen en moet bovendien voldoen aan de regels van de gebruikte factuurstandaard.
De eenvoudigste oplossing is daarom een factuur- of boekhoudprogramma dat UBL ondersteunt.
Je maakt dan gewoon een normale factuur in het programma. De software zorgt vervolgens op de achtergrond voor het juiste elektronische formaat.
Afhankelijk van het programma kun je de factuur bijvoorbeeld:
- als PDF downloaden;
- als UBL/XML-bestand genereren;
- als e-factuur via Peppol versturen;
- ontvangen UBL-facturen automatisch laten verwerken.
Je hoeft dus meestal niets van XML te begrijpen om met UBL te kunnen factureren.
Is een UBL-factuur een bijlage bij de PDF-factuur?
Dat hangt af van hoe je de factuur verstuurt. Wanneer je een factuur per e-mail verstuurt, kun je ervoor kiezen om een PDF én een UBL-bestand mee te sturen. De PDF is dan bedoeld voor de menselijke lezer en het UBL-bestand voor automatische verwerking.
Maar bij e-factureren via bijvoorbeeld Peppol is een aparte PDF-factuur niet noodzakelijk. De factuur wordt dan als gestructureerd elektronisch bericht via het netwerk uitgewisseld.
Het is daarom beter om UBL factuur niet simpelweg te beschouwen als een extra PDF-bijlage. Het is een zelfstandig, gestructureerd factuurformaat dat juist bedoeld is voor automatische verwerking.
UBL factuur versturen via Peppol
Een belangrijke toepassing van UBL is Peppol. Peppol is een internationaal netwerk voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten. Via Peppol kunnen bedrijven en overheden onder andere e-facturen en orders uitwisselen.
De Nederlandse Peppolautoriteit noemt Peppol BIS Billing 3.0 en SI-UBL 2.0 als verplichte documentstandaarden binnen de Nederlandse Peppol-infrastructuur.
Het voordeel van Peppol is dat je niet zelf met iedere klant een aparte technische koppeling hoeft te maken. Je boekhoudprogramma of andere dienstverlener verzorgt de aansluiting en uitwisseling.
Voor jou kan dat er in de praktijk zo uitzien:
Factuur maken → UBL genereren → via Peppol versturen → automatisch ontvangen in de administratie van je klant.
Daarbij worden de factuurgegevens gestructureerd overgedragen.
Heb je een Peppol-ID nodig?
Als je via Peppol wilt factureren, wordt je organisatie op het netwerk geïdentificeerd met een Peppol-ID.
In Nederland kunnen daarvoor verschillende identificatiemiddelen worden gebruikt. De Nederlandse Peppolautoriteit noemt onder andere KVK-nummer, btw-identificatienummer en OIN, afhankelijk van de organisatie. Voor rijksoverheden, provincies en gemeenten is het OIN verplicht.
In de praktijk hoef je dit meestal niet technisch zelf te regelen. Je factuur- of boekhoudsoftware kan je helpen bij de aansluiting op Peppol.
Is e-factureren verplicht voor zzp’ers?
Voor de meeste zzp’ers is er geen algemene verplichting om iedere factuur als UBL- of Peppol-factuur te versturen.
Er kunnen echter wel specifieke situaties zijn waarin elektronisch factureren verplicht is of door je opdrachtgever wordt geëist. Dat speelt bijvoorbeeld bij bepaalde overheidsopdrachten.
De overheid maakt gebruik van Peppol voor het ontvangen en verzenden van elektronische inkoopberichten, waaronder e-facturen. De Rijksoverheid is hiervoor aangesloten op het Peppol-netwerk.
Controleer daarom bij een overheidsopdracht altijd welke factuureisen in het contract of de aanbesteding staan.
Wat verandert er in 2026 voor UBL en Peppol?
De technische standaarden voor e-factureren worden regelmatig bijgewerkt.
Voor SI-UBL 2 en Peppol BIS 3 zijn in mei 2026 nieuwe validatie-artefacts gepubliceerd. Deze nieuwe versies worden vanaf 17 augustus 2026 verplicht. Daarbij zijn onder andere de validatieregels voor de Europese norm EN 16931 bijgewerkt naar versie 1.3.16.
Dit is vooral belangrijk voor softwareleveranciers. Als zzp’er hoef je deze XML-regels normaal gesproken niet zelf te kennen. Wel is het verstandig om een factuurprogramma te gebruiken dat actief wordt onderhouden en de actuele e-factuurstandaarden ondersteunt.
Wat zijn de voordelen van UBL?
Een UBL-factuur heeft verschillende voordelen:
Minder handmatig werk
De ontvanger kan de factuurgegevens automatisch inlezen in de administratie.
Minder fouten
Bedragen, btw en andere gegevens hoeven minder vaak handmatig te worden overgenomen.
