UBL factuur

22 september 2021
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Facturatie in twee formaten versturen: PDF en UBL

Doe jij als zzp’er al e-factureren? Naast de welbekende PDF factuur bevat de email dan ook de factuur in UBL formaat, dit is het XML bestand in de bijlage wat de UBL factuur wordt genoemd. UBL staat voor Universal Business Language en is de standaard voor e-factureren. Door de automatisering is e-facturering de toekomst en wordt steeds vaker toegepast door zzp’ers, het MKB en overheid. Bij zakendoen met de overheid is de e-factuur zelfs verplicht.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Hoe werkt de UBL factuur?

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Bij een ‘gewone’ PDF factuur kan de computer niet geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zelf zien wat de hoogte van het factuurbedrag is. De interpretatie van bepaalde gegevens moet je dan zelf nog uitvoeren. Een e-factuur als (UBL) kan dit wel. Na ontvangst van deze factuur worden de gegevens van het XML-bestand automatisch digitaal ingelezen in een boekhoudprogramma en verwerkt. De factuur hoef je dan niet meer handmatig in te voeren.

UBL inkoopfactuur inlezen in boekhoudprogramma

UBL-factuur automatisch inlezen & verwerken in boekhoudprogramma

Een digitale UBL factuur maken

Maar hoe gaat dat in zijn werk, een digitale e-factuur maken? Er zijn verschillende technische mogelijkheden voor, maar als zzp’er raad ik je aan om een online factuurprogramma of uitgebreid boekhoudprogramma te gebruiken. Dat is namelijk de voor iedere ondernemer, groot of klein, het meest simpele en effectieve oplossing. Het programma maakt van iedere factuur automatisch ook een UBL. Let wel, deze factuur vervangt de huidige PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt bevatten voortaan dus standaard een PDF-bestand inclusief een XML-bestand van de factuur.

Het grote voordeel voor de ontvanger is dat jouw e-factuur direct in zijn boekhoudprogramma wordt ingelezen en dat deze daarna meteen kan verwerken. Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van e-facturatie, kunnen ze de PDF-factuur gebruiken.

Nieuwsgierig geworden naar hoe een e-factuur er dan uit ziet? Bekijk hier een voorbeeld van een UBL e-factuur.

Factuur software voor digitale UBL-facturatie

Er zijn veel factuurpakketten voor zzp’ers op de markt waarmee je makkelijk je digitale UBL-facturen kunt maken en inlezen. Een paar populaire online factuurprogramma’s die dit automatisch voor je doen zijn:

Factureren met boekhoudprogramma [voorbeeld]
e-Boekhouden.nl
Maak, beheer én verstuur jouw facturen in eigen huisstijl, waardoor jouw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen jouw factuur direct betalen via iDeal. Ideaal boekhoudpakket voor zzp'ers. Bekijk website e-Boekhouden.nl
Rompslomp
Met hét meest eenvoudige factuurprogramma voor kleine bedrijven wordt factureren en offertes versturen een fluitje van een cent. Bekijk de website van Rompslomp
DigiBTW
Met enkele simpele handelingen is je eigen factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. Ook gemakkelijk je uren- en rittenregistratie bijhouden via app is mogelijk in het administratiepakket Bekijk de website van DigiBTW

Tip: Probeer meerdere pakketten uit voor je een definitief besluit maakt!

Zorg dat je e-factuur wordt toegevoegd in de bijlage!

Automatisch UBL factuur maken in boekhoudprogramma

Voorbeeld van UBL verkoopfactuur bijgevoegd in e-mailbericht

Voorbeeld UBL factuur

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

e-Factureren

e-Factureren

Online e-factureren voor elke zzp'er Veel facturen worden als PDF-document digitaal per e-mail verzonden naar de klant. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur ook nog een gestructureerd digitaal bestand, dat naast de PDF-factuur, ook bij de klant...

Lees meer
Voorbeeld UBL-factuur

Voorbeeld UBL-factuur

e-Facturatie met UBL-facturen Een UBL-factuur is een factuur in programmeercode geschreven in XML-formaat. Een UBL-factuur zorgt als digitale e-factuur voor een efficiënte en betrouwbare facturatie, zowel voor jou als voor de ontvanger van de e-factuur als hij ook met...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads