Facturatie in twee formaten versturen: PDF en UBL
Doe jij als zzp’er al e-factureren? Naast de welbekende PDF factuur bevat de email dan ook de factuur in UBL formaat, dit is het XML bestand in de bijlage wat de UBL factuur wordt genoemd. UBL staat voor Universal Business Language en is de standaard voor e-factureren. Door de automatisering is e-facturering de toekomst en wordt steeds vaker toegepast door zzp’ers, het MKB en overheid. Bij zakendoen met de overheid is de e-factuur zelfs verplicht.
Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?
Hoe werkt de UBL factuur?
Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Bij een ‘gewone’ PDF factuur kan de computer niet geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zelf zien wat de hoogte van het factuurbedrag is. De interpretatie van bepaalde gegevens moet je dan zelf nog uitvoeren. Een e-factuur als (UBL) kan dit wel. Na ontvangst van deze factuur worden de gegevens van het XML-bestand automatisch digitaal ingelezen in een boekhoudprogramma en verwerkt. De factuur hoef je dan niet meer handmatig in te voeren.
UBL inkoopfactuur inlezen in boekhoudprogramma
Een digitale UBL factuur maken
Maar hoe gaat dat in zijn werk, een digitale e-factuur maken? Er zijn verschillende technische mogelijkheden voor, maar als zzp’er raad ik je aan om een online factuurprogramma of uitgebreid boekhoudprogramma te gebruiken. Dat is namelijk de voor iedere ondernemer, groot of klein, het meest simpele en effectieve oplossing. Het programma maakt van iedere factuur automatisch ook een UBL. Let wel, deze factuur vervangt de huidige PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt bevatten voortaan dus standaard een PDF-bestand inclusief een XML-bestand van de factuur.
Het grote voordeel voor de ontvanger is dat jouw e-factuur direct in zijn boekhoudprogramma wordt ingelezen en dat deze daarna meteen kan verwerken. Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van e-facturatie, kunnen ze de PDF-factuur gebruiken.
Nieuwsgierig geworden naar hoe een e-factuur er dan uit ziet? Bekijk hier een voorbeeld van een UBL e-factuur.
Factuur software voor digitale UBL-facturatie
Er zijn veel factuurpakketten voor zzp’ers op de markt waarmee je makkelijk je digitale UBL-facturen kunt maken en inlezen. Een paar populaire online factuurprogramma’s die dit automatisch voor je doen zijn:
Zorg dat je e-factuur wordt toegevoegd in de bijlage!
Voorbeeld van UBL verkoopfactuur bijgevoegd in e-mailbericht
Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?
In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!
Zo maak je zelf eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma, zo hou je altijd inzicht in niet alleen de financiële situatie van jouw eenmanszaak maar ook gelijk in de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte. Vergelijk hier alle factuur- en boekhoudpakketten
Vraagje: Hoe deed/doe jij de facturatie?
Startende ondernemers vragen zich vaak af hoe nou een ervaren 'collega' zzp'er is begonnen om zijn eerste factuur te maken. Dat had ik ook in het begin. Daarom wil ik aan jou, als ervaren zzp'er, als eerste vragen: waarmee heb jij je eerste facturen gemaakt en ten tweede: hoe doe je de facturatie nu na een aantal jaar zzp'en? Bedankt voor het delen!
Laden ... Laden ...
