Online factuur versturen

Hoe kan je digitaal factureren?

Onze maatschappij digitaliseert, zo ook de online factuur. Verstuur jij je facturen al digitaal? Dit kan als PDF-factuur (een PDF-bestand) en als UBL-factuur (een XML-bestand). Digitaal factureren en de factuur online naar je klant versturen heeft veel voordelen, voor zowel de zzp’er als grote ondernemer.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.

Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:

Je mag je facturen digitaal of op papier versturen. Een digitale factuur moet aan dezelfde wettelijke factuureisen voldoen als een papieren factuur. Daarnaast moet je bij digitaal factureren kunnen waarborgen dat de online factuur echt van jou afkomstig is, dat de inhoud niet ongemerkt is gewijzigd en dat de factuur leesbaar blijft. De Belastingdienst stelt daarbij dat je afnemer akkoord moet gaan met digitale facturering.

Een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt is iets anders dan een e-factuur. Bij e-factureren wordt de factuur als een gestructureerd bestand, bijvoorbeeld UBL, elektronisch verwerkt door de administratie van je klant. Een digitale online factuur die je in PDF-formaat (bekijk PDF factuur voorbeelden) of als UBL factuur (XML-bestand) via e-mail verstuurt moet aan dezelfde eisen voldoen als de papieren factuur.

Wat zijn de voordelen van digitaal factureren?

• Het is veel goedkoper, omdat het je geen afdrukkosten, briefpapier, enveloppen en postzegels kost. Je kunt zo tot 75 procent op je huidige factureringskosten besparen.
• Het bespaart veel tijd doordat de administratie sneller en efficiënter verloopt. Je kunt bijvoorbeeld ook je huidige boekhoudpakket koppelen aan het systeem voor elektronisch e-factureren. Zo kun je je meer concentreren op je kernactiviteiten.
• Bij uitblijven van betalingen kunnen factuurherinneringen automatisch worden verstuurd.
• Het kan jouw klanten ook tijd en geld besparen. De inkomende facturen zouden door je klanten namelijk ook elektronisch verwerkt kunnen worden.
• Het is veilig. De authenticiteit van iedere factuur is gewaarborgd.

Wat zijn de nadelen van digitaal factureren?

• Je klanten moeten je online factuur wel accepteren. Het is daarom aan te raden vooraf te peilen of je klanten er wel op zitten te wachten om je factuur online te ontvangen.

Voorbeeld e-factureren

Veel facturen worden per e-mail als PDF verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van je rekening een gestructureerd digitaal bestand – UBL-factuur in .xml bestand – dat elektronisch bij je klant wordt aangeleverd en automatisch kan worden verwerkt in een boekhoudprogramma.

PDF-factuur of e-factuur: wat is het verschil?

Een factuur online versturen kan op verschillende manieren. De meest bekende manier is een factuur als PDF-bestand per e-mail naar je klant sturen. Maar een PDF-factuur is iets anders dan een echte e-factuur.

Een PDF-factuur is in feite een digitale versie van een papieren factuur. Je maakt de factuur op, slaat deze op als PDF en stuurt het bestand bijvoorbeeld per e-mail naar je klant. De klant kan de online factuur vervolgens zelf in de administratie verwerken.

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand, bijvoorbeeld in UBL-formaat. De gegevens op de factuur zijn daarbij zo opgebouwd dat een boekhoud- of administratiesysteem deze automatisch kan uitlezen en verwerken. Hierdoor hoeft je klant de factuurgegevens niet handmatig over te nemen.

Kort gezegd:

• PDF = digitaal document dat door een persoon wordt gelezen.
• UBL/e-factuur = gestructureerde factuur die door software kan worden verwerkt.
• Een PDF die je per e-mail verstuurt, is dus niet automatisch een e-factuur.

Voor veel zzp’ers is een PDF-factuur per e-mail nog steeds de eenvoudigste oplossing. Werk je echter voor de overheid of een organisatie die e-facturatie verplicht stelt, dan kan een echte e-factuur nodig zijn. De Rijksoverheid accepteert voor bepaalde opdrachten bijvoorbeeld geen PDF-factuur per e-mail, maar verlangt een e-factuur.

Gemakkelijk een eigen online factuur maken en versturen?

Als zzp’er ook gemakkelijk en snel online factureren? Ideaal voor zzp’ers en freelancers die op zoek zijn naar eenvoudige software voor het online versturen van professioneel ogende facturen zijn er diverse factuur- en boekhoudprogramma’s die jouw facturatie automatisch als PDF-factuur en UBL-factuur klaar zet om via e-mail te versturen.

 

Voeg betaallink of QR-code toe voor een snelle betaling

Online factuur verstuurd: wat doe je daarna?

Een online factuur versturen is pas de eerste stap. Nadat je de factuur hebt verzonden, is het belangrijk om de betaling goed te volgen en je administratie bij te werken. Zo voorkom je dat een factuur onnodig blijft openstaan.

Bewaar een kopie van je factuur

Bewaar van iedere factuur die je verstuurt een kopie in je administratie. Dit geldt ook wanneer je de factuur digitaal per e-mail hebt verstuurd. Digitale facturen moet je digitaal bewaren in de vorm waarin je ze hebt verstuurd. De algemene fiscale bewaartermijn voor facturen is 7 jaar.

Een factuurprogramma kan dit automatisch voor je bijhouden. Je hebt dan niet alleen een overzicht van alle verzonden facturen, maar kunt ook eenvoudig zien welke facturen nog openstaan.

Controleer of de online factuur is betaald

Houd na het versturen in de gaten wanneer de betalingstermijn afloopt. Is de betaling binnen? Dan kun je de factuur als betaald markeren in je administratie.

