Laatst bijgewerkt: augustus 2026
E-factureren wordt steeds belangrijker. Een gewone pdf-factuur die je per e-mail verstuurt is echter niet hetzelfde als een echte e-factuur. Bij e-factureren wordt de factuur als gestructureerde digitale informatie rechtstreeks van het ene systeem naar het andere systeem verstuurd.
Een belangrijk netwerk hiervoor is Peppol. Via Peppol kunnen bedrijven, overheden en andere organisaties elektronische facturen veilig en gestandaardiseerd met elkaar uitwisselen.
E-factureren is meer dan een factuur als pdf versturen. Het is de stap van een document dat je leest naar gegevens die automatisch worden verwerkt.
Maar wat is Peppol precies? Is e-factureren verplicht? Kun je als zzp’er gewoon een pdf blijven sturen? Wat is het verschil tussen een pdf, UBL en een e-factuur? En hoe begin je met e-factureren?
In dit artikel leggen we alles stap voor stap uit.
Kort antwoord: een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat die automatisch door boekhoud- en facturatiesoftware kan worden verwerkt. Peppol is een internationaal netwerk en afsprakenstelsel waarmee organisaties zulke elektronische facturen en andere zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Een pdf die je per e-mail verstuurt is daarom niet hetzelfde als een gestructureerde e-factuur.
Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?
Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.
Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:
Wat is e-factureren?
E-factureren betekent dat je een factuur elektronisch verstuurt in een gestructureerd formaat dat door computersystemen automatisch kan worden gelezen en verwerkt.
Bij een traditionele factuur maakt een ondernemer bijvoorbeeld een pdf en stuurt die per e-mail naar de klant. Bij een e-factuur worden de factuurgegevens zo vastgelegd dat de software van de ontvanger de gegevens automatisch kan uitlezen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- bedrijfsnaam;
- btw-nummer;
- omschrijving;
- aantal;
- prijs;
- btw-tarief;
- btw-bedrag;
- totaalbedrag;
- betaalgegevens.
De ontvanger hoeft deze gegevens daardoor niet handmatig over te typen. Dat is een belangrijk verschil. Een e-factuur is dus niet simpelweg een digitale versie van een papieren factuur. Het gaat om gestructureerde gegevens die door software kunnen worden verwerkt.
OpenPeppol omschrijft een e-factuur als een factuur die wordt gemaakt in een gestructureerd digitaal gegevensformaat dat bedoeld is voor automatische verwerking. Een pdf of afbeelding valt daar niet automatisch onder.
Is een pdf een e-factuur?
Nee, niet in de betekenis waarin de term e-factuur tegenwoordig wordt gebruikt. Een pdf-factuur is wel een elektronische factuur in de alledaagse betekenis van het woord, maar technisch gezien is een pdf geen gestructureerde e-factuur.
Het verschil ziet er ongeveer zo uit:
| Factuur | Kan software de gegevens automatisch verwerken? |
|---|---|
| Papieren factuur | ❌ Nee |
| Pdf per e-mail | ❌ Niet zonder extra verwerking |
| Excel-factuur | ❌ Niet standaard |
| Word-factuur | ❌ Niet standaard |
| UBL-factuur | ✅ Ja |
| E-factuur via Peppol | ✅ Ja |
Een pdf factuur kan eventueel samen met een gestructureerd factuurbestand worden meegestuurd of als leesbare weergave worden gebruikt. Maar alleen een pdf versturen maakt een factuur nog geen echte gestructureerde e-factuur.
Voorbeeld
Stel dat je een factuur van €1.210 inclusief btw verstuurt.
Bij een pdf ziet de ontvanger bijvoorbeeld:
Totaal: € 1.210,00
Een boekhoudprogramma moet vervolgens zelf proberen te bepalen wat het factuurnummer, btw-bedrag, factuurdatum en andere gegevens zijn.
