Factureren voor zzp’ers met een eenmanszaak
Johan Ooms
Dit is factuur.tips
Als zzp’er of freelancer een mooie opdracht scoren is altijd leuk maar facturen versturen en zeker je factuur betaald zien worden is wellicht het mooiste van het zelfstandig ondernemen. De factuur is een belangrijk basisdocument om geld binnen te krijgen, belangrijk voor de boekhouding en voor de btw-administratie. Het is ook meteen een visitekaartje van jouw onderneming.
Goede factuurkennis en een solide factureringsprocedure is dan ook onmisbaar. Een factuur noemen we ook wel een verkoopfactuur, rekening of nota.
Hier op factuur.tips tref je uitgebreide informatie, tips, voorbeelden en gratis templates aan voor het opstellen en versturen van een factuur. Dit kan een simpele of een professionele design factuur zijn. Als hij maar wel aan alle regels en eisen voldoet. Ook kun je alles lezen over btw-zaken, vlot betaald worden, of juist niet betaald worden… factureren over de grens. Kortom alles wat je moet weten over de facturatie.
Mijn beste tip? Gebruik altijd facturatiesoftware!
Om te beginnen kan ik alle eigenaren van een eenmanszaak, facturatiesoftware aanraden om mee te factureren. Voor elk verkochte order of dienst wordt een factuur gemaakt, de eerste stap om betaald te krijgen. Factureringssoftware is dan een slimme tool in een boekhoudpakket die automatisch de facturen voor je genereert.
Jouw eigen facturen worden gemaakt op kant-en-klare en professioneel ogende factuursjablonen die aan alle eisen voldoen. Automatische factuurnummering, btw-zaken… en nog veel meer. Ik heb wel 10 redenen voor je om het te gebruiken. Profiteer als zzp’er dan ook zeker van dit gemak. Onmisbare tool!
Alles wat je moet weten over de facturatie
Hoe ga je starten met je factuur maken?
Je eerste eigen factuur maken en versturen? Dan moet je wel eerst wat basisprincipes en het belang van de facturatie kennen. Ik heb een handleiding met stappenplan voor je gemaakt, van factuuropmaak tot betaling voor de start van een foutloze facturatie.
Maak en verstuur je factuur zo snel mogelijk na een project. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen. Verstuur je facturen bij voorkeur ook digitaal via e-mail in PDF en liefst ook in UBL-formaat (e-factuur).
Dus… de verkoopfactuur is voor ondernemers een belangrijk financieel document en bij factureren heb je toch ongemerkt een hoop elementen waar je op moet letten en aan moet voldoen. De 3 belangrijkste punten die je moet weten voordat je gaat beginnen met je facturatie zijn:
1. Factuurprogramma kiezen
Om je factuur te maken heb je een programma nodig. Dit zou je kunnen doen met Word of Excel maar aan te raden is een speciaal factuurprogramma te gebruiken.
2. Voldoen aan factuurvereisten
Als je een factuur gaat opstellen moet je wel weten wat erop moet komen te staan en wat de wettelijk verplichte factuurvoorwaarden zijn. Vervolgens moet jouw factuur hier ook aan voldoen.
3. Starten met je factuur maken
Zodra je weet welk facturatieprogramma je gaat gebruiken en wat er aan (bedrijfs)gegevens op de factuur moet komen te staan, kan je beginnen. Doe het goed en krijg snel betaald!
Hoe ziet een factuur eruit?
In de opmaak van een factuur ben je vrij, hier zijn geen regels aan verbonden. Zo kan je simpel factureren of met een mooie design factuur waar veel aandacht aan besteed is. Als alle verplichte factuurgegevens er maar op voorkomen.
Bekijk ter inspiratie verschillende voorbeelden van hoe facturen eruit zien. Een voorbeeld hiervan zou je kunnen gebruiken om jouw factuur in te richten.
Naast de standaard verkoopfactuur, zijn er meer soorten facturen waarmee je als zelfstandig ondernemer te maken kunt krijgen. Denk hierbij aan de volgende soorten facturen:
1. Proforma factuur
Dit is een voorlopige factuur.
2. Aanbetalingsfactuur
Om een aanbetaling vooraf te vragen.
3. Creditfactuur
Heeft een negatief factuurbedrag.
4. Vereenvoudigde factuur
Voor kleine factuurbedragen.
5. Achterstallige factuur
Deze stuur je als de betaaltermijn is verstreken.
6. Verzamelfactuur
Combineer verschillende orders en leveringen op één factuur
7. Internationale factuur
Bij zakendoen over de grens.
Bovenstaande verkoopfacturen verstuur je zelf als ondernemer. Je heb ook nog facturen die je ontvang van andere ondernemers. Deze facturen zijn ook heel belangrijk voor je administratie:
8. Inkoopfactuur
Deze ontvang je als je inkopen doet.
