Facturatie in twee formaten versturen: PDF en UBL
Doe jij als zzp’er al e-factureren? Naast de welbekende PDF-factuur bevat de email dan ook de factuur in UBL formaat, dit is het XML bestand in de bijlage wat de UBL-factuur wordt genoemd. UBL staat voor Universal Business Language en is de standaard voor e-factureren. Door de automatisering is e-facturering de toekomst en wordt steeds vaker toegepast door zzp’ers, het MKB en overheid. Bij zakendoen met de overheid is de e-factuur zelfs verplicht.
Tip! Een programma om op de beste manier jouw facturen te maken? Ideaal voor zzp
Hoe werkt de UBL-factuur?
Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Bij een ‘gewone’ PDF-factuur kan de computer niet geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zelf zien wat de hoogte van het factuurbedrag is. De interpretatie van bepaalde gegevens moet je dan zelf nog uitvoeren. Een UBL-factuur kan dit wel. Na ontvangst van deze factuur worden de gegevens van het XML-bestand automatisch digitaal ingelezen in een boekhoudprogramma en verwerkt. De factuur hoef je dan niet meer handmatig in te voeren.
UBL-factuur inlezen in boekhoudprogramma
Een UBL-factuur maken
Maar hoe gaat dat in zijn werk, een UBL-factuur maken? Er zijn verschillende technische mogelijkheden voor, maar als zzp’er raden wij je aan om een online factuurprogramma of boekhoudprogramma te gebruiken. Dat is namelijk de voor jou meest simpele en effectieve oplossing. Het programma maakt van iedere factuur automatisch ook een UBL-factuur. Let wel, de UBL-factuur vervangt de huidige PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt bevatten voortaan dus standaard een PDF-factuur inclusief een UBL-factuur. Het grote voordeel voor de ontvanger is dat jouw UBL-factuur direct in zijn boekhoudprogramma wordt ingelezen en dat hij deze daarna meteen kan verwerken.
Nieuwsgierig geworden naar hoe een e-factuur er dan uit ziet? Bekijk hier een voorbeeld van een UBL-factuur.
Zorg dat de UBL-factuur wordt toegevoegd in de bijlage!
UBL-factuur bijgevoegd in e-mailbericht
Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen
Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma.
Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte..
