Proforma factuur voorbeeld

Wat is een proforma factuur?

De klant een prijsopgave geven voor de kosten en inhoud van een order, product of dienst zonder bindend te worden? Dit zou je kunnen doen met een proforma factuur. Een proforma factuur is geen officiële factuur maar een voorlopige factuur. Pro forma is een Latijns woord voor: om aan de vorm te voldoen, voor de formaliteit, voor de vorm. Hij is dan ook voor de ‘vorm’. Het is dus een voorlopige factuur – een concept – en geen officiële factuur die betaald dient te worden.

Betekenis
Pro forma betekent letterlijk: voor de vorm.

Spelling: proforma of pro forma?
De correcte schrijfwijze is pro forma met een spatie ertussen. Wereldwijd wordt proforma ook vaak aan elkaar geschreven, dat kan ook.

Synoniemen
Gebruikte synoniemen voor pro forma zijn: proforma – pro-forma nota – concept factuur – proforma invoice (Engels)

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Dit type factuur wordt het meest gebruikt voor het in orde maken van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen door de douane. Hij is dan bedoeld als internationale handelsfactuur van exporteurs om de douane een ​​kostenraming en de waarde van import- of exportgoederen te geven van de koper (de importeur).

Ook kan hij als handelsfactuur worden gebruikt door buitenlandse bedrijven wanneer goederen zonder prijs (bijvoorbeeld geschenken, monsters, vervangen onderdelen, goederen die niet zijn bestemd voor wederverkoop, etc.) worden verzonden, waarvoor geen douanerechten worden geheven.

Het document bevat een omschrijving van goederen, de hoeveelheid, prijs, verzendkosten, gewicht, belastingen en andere specificaties om aan de koper te leveren op de opgegeven datum. Ze verschillen van een normale factuur en geven geen betalingsverzoek voor definitieve verkoop.

De pro forma factuur lijkt ook sterk op het doel van een offerte. Er is hierbij nog ruimte voor onderhandeling voordat de uiteindelijke betaling wordt verricht. Dit type facturen hebben ook geen fiscale waarde en worden dus niet in de boekhouding opgenomen. Sommige bedrijven versturen ze ook als een soort offerte of orderbevestiging.

Moet je een proforma factuur betalen?

Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is maar een voorlopige ‘factuur’ die voorloopt op de levering van zaken of een voorbeeld van de uiteindelijke factuur, hoef je deze dus ook niet te betalen. Je hebt nog geen aankoop gedaan. Omdat je deze factuur niet mag inboeken in de administratie, kan er dus ook geen aftrek van de btw gedaan worden. Dit kan alleen als de officiële factuur is ontvangen.

Hoe maak ik een proforma factuur?

Er is geen specifieke vereiste voor een dergelijke factuur, hij lijkt meestal sterk op een originele verkoopfactuur. Ze mogen geen uniek, opeenvolgend factuurnummering hebben (dit is wel vereist op elke wettelijke btw factuur). Ze moeten wel duidelijk gelabeld zijn als ‘Pro forma’, zodat de klant weet dat het nog geen betalingsverzoek is maar slechts een voorlopige nota.

De pro forma factuur bevat leveringsinformatie zoals:

• Klant gegevens met verzendadres
• Aanmaakdatum en vervaldatum
• Product omschrijvingen
• Aantallen
• Product classificaties welke nodig zijn voor de douane
• Netto en bruto productprijzen
• Verschuldigde belastingen
• Gewicht
• Leveringsvoorwaarden met transportkosten en eventuele verpakkingskosten
• Betalingsvoorwaarden met het betalingstype dat je jouw klant wilt laten betalen

Een proforma factuur maken? Let dan op dat deze duidelijk te herkennen moet zijn aan de vermelding ‘proforma’ of ‘concept’ in plaats van ‘factuur’. Laat een klant zien wat hij kan verwachten van jouw toekomstige deal. Hij kan er dan zo als voorbeeld komen uit te zien:

Proforma factuur voorbeeld

Als ondernemer en eigenaar een bedrijf dat goederen en diensten levert aan klanten, is het belangrijk om te weten welke verschillende soorten facturen je allemaal kunt gebruiken of zou kunnen verwachten.

Om deze te maken hoef je geen ingewikkelde boekhoudtools te gebruiken. Kies in plaats daarvan een eenvoudige factureringstool om alle soorten facturen die je verzendt aan te maken, vast te leggen en bij te houden in een administratie. Zo zet je bijvoorbeeld een offerte of proforma factuur met slechts één klik om in een eindfactuur.