Bij een gestructureerde e-factuur zijn deze gegevens afzonderlijk beschikbaar. De software weet bijvoorbeeld:
- factuurnummer = 2026-00125
- btw = €210
- totaal = €1.210
- btw-tarief = 21%
- factuurdatum = 10-08-2026
Daardoor kan de factuur automatisch worden verwerkt.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk en afsprakenstelsel voor het digitaal uitwisselen van zakelijke documenten. Het netwerk wordt gebruikt voor onder andere:
- e-facturen;
- e-orders;
- andere elektronische bedrijfsdocumenten.
Peppol zorgt ervoor dat verschillende softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren volgens gestandaardiseerde afspraken. Je kunt het vergelijken met e-mail. Bij e-mail hoef je niet dezelfde e-mailprovider te gebruiken als de ontvanger. Je kunt vanuit Gmail een bericht sturen naar iemand met Outlook.
Bij Peppol werkt het vergelijkbaar: de verzender en ontvanger hoeven niet hetzelfde boekhoud- of facturatieprogramma te gebruiken. Je gebruikt een Peppol-gecertificeerde serviceprovider om verbinding te maken met het netwerk.
Hoe werkt Peppol?
Peppol maakt gebruik van een zogenoemd vierhoeksmodel. Dat klinkt ingewikkeld, maar het idee is eenvoudig.
Je hebt:
- De leverancier: De leverancier maakt een e-factuur in zijn facturatie- of boekhoudprogramma.
- De serviceprovider van de leverancier: De factuur gaat via zijn Peppol-serviceprovider naar de serviceprovider van de klant.
- De serviceprovider van de klant: De klant ontvangt de factuur vervolgens in zijn eigen software.
- De klant: De klant (en ook leverancier) hoeven dus niet dezelfde software te gebruiken.
Dat is een van de grote voordelen van Peppol. OpenPeppol noemt interoperabiliteit, automatisering en keuzevrijheid tussen serviceproviders als belangrijke onderdelen van het netwerk.
Wat is een Peppol-ID?
Een Peppol-ID is een digitaal adres waarmee een organisatie binnen het Peppol-netwerk kan worden gevonden. Het zorgt ervoor dat een e-factuur bij de juiste organisatie terechtkomt. Een Peppol-ID is dus vergelijkbaar met een adres voor elektronische zakelijke documenten. Welke identificatie wordt gebruikt, hangt af van het land, de organisatie en de gekozen identificatiestructuur.
Bij factureren aan Nederlandse overheidsorganisaties kan bijvoorbeeld een OIN (Organisatie-identificatienummer) een rol spelen. De Rijksoverheid gebruikt het OIN als digitaal adres voor e-facturen. Je hoeft overigens niet zelf een Peppol-netwerk aan te leggen. Je gebruikt daarvoor een aangesloten serviceprovider.
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. UBL is een gestandaardiseerd XML-formaat waarin zakelijke documenten, waaronder facturen, kunnen worden vastgelegd. Je kunt UBL zien als de digitale taal waarin de factuurgegevens worden opgeslagen.
Een mens ziet bijvoorbeeld:
Factuurnummer: 2026-00125
Totaal: €1.210
Btw: €210
Een computer ziet gestructureerde gegevens met velden en waarden. Dat maakt automatische verwerking mogelijk. UBL wordt onder andere gebruikt binnen de Peppol-specificaties. OpenPeppol beschrijft de Peppol BIS-specificaties als gebaseerd op UBL.
Belangrijk: UBL en Peppol zijn niet hetzelfde.
- UBL = een manier om de factuurgegevens gestructureerd vast te leggen.
- Peppol = een netwerk en afsprakenstelsel om elektronische documenten uit te wisselen.
Je kunt dus een UBL-factuur hebben zonder dat deze via Peppol wordt verstuurd.
Wat is EN 16931?
EN 16931 is de Europese standaard voor elektronische facturering. De standaard beschrijft onder andere welke gegevens en betekenissen een elektronische factuur moet bevatten.
De Europese Commissie beschrijft EN 16931 als de Europese standaard voor e-facturering. De standaard bevat onder meer een semantisch datamodel waarin de betekenis van de belangrijkste factuurgegevens wordt vastgelegd.
