Starten met jouw eigen factuur maken

Je wilt een factuur maken om te worden betaald? Goed werk maar hoe begin je? Vooral veel starters beginnen eerst met een factuur maken in Word of Excel. Dat kan heel goed. Maar ik weet uit ervaring dat dit veel tijd in beslag neemt en ook fout gevoelig is. Je zou hier gewoon eenvoudige facturatiesoftware voor moeten gebruiken. Geeft je zoveel gemak! Je kunt gelijk starten met je factuur maken en direct versturen. Ik heb een paar beste en meest gebruikte online facturatieprogramma’s onder zzp’ers voor je geselecteerd. Allemaal gratis te proberen:

 

De belangrijkste elementen die je moet weten om een factuur te maken

1. Hoe begin je met je factuur maken?

2. Soorten facturen

3. Wat moet er allemaal op een factuur staan?

4. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur

5. Waarmee maak je een factuur?

6. Vervolgstappen na maken factuur

Hoe begin je met je factuur maken?

Starten met factuur maken voor zzp

Om als eigenaar van een kleine onderneming te slagen, of zelfs te overleven, moet je worden betaald. Dit doe je door voor, tijdens of na een project te factureren. Maar dan moet je wel weten hoe je een factuur moet maken. Waar begin je? Hoe en waarmee maak je makkelijk een professioneel ogende rekening die vlot wordt betaald? Hoe en wanneer stuur je het naar je klant? Veel vragen waarop ik je een antwoord zal proberen te geven.

Een factuur, die ook wel een rekening of nota wordt genoemd, is een belangrijk document waarmee je vraagt om betaling voor een product dat je hebt geleverd of een service die je hebt verstrekt. Ook geeft hij aan waar ze de betaling naartoe moeten sturen en onder welke voorwaarden. Van elke factuur die jij uitreikt zul je ook een kopie moeten bewaren. Verder is de factuur een belangrijk onderdeel van jou boekhouding, de btw en de btw-aangifte.

Soorten facturen

Er zijn verschillende soorten facturen die je kunt maken. De gebruikte factuursoorten die worden verstuurd zijn:

  • Standaard factuur. Een normale factuur die wordt verzonden na de voltooiing van een project. Dit type factuur wordt het meeste gemaakt. In de opmaak ben je vrij. Het kan een simpele vormgeving hebben, een mooi design of speciaal ingericht als uren factuur voor gewerkte uren met uurtarief.
  • Proforma factuur. Een voorlopige factuur. Deze factuur geeft een verwachting van hoeveel een bedrijf in rekening zal gaan brengen voor goederen of diensten die geleverd gaan worden.
  • Tussentijdse factuur / Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur. Dit zijn facturen die tussendoor worden verzonden tijdens een langlopend project. Hierbij wordt een deel (percentage) van het totaalbedrag tussentijds gefactureerd. Als laatste volgt de eindfactuur.
  • Creditfactuur. Een normale (standaard) factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van een eerder verstuurde factuur.
  • Vereenvoudigde factuur. Bij kleine factuurbedragen is er een mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon uit te reiken of te ontvangen.
  • Achterstallige facturen. Zijn betalingsherinneringen die worden verzonden wanneer een factuur achterstallig is, de vervaldatum is dan reeds verstreken en de rekening is nog steeds niet betaald.
  • Terugkerende facturen. Gebruikt voor terugkerende klanten. Denk hierbij aan abonnementen die wekelijks, maandelijks of jaarlijks automatisch worden gefactureerd.

Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan?

Factuurvoorwaarden waaraan een factuur moet voldoen

Zodra je gaat beginnen met je eigen factuur opmaken, dan zul je er op moeten letten dat alle regels en eisen die de Belastingdienst er aan stelt er op moeten komen te staan. Ook zijn er essentiële componenten nodig om een ​​factuur op te kunnen stellen.

Zorg ervoor dat je altijd het volgende opneemt:

  • Jouw bedrijfsnaam en contactgegevens
  • De gegevens van jouw klant
  • Een uniek factuurnummer (voor jouw administratie)
  • Datum van uitgifte
  • Vervaldatum (de periode waarbinnen je verwacht te worden betaald)
  • Omschrijving van de artikelen of dienst, de hoeveelheid en de prijs
  • Btw-bedragen, btw-tarieven, toeslagen en eventuele kortingen
  • Betalingsvoorwaarden

Bekijk hier alle uitgebreide factuurvereisten en voorbeelden van de factuuropbouw waaraan je facturatie zal moeten voldoen.

Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur

Voorbeeld van betalingsvoorwaarden opnemen op factuur

Op tijd betaald worden en een gezonde cashflow hebben, is de levensader van elk bedrijf, groot of klein. Maar het is niet altijd zo eenvoudig als het verzenden van een factuur. Betalingsvoorwaarden op facturen beschrijven hoe je verwacht te worden betaald en kunnen details bevatten zoals: betalingstermijn waarbinnen de factuur moet zijn voldaan, evenals andere voorwaarden zoals je gewenste betaalmethode, prikkels voor vroege betalingen en gevolgen van late betalingen.

Jouw betalingscondities zijn dus ook essentiële componenten op elke factuur. Lees meer tips en voorbeelden van betalingsvoorwaarden op factuur.

Waarmee kan je de facturen maken?

Er zijn 3 methodes die veel gebruikt worden om een factuur te maken. Dit kan je doen met een tekstverwerkingsprogramma, spreadsheet programma of slimmer met een speciaal online factuurprogramma.

Waarmee jij de facturatie gaat doen hangt af van jou wensen en bedrijfssituatie. Mijn ervaring is dat gelijk starten met een factuurprogramma die hier speciaal voor ingericht is, de beste methode is. Ook als je maar weinig hoeft te factureren. Hiermee ben je ook vast voorbereid op de toekomst. Want we mogen er wel van uitgaan dat je nog lang ondernemer bent toch? Alle mogelijkheden, functies, voordelen en kosten van een online facturatieprogramma heb ik hier uitgebreid voor je uitgelicht.

Ga je voorkeur toch uit om eerst te starten met een tekstverwerker of spreadsheet programma? Dan heb ik hier een uitgebreide stappenplan voor je om te beginnen.

Start met je factuur maken

Factuur sneller. Krijg sneller betaald.

Hoewel je zelf eenvoudig een factuur kunt maken met een gratis ingerichte factuursjabloon voor Word of Excel kunt gebruiken, is het zoals gezegd, vaak gemakkelijker om gelijk te beginnen met een ​​online factuurprogramma. Kennis heb je niet nodig. Ze zijn zo simpel ingericht dat iedereen er mee kan werken. Start gelijk met prachtige, aangepaste facturen maken die gelijk al aan alle eisen voldoet. Accepteer online betalingen, ontvang meldingen van nog openstaande facturen en krijg sneller betaald. Veel gemak dus!

Wat zijn de stappen zodra de factuur is gemaakt?

Voorbeeld van factuur versturen

Je hebt je factuur gemaakt, wat nu? Verstuur je hem nu zo snel mogelijk. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen.  Klanten zullen de snelheid van ontvangst herkennen en beschouwen betaling daarom als een urgentere taak dan wanneer je de factuur pas dagen later verstuurd.

Tip!

Neem de tijd om te bedenken hoe jij een ​​factuursysteem op gaat zetten dat voor jou situatie het prettigst werkt. Zo zul je uiteindelijk tijd en geld besparen op de lange termijn. In ieder geval succes met de facturatie voor jouw bedrijf!