Proforma factuur voorbeeld

Wat is een proforma factuur?

De buitenlandse klant een prijsopgave geven voor de kosten en inhoud van een order, product of dienst zonder bindend te worden? Vaak voordat internationale bedrijven onderling een deal maken, onderhandelen ze eerst over de voorwaarden van de order, zoals de verkoopprijs, kortingen, verzendkosten en leveringsdatum. Zodra er een overeenkomst is, kan een ​​voorlopig ontwerp van de factuur gemaakt worden met daarop de overeengekomen prestaties. Dit zou je kunnen doen met een proforma factuur als voorlopige overeenkomst. In Nederland hebben we de gewoonte om hiervoor een offerte te gebruiken.

Een proforma factuur is geen officiële factuur maar een voorlopige factuur. Pro forma is een Latijns woord voor: om aan de vorm te voldoen, voor de formaliteit, voor de vorm. Hij is dan ook voor de ‘vorm’. Het is dus een voorlopige factuur – een concept – en dient niet betaald te worden.

Betekenis
De proforma factuur betekenis is letterlijk: voor de vorm.

Spelling: proforma of pro forma?
De correcte schrijfwijze is pro forma met een spatie ertussen. Wereldwijd wordt proforma ook vaak aan elkaar geschreven, dat kan ook.

Synoniemen
Gebruikte synoniemen voor pro forma zijn: proforma – pro-formafactuur – concept factuur – pro-forma nota – proforma invoice (in het Engels)

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Dit type factuur wordt het meest gebruikt voor het in orde maken van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen door de douane. Hij is dan bedoeld als internationale handelsfactuur van exporteurs om de douane een ​​kostenraming en de waarde van import- of exportgoederen te geven van de koper, de importeur.

Het document bevat een omschrijving van goederen, de hoeveelheid, prijs, verzendkosten, gewicht, belastingen en andere specificaties om aan de koper te leveren op de opgegeven datum. Ze verschillen van een normale factuur en geven zoals gezegd geen betalingsverzoek voor definitieve verkoop.

De pro forma factuur lijkt dan ook sterk op het doel van een offerte. Er is hierbij nog ruimte voor onderhandeling voordat de uiteindelijke betaling wordt verricht. Dit type facturen hebben ook geen fiscale waarde en worden dus niet in de boekhouding opgenomen. Sommige bedrijven versturen ze dan ook als een soort offerte of orderbevestiging.

Laten we een voorbeeld nemen. Je hebt bijvoorbeeld een aanvraag van een buitenlandse klant uit de United States (America) ontvangen. Het gaat om een order van 10.000 montage beugels voor zonnepanelen. Dit zal vervoerd en verscheept moeten worden in 50 dozen op 1 pallet. Om de bestelling te bevestigen en alle prijzen, verzendkosten, belastingen en exportkosten voor de douane te tonen, stuur je de aanvrager een pro forma factuur met wat de order totaal gaat kosten.

Op de pro forma factuur die je gaat maken zet je de bedrijfsnaam, contactgegevens en verzendadres van de buitenlandse klant, een artikelbeschrijving (montage beugels voor zonnepanelen), het aantal beugels (10.000), de prijs van de beugels per stuk en totaalprijs. Verder noem je de transportkosten naar het adres van de klant, douanekosten en de betalingsvoorwaarden bij acceptatie van de order.

Op de order zijn geen belastingen van toepassing. Je stuurt de goederen namelijk naar een land buiten de EU. Dan is de btw-verlegd en moet je het 0% btw-tarief gebruiken. Het maakt daarbij niet uit of de klant een particulier of een bedrijf is.

De proforma factuur is nu klaar en gereed om te verzenden.

Nadat de Amerikaanse klant de pro forma factuur heeft ontvangen en aan jou bevestigd heeft – met een handtekening erop – dat hij akkoord gaat met de aangeboden prijs van de order, dan kan je de bestelling in orde gaan maken. Heb je in de betalingsvoorwaarden omschreven dat er bij acceptatie van de bestelling eerst betaald moet worden voordat het op transport gaat? Dan is dit het moment om de pro-formafactuur om te zetten in een geldige eindfactuur om de betaling te vragen.

Zodra je de betaling hebt ontvangen, dan kan de bestelling gereed worden gemaakt voor transport. Omdat je jouw bestelling gaat exporteren naar een land buiten de EU, dan moet je dat de Douane laten weten. Houd ook rekening met invoerrechten en wetgeving in het bestemmingsland en stuur de juiste documenten voor export mee.

Moet je een proforma factuur betalen?

Het antwoord is: nee. Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is maar een voorlopige ‘factuur’ die voorloopt op de levering van zaken of een voorbeeld van de uiteindelijke factuur, hoef je deze dus ook niet te betalen. Je hebt nog geen aankoop gedaan. Omdat je deze factuur niet mag inboeken in de administratie, kan er dus ook geen aftrek van de btw gedaan worden. Dit kan alleen als de officiële factuur is ontvangen.

Hoe maak ik een proforma factuur?

Er is geen specifieke vereiste voor een dergelijke factuur, hij lijkt meestal sterk op een originele verkoopfactuur. Ze mogen geen uniek, opeenvolgend factuurnummering hebben (dit is wel vereist op elke wettelijke btw factuur). Ze moeten wel duidelijk gelabeld zijn als ‘Pro forma’, zodat de klant weet dat het nog geen betalingsverzoek is maar slechts een voorlopige nota.

De pro forma factuur bevat leveringsinformatie zoals:

• Klant gegevens met verzendadres
• Aanmaakdatum en vervaldatum voor hoelang de prijs geldig is
• Product omschrijvingen
• Aantallen
• Product classificaties welke nodig zijn voor de douane
• Netto en bruto productprijzen
• Eventuele verschuldigde belastingen
• Soort verpakking en gewicht
• Leveringsvoorwaarden met transportkosten en eventuele verpakkingskosten
• Betalingsvoorwaarden met het betalingstype dat je jouw klant wilt laten betalen

Een proforma factuur maken? Let dan op dat deze duidelijk te herkennen moet zijn aan de vermelding ‘proforma’ of ‘concept’ in plaats van ‘factuur’. Laat zo een klant zien wat hij kan verwachten van jouw toekomstige deal. Ze kunnen er dan zo als voorbeelden komen uit te zien:

Proforma factuur voorbeelden

Voorbeeld van een internationale pro-formafactuur

Dit bovenstaande voorbeeld is een proforma invoice in het Engels. Dit type factuur wordt gebruikt bij internationaal zakendoen. Dit voorbeeld en tips kun je gratis downloaden in Excel

Voorbeeld van een nationale pro forma offerte

Spreek het lay-out van de pro-forma offerte voorbeeld jou wel aan en wil je deze als basis voor de facturatie van jouw eenmanszaak gaan gebruiken? Ik heb hiervan een kant-en-klare sjabloon gemaakt in Word die je gratis kunt downloaden.

Als ondernemer en eigenaar een bedrijf dat goederen en diensten levert aan klanten, is het belangrijk om te weten welke verschillende soorten facturen je allemaal kunt gebruiken of zou kunnen verwachten. Denk ook bijvoorbeeld aan veel gebruikte creditfacturen of herinneringsfacturen.

Om deze factureren te maken hoef je geen ingewikkelde boekhoudtools te gebruiken. Kies in plaats daarvan een eenvoudige factureringstool om alle soorten facturen die je verzendt aan te maken, vast te leggen en bij te houden in een administratie. Zo zet je bijvoorbeeld een goedgekeurde offerte of proforma factuur met slechts één klik om in een eindfactuur.