UBL factuur

Wat is een UBL factuur en hoe werkt het?

Doe jij als zzp’er al e-factureren? Naast de welbekende PDF factuur bevat de email dan ook de factuur in UBL formaat, dit is het XML bestand in de bijlage wat de UBL factuur wordt genoemd. UBL betekend ‘Universal Business Language’ en is de standaard voor e-factureren. Door de automatisering is e-facturering de toekomst en wordt steeds vaker toegepast door zzp’ers, het MKB en overheid. Bij zakendoen met de overheid is de e-factuur zelfs verplicht.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Bij een ‘gewone’ PDF factuur kan de computer niet geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zelf zien wat de hoogte van het factuurbedrag is. De interpretatie van bepaalde gegevens moet je dan zelf nog uitvoeren. Een e-factuur als (UBL) kan dit wel. Na ontvangst van deze factuur worden de gegevens van het XML-bestand automatisch digitaal ingelezen in een boekhoudprogramma en verwerkt. De factuur hoef je dan niet meer handmatig in te voeren.

Voorbeeld UBL inkoopfactuur inlezen in boekhoudprogramma

Hoe maak je een UBL factuur?

Maar hoe gaat dat in zijn werk, een digitale e-factuur maken? Er zijn verschillende technische mogelijkheden voor, maar als zzp’er raad ik je aan om een uitgebreid online factuurprogramma als administratiepakket te gebruiken. Dat is namelijk de voor iedere ondernemer, groot of klein, het meest simpele en effectieve oplossing. Het programma maakt van iedere factuur automatisch ook een UBL. Let wel, deze factuur vervangt de huidige PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt bevatten voortaan dus standaard een PDF-bestand inclusief een XML-bestand van de factuur.

Het grote voordeel voor de ontvanger is dat jouw e-factuur direct in zijn boekhoudprogramma wordt ingelezen en dat deze daarna meteen kan verwerken. Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van e-facturatie, kunnen ze de PDF-factuur gebruiken.

Nieuwsgierig geworden naar hoe een e-factuur er dan uit ziet? Bekijk hier een voorbeeld van een UBL factuur.

Factuur software voor digitale UBL-facturatie

Er zijn veel factuurpakketten voor zzp’ers op de markt waarmee je gemakkelijk je digitale UBL-facturen kunt maken, inlezen en versturen. Een paar populaire online factuurprogramma’s die dit automatisch voor je doen zijn:

Zorg dat je e-factuur wordt toegevoegd in de bijlage!

Voorbeeld UBL bestand als bijlage toevoegen in factuur- en boekhoudpakket

Voorbeeld van UBL verkoopfactuur handmatig bijgevoegd in e-mailbericht