Snellere factuurverwerking
Een elektronische factuur kan sneller van verzending naar boekhouding en betaling gaan.
Geschikt voor automatisering
UBL is gemaakt voor verwerking door software en sluit daardoor goed aan op moderne boekhoud- en ERP-systemen.
Geschikt voor Peppol
UBL wordt gebruikt binnen belangrijke standaarden voor e-factureren via Peppol, waaronder Peppol BIS Billing 3.0.
Wat zijn de nadelen van een UBL-factuur?
Voor een zzp’er zijn er weinig nadelen, maar er zijn wel een paar aandachtspunten. Een XML-bestand is voor mensen lastig te lezen. Je kunt een UBL-bestand daarom niet zomaar vergelijken met een PDF-factuur. Daarnaast moet de factuur voldoen aan de regels van de gekozen standaard. Een willekeurig XML-bestand is niet automatisch een geldige e-factuur.
Daarom is het verstandig om UBL door je factuur- of boekhoudprogramma te laten genereren.
Welk factuurprogramma heb je nodig voor UBL?
Als je als zzp’er met UBL wilt werken, let dan bij het kiezen van factuursoftware op de volgende functies:
- UBL-facturen kunnen maken;
- UBL-facturen kunnen ontvangen;
- UBL-facturen automatisch kunnen verwerken;
- ondersteuning voor Peppol;
- ondersteuning voor actuele e-factuurstandaarden;
- automatische btw-verwerking;
- koppeling met je boekhouding.
Je hoeft dan zelf geen XML-code te schrijven. Je maakt de factuur zoals je gewend bent en de boekhoudsoftware zorgt voor het juiste formaat.
UBL-factuur: conclusie
Een UBL-factuur is een gestructureerde elektronische factuur in XML-formaat. Het grote verschil met een PDF is dat de gegevens in een UBL-factuur zo zijn vastgelegd dat software ze automatisch kan herkennen en verwerken.
Voor jou als zzp’er betekent dat vooral minder handmatig werk en een efficiëntere administratie.
UBL, EN 16931 en Peppol zijn daarbij niet hetzelfde: UBL beschrijft de structuur van het elektronische document, EN 16931 bevat de Europese factuurnorm en Peppol zorgt voor de gestandaardiseerde uitwisseling tussen organisaties.
Je hoeft je als ondernemer gelukkig niet in de technische XML-code te verdiepen. Met een modern factuur- of boekhoudprogramma kun je UBL-facturen automatisch maken en, als het programma Peppol ondersteunt, ook elektronisch versturen.
Hoe ziet een correcte betalingsmail er uit?
Tot slot: Als je gaat e-factureren, dan is de eerste mogelijkheid om te mailen. Jouw e-mail bestaat dan uit een begeleidend schrijven in het e-mailbericht en met een PDF-factuur en een UBL-factuur in de bijlage. Als derde kan je ook een PDF-document van jouw algemene voorwaarden in de bijlage meesturen.
Veelgestelde vragen over UBL-facturen
Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een elektronische factuur waarvan de gegevens volgens de UBL-standaard in XML zijn gestructureerd. Hierdoor kunnen boekhoudprogramma’s de factuur automatisch verwerken.
Is UBL hetzelfde als XML?
Nee. XML is de technische taal waarin gegevens worden vastgelegd. UBL is een gestandaardiseerde structuur die XML gebruikt voor onder andere facturen.
Is een PDF een e-factuur?
Een gewone PDF-factuur is niet hetzelfde als een gestructureerde e-factuur. Een PDF is vooral bedoeld voor menselijke weergave, terwijl een UBL-factuur is ingericht voor automatische verwerking.
Wat is het verschil tussen UBL 2.0 en UBL 2.1?
Dit zijn verschillende versies van de UBL-standaard. Peppol BIS Billing 3.0 maakt gebruik van UBL 2.1. Welke versie je nodig hebt, hangt af van de standaard en het netwerk waarmee je factureert.
Kan ik zelf een UBL-factuur maken?
Technisch gezien kan dat door zelf XML op te bouwen, maar voor de meeste zzp’ers is dat niet praktisch. Een factuur- of boekhoudprogramma kan de UBL-factuur automatisch voor je genereren.
Kan ik een UBL-factuur via e-mail versturen?
Ja. Je kunt een UBL-bestand als bijlage per e-mail versturen als de ontvanger dit accepteert. Voor gestandaardiseerde e-facturatie kun je daarnaast gebruikmaken van een netwerk zoals Peppol.
Kan ik met een UBL-factuur via Peppol factureren?
Ja. UBL wordt gebruikt binnen onder meer Peppol BIS Billing 3.0. Je hebt daarvoor een geschikte Peppol-aansluiting via je software of serviceprovider nodig.