Blijft een factuur onbetaald, stuur dan op tijd een vriendelijke betalingsherinnering. Wacht daar liever niet te lang mee. Hoe langer je wacht met opvolgen, hoe groter de kans dat een openstaande factuur uit het oog wordt verloren.

Automatisch opvolgen bespaart tijd

Met online facturatiesoftware kun je het opvolgen van facturen gedeeltelijk automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld een melding krijgen wanneer de betalingstermijn is verstreken of automatisch een betalingsherinnering laten versturen.

Combineer je de factuur bovendien met een betaallink of QR-code, dan maak je het je klant zo gemakkelijk mogelijk om direct te betalen.

Controleer vóór het versturen nog één keer je factuur

Een fout in een online factuur kan voor onnodige vertraging zorgen. Controleer daarom voordat je op ‘Versturen’ klikt in ieder geval:

• de naam en adresgegevens van je klant;
• het factuurnummer;
• de factuurdatum;
• de omschrijving van je product of dienst;
• het bedrag exclusief btw;
• het juiste btw-tarief en btw-bedrag;
• het totaalbedrag;
• je IBAN en betaalgegevens;
• de betalingstermijn.

Op een factuur moeten verschillende gegevens verplicht worden vermeld. De Belastingdienst noemt onder meer de naam en het adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, bedragen en btw.

Tip: met een factuurprogramma kun je veel van deze controles automatiseren. Je klantgegevens, factuurnummers en btw-berekeningen worden dan automatisch ingevuld, waardoor de kans op fouten kleiner wordt.

Veelgestelde vragen over een online factuur versturen

Is digitaal factureren verplicht voor zzp’ers?

Nee, niet iedere zzp’er is verplicht om digitaal te factureren. Wel kunnen bepaalde klanten eisen dat je facturen digitaal aanlevert. Dit geldt bijvoorbeeld bij sommige overheidsopdrachten, waarbij een echte e-factuur kan worden gevraagd. Controleer daarom altijd welke factuurmethode je klant accepteert voordat je een factuur verstuurt.

Hoe verstuur ik een factuur als PDF?

Je maakt de factuur in een factuurprogramma of ander geschikt programma en slaat deze op als PDF. Vervolgens voeg je de PDF toe aan een e-mail en stuur je deze naar je klant. Met een online factuurprogramma kun je dit proces veel eenvoudiger maken. Je kunt de factuur dan vaak rechtstreeks vanuit het programma versturen en bijhouden of de factuur nog openstaat.

Kan ik een factuur via WhatsApp versturen?

Technisch gezien kun je een factuur als PDF via WhatsApp naar je klant sturen. Het is wel verstandig om vooraf te controleren of je klant deze manier van factureren accepteert. Voor zakelijke facturen is e-mail of een facturatieplatform meestal overzichtelijker. Zorg er daarnaast voor dat je de factuur zelf goed bewaart in je administratie.

Kan ik een betaallink aan mijn online factuur toevoegen?

Ja. Met een betaallink kan je klant rechtstreeks vanuit de factuur of e-mail naar een betaalpagina gaan. Dit kan de drempel om te betalen verlagen en maakt het voor je klant eenvoudiger om de factuur direct af te rekenen. Je kunt ook een QR-code gebruiken waarmee je klant de betaalgegevens eenvoudig kan openen.

Kan ik een online factuur na verzending nog aanpassen?

Een verstuurde online factuur kun je niet zomaar aanpassen alsof de oorspronkelijke factuur nooit heeft bestaan. Staat er een fout in een factuur, dan is het belangrijk om dit op de juiste manier te corrigeren. Afhankelijk van de situatie kan een creditfactuur nodig zijn, waarna je een nieuwe correcte factuur verstuurt. Bewaar zowel de oorspronkelijke factuur als de correctie in je administratie.

Hoe lang moet ik digitale facturen bewaren?

Facturen behoren tot je administratie en moeten in principe 7 jaar worden bewaard. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale facturen moet je ook digitaal kunnen bewaren en terugvinden. Bewaar een PDF-factuur daarom niet alleen in je mailbox, maar zorg ervoor dat deze onderdeel is van je administratie.

Wat doe ik als mijn klant niet betaalt?

Controleer eerst of de betalingstermijn is verstreken. Is dat het geval, dan kun je een betalingsherinnering sturen. Houd daarbij de communicatie met je klant en de openstaande factuur goed bij. Een factuurprogramma kan helpen door openstaande facturen automatisch te signaleren en eventueel herinneringen te versturen.

Hoe weet ik welke facturen nog niet betaald zijn?

In een online factuurprogramma kun je meestal zien welke facturen zijn verzonden, betaald of nog openstaan. Daardoor hoef je niet zelf in verschillende e-mails of bankafschriften te zoeken. Een duidelijk overzicht van openstaande facturen helpt je bovendien om op tijd een betalingsherinnering te sturen.

Wat is het voordeel van online factureren?

Online factureren bespaart tijd en maakt het eenvoudiger om je administratie bij te houden. Je kunt facturen snel versturen, betaalgegevens toevoegen en vaak automatisch zien welke facturen nog openstaan. Daarnaast kun je vanuit veel factuurprogramma’s eenvoudig PDF-facturen maken en, wanneer dat nodig is, e-facturen in UBL-formaat versturen.

Kan ik vanuit een factuurprogramma automatisch facturen versturen?

Ja. Veel online factuurprogramma’s bieden de mogelijkheid om facturen rechtstreeks vanuit het programma naar je klant te versturen. Vaak kun je daarnaast ook automatische betalingsherinneringen instellen, facturen als betaald markeren en je administratie bijhouden. Dat maakt online factureren vooral interessant als je regelmatig meerdere klanten factureert.