Een Peppol-ID is het digitale adres waarmee een onderneming of organisatie via het Peppol-netwerk kan worden gevonden voor het ontvangen en versturen van elektronische documenten. Je kunt het vergelijken met een digitaal postadres voor e-facturen.
Maar wat is een Peppol-ID precies? Is het hetzelfde als je KVK-nummer? Kun je je btw-nummer gebruiken? Waar vind je het Peppol-ID van een klant? En moet je zelf een Peppol-ID aanvragen?
Een Peppol-ID is het digitale adres van je onderneming voor elektronische facturen.
In deze complete uitleg lees je alles over het Peppol-ID, hoe het werkt en wat je als ondernemer in Nederland moet weten.
Kort gezegd: een Peppol-ID maakt jouw onderneming vindbaar op het Peppol-netwerk. Het is niet per definitie een apart nieuw nummer: het kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op je KVK-nummer, btw-nummer of — bij overheidsorganisaties — OIN.
Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?
Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.
Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:
Wat is een Peppol-ID?
Een Peppol-ID is een identificatie waarmee een onderneming of organisatie op het Peppol-netwerk kan worden gevonden.
Wanneer je via Peppol een elektronische e-factuur naar een klant stuurt, moet het netwerk weten voor welke organisatie de factuur bestemd is. Daarvoor wordt het Peppol-ID gebruikt. Je kunt het daarom het beste vergelijken met een digitaal postadres.
Bij gewone post heb je bijvoorbeeld de NAW-gegevens:
Naam
Straat + huisnummer
Postcode + plaats
Bij een e-factuur via Peppol wordt een elektronische identificatie gebruikt waarmee het systeem de juiste ontvanger kan vinden. De Nederlandse Peppolautoriteit omschrijft het Peppol-ID als het nummer waarmee je op het netwerk vindbaar bent en elektronische berichten kunt ontvangen en verzenden.
Belangrijk om te weten: Een Peppol-ID is niet noodzakelijk een volledig nieuw nummer dat je ergens moet aanvragen.
Het kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:
- je KVK-nummer;
- je btw-identificatienummer;
- een OIN;
- een IBAN.
Welke identificatie wordt gebruikt, hangt af van de organisatie en de identifier scheme die voor de Peppol-registratie wordt gebruikt. Voor Nederlandse bedrijven is het KVK-nummer een veelgebruikte identifier. Voor overheidsorganisaties wordt het OIN gebruikt.
Zo werkt Peppol
Waarom is een Peppol-ID belangrijk?
Zonder een correcte identificatie weet het netwerk niet waar een elektronische factuur naartoe moet. Het Peppol-ID zorgt ervoor dat de juiste organisatie wordt gevonden.
Daarmee helpt Peppol om:
- facturen automatisch te bezorgen;
- fouten bij het adresseren te beperken;
- verschillende boekhoudsystemen met elkaar te laten communiceren;
- elektronische facturen automatisch te verwerken;
- minder handmatig werk te hebben.
Voor ondernemers betekent dat vooral: minder overtypen met kans op fouten en minder administratief werk.
Hoe ziet een Peppol-ID eruit?
Een Peppol-ID bestaat technisch uit een identifier scheme en een identificatiewaarde. Voor een Nederlandse onderneming kan bijvoorbeeld het KVK-nummer worden gebruikt.
Het scheme voor het Nederlandse KVK-nummer is:
0106
Een Peppol-identificatie kan daardoor conceptueel worden weergegeven als:
0106:123456789
Hierbij is:
- 0106 = het scheme voor het Nederlandse KVK-nummer;
- 123456789 = het betreffende KVK-nummer.
Voorbeeld van een Peppol-ID
Het exacte formaat dat je in een boekhoudprogramma ziet, kan per softwarepakket verschillen. De Nederlandse Peppolautoriteit noemt voor Nederlandse organisaties onder andere:
| Identificatie | Identifier scheme | Voorbeeld |
|---|---|---|
| KVK | 0106 | 0106:12345678 |
| OIN | 0190 | 0190:00000000000000000 |
| BTW | 9944 | 9944:NL123456789B01 |
| IBAN | 9918 | 9918:NL00BANK0123456789 |
De Nederlandse richtlijn adviseert voor Nederlandse ondernemingen het KVK-nummer als juridische registratie-identificatie en noemt het btw-nummer als aanvullende identifier.
Let op: bovenstaande voorbeelden zijn illustratief. Gebruik uiteraard nooit zomaar een voorbeeldnummer als Peppol-ID.
Wat is een OIN en wanneer heb je dat nodig?
Een OIN staat voor Organisatie Identificatie Nummer. Dit is vooral belangrijk wanneer je als ondernemer factureert aan een overheidsorganisatie.
Een OIN bestaat uit 20 cijfers en wordt gebruikt als digitaal adres voor gegevensuitwisseling met overheidsorganisaties. Bij e-facturatie aan organisaties van de Rijksoverheid is het OIN verplicht; een factuur met bijvoorbeeld alleen een KVK-nummer wordt daar niet geaccepteerd.
Voor reguliere B2B-facturen aan andere ondernemingen heb je normaal gesproken geen OIN nodig. Daar wordt bijvoorbeeld een KVK- of btw-identifier gebruikt.