Waarom is dit belangrijk? Zonder standaarden zouden verschillende boekhoudprogramma’s allemaal hun eigen manier kunnen gebruiken om een factuur digitaal vast te leggen. Met een gemeenschappelijke standaard kunnen systemen gemakkelijker met elkaar communiceren.
Wat is het verschil tussen pdf, UBL en e-factureren?
Deze termen worden regelmatig door elkaar gebruikt. Dat is niet helemaal juist.
Pdf: Een pdf is vooral bedoeld om door mensen gelezen te worden.
UBL: UBL is een gestructureerd formaat waarin factuurgegevens digitaal kunnen worden vastgelegd.
E-factuur: Een e-factuur is een factuur die in een gestructureerd formaat wordt opgesteld en elektronisch tussen systemen kan worden verwerkt.
Peppol: Peppol is een netwerk en afsprakenstelsel waarmee dergelijke elektronische documenten kunnen worden uitgewisseld.
Een eenvoudige manier om het verschil te onthouden:
UBL = de taal
Peppol = het netwerk
E-factuur = het elektronische document
Is e-factureren verplicht in Nederland?
Voor alle Nederlandse ondernemers onderling is e-factureren op dit moment niet algemeen verplicht. Je kunt dus niet stellen dat iedere zzp’er in Nederland vanaf een bepaalde datum verplicht via Peppol moet factureren. Er zijn echter belangrijke uitzonderingen en ontwikkelingen. Voor facturen aan de overheid gelden bijvoorbeeld andere regels. Daarnaast verandert de Europese regelgeving de komende jaren.
Daarom is het verstandig om e-factureren niet alleen te bekijken als een verplichting van vandaag, maar ook als een ontwikkeling waarop je je administratie en facturatiesoftware kunt voorbereiden.
E-facturen aan de overheid
Als je aan de Nederlandse overheid levert, is e-factureren extra belangrijk. De overheid kan elektronische facturen ontvangen en stimuleert het gebruik van Peppol. Voor de Rijksoverheid geldt dat leveranciers elektronisch moeten factureren volgens de daarvoor geldende afspraken. Een pdf-factuur per e-mail is daarbij niet hetzelfde als een e-factuur.
De Rijksoverheid ontving in 2025 bijna 2 miljoen elektronische facturen, goed voor 86% van alle ontvangen facturen. Ongeveer de helft daarvan kwam via Peppol binnen. Dat laat goed zien dat e-factureren inmiddels geen toekomstmuziek meer is. Het wordt al op grote schaal gebruikt.
E-factureren voor zzp’ers
Ben je zzp’er? Dan hoef je niet automatisch direct volledig over te stappen op Peppol. Maar het kan wel interessant zijn. Vooral als je:
- aan de overheid levert;
- aan grote bedrijven levert;
- veel facturen verstuurt;
- veel facturen ontvangt;
- je administratie wilt automatiseren;
- minder handmatig werk wilt;
- met buitenlandse klanten werkt;
- je facturatie toekomstbestendig wilt maken.
Een zzp’er die bijvoorbeeld iedere maand 50 facturen verstuurt, kan veel voordeel hebben van automatische factuurverwerking. De factuur wordt gemaakt → verzonden → ontvangen → verwerkt → gekoppeld aan de administratie. Hoe meer handmatige handelingen je kunt vermijden, hoe groter het potentiële voordeel.
E-factureren en de EU: ViDA
Een belangrijke ontwikkeling is VAT in the Digital Age (ViDA).
Dit is een omvangrijke Europese hervorming van het btw-stelsel. De Europese Commissie heeft het ViDA-pakket in maart 2025 formeel aangenomen. De maatregelen worden gefaseerd ingevoerd tot 2035.
Voor e-factureren is vooral 1 juli 2030 een belangrijke datum. Vanaf die datum worden voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU nieuwe digitale rapportageverplichtingen ingevoerd en wordt gestructureerde e-facturering de standaard voor de betreffende transacties. Dat betekent niet dat iedere Nederlandse zzp’er vanaf 1 juli 2030 automatisch voor iedere Nederlandse factuur verplicht Peppol moet gebruiken. De precieze verplichtingen hangen af van de soort transactie en de Nederlandse implementatie van de Europese regels.
Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken tussen:
e-factureren in Nederland
en
de Europese verplichtingen voor grensoverschrijdende transacties
Wat verandert er vanaf 2030?
De Europese ontwikkeling gaat richting een situatie waarin elektronische, gestructureerde facturen een veel grotere rol spelen. Voor ondernemers die zaken doen met andere EU-landen is dit bijzonder relevant.
De Europese Commissie geeft aan dat vanaf 1 juli 2030 e-facturering en digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU onderdeel worden van het nieuwe systeem.
Het doel is onder andere:
- btw-fraude verminderen;
- btw-administratie digitaliseren;
- gegevens sneller beschikbaar maken;
- grensoverschrijdend ondernemen eenvoudiger maken;
- factuurverwerking verder automatiseren.
Voor ondernemers betekent dit vooral: Wachten tot het verplicht wordt is waarschijnlijk niet de meest handige strategie.
Als je nu al een factuur- en boekhoudprogramma gebruikt dat e-facturatie met Peppol ondersteunt, kun je ervaring opdoen met de nieuwe manier van werken voordat het noodzakelijk wordt.
Hoe verstuur je een e-factuur via Peppol?
In de praktijk is het veel eenvoudiger dan het technische verhaal doet vermoeden.
Je hebt meestal nodig:
- een factuur- of boekhoudprogramma dat e-factureren ondersteunt;
- een aansluiting op een Peppol-serviceprovider;
- de gegevens van je klant;
- het juiste Peppol-adres van de klant.
Vervolgens maak je gewoon een factuur zoals je dat gewend bent. Je kiest vervolgens voor het versturen als e-factuur. De software zorgt voor de technische omzetting en verzending. Je hoeft dus normaal gesproken niet zelf XML-bestanden te programmeren.
Ook bij e-facturen blijft het belangrijk om een duidelijke betalingstermijn op de factuur te vermelden. De elektronische verzending via Peppol verandert niets aan de afspraken over wanneer je klant moet betalen. Lees meer over de betalingstermijn op een factuur.
Hoe ontvang je een e-factuur?
Hetzelfde geldt voor ontvangen. Als je administratie geschikt is voor e-factureren en aangesloten is op Peppol, kan een leverancier een e-factuur naar jouw organisatie sturen. De factuur komt vervolgens in je boekhoud- of facturatiesysteem terecht.
Daarmee kun je bijvoorbeeld:
- de factuur automatisch laten inlezen;
- leveranciergegevens herkennen;
- bedragen automatisch overnemen;
- btw verwerken;
- een betaalopdracht voorbereiden;
- de factuur digitaal archiveren.
De exacte mogelijkheden verschillen per softwarepakket.
Een e-factuur verandert niets aan de normale regels rondom betaling. Betaalt je klant niet op tijd, dan kun je eerst een betalingsherinnering sturen. Als betaling daarna uitblijft, kan een aanmaning de volgende stap zijn. Lees ook wat je kunt doen als een klant een factuur niet betaalt.
Wat zijn de voordelen van e-factureren?
Er zijn behoorlijk wat voordelen voor e-factureren:
- Minder handmatig werk: Je hoeft factuurgegevens minder vaak handmatig over te typen.
- Minder fouten: Hoe minder gegevens handmatig worden ingevoerd, hoe kleiner de kans op typefouten.
- Snellere verwerking: Een elektronische factuur kan rechtstreeks van systeem naar systeem worden verwerkt.
- Betere administratie: Factuurgegevens zijn gestructureerd beschikbaar.
- Automatisering: Je kunt facturen koppelen aan boekhouding, betalingen en administratieve workflows.
- Minder papier: Er hoeft geen papieren factuur te worden geprint, verstuurd en verwerkt.