Voorbeeld e-facturatie
Factureer je aan:
Een andere onderneming
→ bijvoorbeeld KVK als Peppol-ID.
Factureer je aan:
Een overheidsorganisatie
→ controleer welk OIN de opdrachtgever gebruikt.
Dit is belangrijk wanneer je als zzp’er of bedrijf voor de overheid werkt.
Waar vind ik mijn eigen Peppol-ID?
In veel gevallen hoef je je Peppol-ID niet handmatig op te zoeken. Als je een boekhoud- of factuurprogramma gebruikt dat op Peppol is aangesloten, wordt je registratie en identificatie vaak vanuit het programma geregeld.
Je kunt je Peppol-ID bijvoorbeeld terugvinden:
- in je boekhoudprogramma bij de instellingen voor e-facturatie;
- via je Peppol-serviceprovider;
- via een Peppol Participant Lookup.
Welke gegevens je precies ziet, verschilt per softwareleverancier. Gebruik je bijvoorbeeld Moneybird, MoneyMonk, e-Boekhouden.nl, Shine of DigiBoox? Kijk dan in de instellingen voor:
Peppol
E-facturatie
E-factuur
Elektronische facturatie
Je hoeft meestal niet zelf een XML-bestand of technisch Peppol-adres te configureren.
Hoe vind ik het Peppol-ID van een klant?
Dit is een belangrijke praktische vraag. Je hebt het Peppol-ID van je klant nodig wanneer je een e-factuur via Peppol wilt versturen. Je kunt daarvoor gebruikmaken van de Peppol Participant Lookup Tool. De Nederlandse Peppolautoriteit geeft aan dat je hiermee kunt controleren of een organisatie documenten via Peppol kan ontvangen. Je kunt daarbij onder andere zoeken op een KVK-, OIN- of btw-nummer.
Er is daarnaast een internationale Peppol Directory waarin je op organisatienaam kunt zoeken naar organisaties die via Peppol documenten kunnen ontvangen. De directory laat echter niet zien of een organisatie ook documenten kan versturen.
Belangrijk verschil
Peppol Directory
→ zoeken op organisatienaam.
Peppol Participant Lookup
→ controleren of een organisatie via een identifier vindbaar is.
Voor het versturen van een factuur is die tweede controle vaak praktischer.
Kan ik zonder Peppol-ID e-factureren?
Als je via het Peppol-netwerk wilt e-factureren, heb je een Peppol-ID nodig om als deelnemer vindbaar te zijn. Maar e-factureren is breder dan alleen Peppol. Er bestaan ook andere manieren om gestructureerde elektronische facturen uit te wisselen.
Voor de meeste ondernemers is Peppol echter een praktische manier om e-facturen met verschillende organisaties en systemen uit te wisselen. Een gewone pdf-factuur per e-mail is daarbij iets anders. Een pdf is digitaal, maar niet automatisch een e-factuur.
Kan ik een e-factuur naar een klant sturen die geen Peppol gebruikt?
Niet via Peppol. Je boekhoudprogramma kan in dat geval vaak een andere verzendmethode gebruiken, bijvoorbeeld e-mail met een pdf-factuur en/of UBL-factuur. Dit is een belangrijk praktisch verschil.
Je kunt dus prima:
Klant A
→ Peppol-factuur
Klant B
→ e-mail met pdf-factuur
Klant C
→ andere elektronische methode met bijvoorbeeld UBL-factuur
Je hoeft dus niet al je klanten tegelijkertijd op Peppol te hebben.
Wat is het verschil tussen Peppol en een Peppol-ID?
Dit wordt vaak door elkaar gehaald.
Peppol
Peppol is het netwerk en het geheel van afspraken en standaarden waarmee organisaties elektronische zakelijke documenten kunnen uitwisselen.
Peppol-ID
Het Peppol-ID is de identificatie waarmee een organisatie binnen dat netwerk wordt gevonden.
Een eenvoudige vergelijking:
Peppol = het postnetwerk
Peppol-ID = het digitale adres
Je hebt beide nodig om elektronische documenten via Peppol naar de juiste organisatie te kunnen sturen.
Conclusie: een Peppol-ID is je digitale adres
Een Peppol-ID zorgt ervoor dat jouw onderneming of organisatie op het Peppol-netwerk kan worden gevonden. Het is daarbij belangrijk om te onthouden dat een Peppol-ID niet automatisch een apart, nieuw nummer is. Je kunt bijvoorbeeld een: KvK-nummer, btw-nummer, OIN of IBAN als identifier gebruiken, afhankelijk van de situatie en de registratie. Voor Nederlandse bedrijven is het KvK-nummer een veelgebruikte keuze; voor overheidsorganisaties speelt het OIN een belangrijke rol.
Voor jou als ondernemer is het belangrijkste dat je niet zelf met technische Peppol-instellingen hoeft te worstelen. Met een geschikt boekhoud- of factuurprogramma kan de aansluiting grotendeels voor je worden geregeld.
Wil je weten hoe het hele systeem werkt? Lees dan ook mijn complete uitleg over e-factureren en Peppol.