- Internationale handel: Gestandaardiseerde elektronische facturering maakt het eenvoudiger om met bedrijven in andere landen te communiceren.
- Betere schaalbaarheid: Bij een paar facturen per maand is handmatig werken misschien geen probleem. Bij honderden of duizenden facturen wordt automatisering veel interessanter.
OpenPeppol noemt onder meer minder handmatige fouten, lagere transactiekosten, efficiëntere verwerking en gestandaardiseerde gegevens als voordelen van e-facturering.
Zijn e-facturen veiliger?
E-factureren via een gestandaardiseerd netwerk kan de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van factuuruitwisseling verbeteren. Peppol werkt met aangesloten serviceproviders en gestandaardiseerde afspraken. Maar: Een e-factuur betekent niet automatisch dat fraude onmogelijk is.
Ook bij e-factureren moet je bijvoorbeeld controleren:
- klopt de leverancier?
- klopt het bedrag?
- klopt het rekeningnummer?
- klopt de bestelling?
- verwachtte je deze factuur?
Een frauduleuze factuur kan immers ook digitaal worden aangeboden.
E-facturering kan wel helpen om de technische uitwisseling betrouwbaarder en minder foutgevoelig te maken.
Wat kost e-factureren?
Dat hangt af van de oplossing die je gebruikt. Sommige factuur- en boekhoudprogramma’s bieden e-facturatie als onderdeel van hun abonnement.
Andere aanbieders rekenen bijvoorbeeld:
- per e-factuur;
- per maand;
- per gebruiker;
- voor een Peppol-aansluiting;
- voor aanvullende functies.
Vergelijk daarom niet alleen de prijs.
Kijk ook naar:
- ondersteuning van Peppol;
- ontvangen én verzenden;
- UBL;
- automatische verwerking;
- koppeling met boekhouding;
- aantal facturen;
- ondersteuning voor buitenlandse klanten;
- mogelijkheden voor automatisering.
Voor een ondernemer die slechts enkele facturen per maand verstuurt kan een eenvoudige oplossing voldoende zijn.
Voor een onderneming met honderden facturen per maand kunnen de automatiseringsmogelijkheden veel belangrijker zijn dan een paar euro verschil in abonnementskosten.
Kan ik met Excel of Word e-factureren?
Een factuur maken in Excel of Word kan prima voor een gewone factuur, zolang je aan de factuureisen voldoet. Maar Excel of Word maakt niet automatisch een volwaardige gestructureerde e-factuur. Daarvoor heb je software nodig die een geschikt e-factuurformaat kan maken en eventueel via Peppol kan verzenden. Wil je structureel e-factureren, dan is een geschikt factuur- of boekhoudprogramma meestal praktischer.
E-factureren en je boekhouding
Een van de grootste voordelen van e-factureren zit niet alleen in het versturen van de factuur. Het gaat vooral om wat er daarna gebeurt. Stel dat je 100 inkoopfacturen ontvangt. Bij een traditionele werkwijze moet je mogelijk:
- de e-mail openen;
- de pdf downloaden;
- de factuur controleren;
- gegevens overnemen;
- btw controleren;
- de factuur boeken;
- de factuur opslaan;
- de betaling klaarzetten.
Bij een goed ingerichte elektronische administratie kunnen meerdere van deze stappen worden geautomatiseerd. Daarom is het verstandig om e-factureren niet alleen te zien als een andere manier om een factuur te versturen maar als onderdeel van een volledig digitale administratie.
E-factureren en Peppol: veelgestelde vragen
Is Peppol verplicht?
Niet voor iedere Nederlandse ondernemer en niet voor iedere factuur. Er zijn wel specifieke verplichtingen, bijvoorbeeld bij bepaalde overheidsopdrachten, en Europese regels zorgen de komende jaren voor verdere uitbreiding van e-facturering.
Is een pdf een e-factuur?
Een pdf is geen gestructureerde e-factuur. Voor automatische verwerking is een gestructureerd formaat nodig.
Is UBL hetzelfde als Peppol?
Nee. UBL is een gestructureerd formaat voor zakelijke documenten. Peppol is een netwerk en afsprakenstelsel voor elektronische uitwisseling.
Heb ik als zzp’er Peppol nodig?
Niet automatisch. Het hangt onder andere af van je klanten en de manier waarop je wilt factureren. Voor zzp’ers die aan overheden leveren of hun administratie verder willen automatiseren kan Peppol interessant zijn.
Kan ik via Peppol naar iedere klant factureren?
Je klant moet bereikbaar zijn via het Peppol-netwerk en de relevante documentsoort kunnen ontvangen. Je software of serviceprovider kan doorgaans controleren of een ontvanger beschikbaar is.
Moet mijn klant hetzelfde boekhoudprogramma gebruiken?
Nee. Dat is juist een belangrijk voordeel van het Peppol-model. De verzender en ontvanger kunnen verschillende systemen en serviceproviders gebruiken.
Kan ik een e-factuur ook als pdf versturen?
Dat kan afhankelijk van de afspraken met je klant en de gebruikte software. Een pdf is echter niet hetzelfde als de gestructureerde e-factuur.
Is e-factureren alleen voor grote bedrijven?
Nee. Ook zzp’ers en kleine ondernemingen kunnen e-factureren. Juist wanneer je veel facturen verwerkt kan automatisering interessant zijn.
Is e-factureren verplicht vanaf 2030?
Niet simpelweg voor iedere factuur en iedere ondernemer. Vanaf 1 juli 2030 gelden onder ViDA nieuwe regels voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. De precieze gevolgen hangen af van de transactie en nationale implementatie.
Wat is het voordeel van Peppol?
Je kunt elektronische zakelijke documenten volgens gestandaardiseerde afspraken uitwisselen zonder dat verzender en ontvanger noodzakelijkerwijs hetzelfde softwarepakket gebruiken.
Kan ik nog gewoon een papieren factuur sturen?
In veel situaties kan dat nog steeds, maar er bestaan uitzonderingen en specifieke regels. Bij facturering aan overheden kunnen elektronische facturen bijvoorbeeld verplicht zijn.
Conclusie: moet je als ondernemer nu al beginnen met e-factureren?
Voor de meeste Nederlandse ondernemers is e-factureren vandaag niet voor iedere factuur verplicht. Toch is het een ontwikkeling die je niet moet negeren.
De Nederlandse overheid gebruikt Peppol al op grote schaal en in Europa wordt steeds verder toegewerkt naar gestandaardiseerde elektronische facturering. Bovendien worden vanaf 1 juli 2030 belangrijke nieuwe Europese regels voor grensoverschrijdende B2B-transacties van kracht.
Voor ondernemers kan het daarom verstandig zijn om nu al te controleren of het eigen factuur- of boekhoudprogramma e-factureren ondersteunt.
De belangrijkste punten van e-factureren op een rij
E-factureren = facturen digitaal en gestructureerd uitwisselen.
Pdf = digitaal leesbaar, maar niet automatisch een gestructureerde e-factuur.
UBL = een gestandaardiseerde digitale manier om factuurgegevens vast te leggen.
EN 16931 = Europese standaard voor elektronische facturering.
Peppol = internationaal netwerk en afsprakenstelsel voor elektronische zakelijke documenten.
Peppol-ID = digitaal adres waarmee een organisatie binnen het Peppol-netwerk kan worden gevonden.
2030 = belangrijke Europese mijlpaal voor e-facturering en digitale rapportage bij grensoverschrijdende B2B-transacties.
De belangrijkste reden om met e-factureren aan de slag te gaan is uiteindelijk niet alleen regelgeving. Het is vooral automatisering. Hoe meer facturen automatisch van jouw administratie naar die van je klant kunnen gaan — en andersom — hoe minder tijd je kwijt bent aan overtypen, controleren en administratieve handelingen. En dat is precies waar factureren de komende jaren naartoe gaat: van een document dat je per e-mail verstuurt naar gestructureerde gegevens die automatisch door administraties worden verwerkt.