Hoe ga je betalen en betaald worden?
Het hebben van een veilige, zakelijke bankrekening is ook voor zzp’ers onmisbaar voor het beheren van de financiën. Je inkoopfactuur betalen èn je verkoopfactuur laten betalen op een zakelijk rekeningnummer geeft je dan veel voordelen.
Zeker als je vanaf de start van je bedrijf, of op een later tijdstip ook een online boekhoudprogramma gaat gebruiken voor je administratie. Alle transacties kunnen dan automatisch worden verwerkt in je boekhouding, scheelt tijd en fouten!
Op tijd betaald worden is voor iedere ondernemer niet alleen prettig maar ook belangrijk. Te late betalingen zou anders de cashflow negatief kunnen beïnvloeden en zou klantrelaties kunnen beschadigen. Achter te late betalingen aangaan kost je ook tijd, om over de ergernis maar niet te spreken… Om late betalingen zoveel mogelijk te voorkomen zou je kortere betalingstermijnen kunnen hanteren. Het kan zelfs al schelen als je ‘bedankt’ op je rekening zet!
Als eigenaar van een klein bedrijf kan je ook te maken krijgen met een betalingsachterstand van een klant of wanbetaler. Heel vervelend maar met deze factuurtips kan je er voor zorgen dat jouw facturen (toch uiteindelijk) vlot betaald worden.
Welk factuurprogramma: gratis of de beste?
Online facturatie wordt steeds belangrijker, eenvoudiger en sneller. Als zzp’er online factureren en je weet niet waar je moet beginnen? Weten wat er te koop is? Wat het kost? Weet je dat er zelfs gratis factuurprogramma’s zijn?
Factureren staat dan wel aan de basis van jouw inkomstenstroom en dus direct van belang voor het voortbestaan van jouw onderneming, maar met het bijhouden van alleen een correcte facturenadministratie ben je er nog niet. Het is belangrijk en verplicht om als zzp’er met een eenmansbedrijf vanaf het begin een goede administratie op te zetten, bij te houden en deze verplicht 7 jaar te bewaren.
Je administratie bijhouden hoeft niet gelijk door een boekhouder gedaan te worden. Tegenwoordig kan je dat heel eenvoudig zelf doen. Hoe vraag je je misschien af? Bespaar flink tijd en geld en gebruik een online factuur- en boekhoudprogramma voor je boekhouding. Maakt boekhouden en factureren zelfs leuk!
- Genereer direct een factuur
- Verstuur factuur direct met begeleidend schrijven naar de klant
- Betalingen bijhouden
- Betalingsherinneringen sturen
- Financiële rapporten
- Offertes sturen
- Urenregistratie bijhouden
- Klanten beheren
- Inkoopfacturen boeken
- Btw-overzicht
- Btw-aangifte versturen
- Jaarrekening voor indienen inkomstenbelasting
- Verschillende koppelingen met bank, belastingdienst en/of webwinkel
- Veilig in de cloud, mobiele app en meer
Wees niet bang om je gratis aan te melden om boekhoudsoftware te proberen, deze zijn zo ontworpen om zeer gemakkelijk mee te werken. Je hoeft geen ervaren boekhouder te zijn om deze software te gebruiken.
Dè tips voor facturering
#1 Maak gebruik van factureringssoftware
Wat je ook doet of besluit om je administratie te voeren: een simpel online facturatieprogramma gebruiken is gewoon de beste tip. Gemakkelijk je eigen factuur maken en versturen, urenregistratie bijhouden, je gewerkte uren omzetten in een factuur, je btw-aangifte wordt klaargezet, je cijfers kloppen en meer.
#2 Maak de factuur duidelijk en gemakkelijk te begrijpen
Zorg dat je een professionele factuur maakt die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor de ontvanger. Het is dan ook beter om jouw factuur te personaliseren met bedrijfslogo voor meer herkenning bij de klant. Het draagt ook bij aan de professionaliteit van jouw werk.
#3 Factureer snel
Stuur je factuur zo snel mogelijk, hoe eerder een klant de factuur ontvangt, hoe sneller ze zullen betalen. Door een week uit te stellen, vertraag je het ontvangen van geld ook met een week. De waarde van je geleverde werk is nog vers. Tijdige facturering geeft je klant tevens de indruk dat je er bovenop zit.
#4 Voeg een betaallink toe aan je factuur
Klanten willen op verschillende manieren kunnen betalen. Krijg sneller betaald door een betaallink toe te voegen aan je factuur. Dit kan met een link naar iDeal of een QR-code met betaallink. Zo kan de klant gemakkelijk, snel en zonder fouten de rekening betalen.
#5 Controleer de factuur altijd goed
Controleer vóór verzending altijd goed of de factuur aan de vereisten van de belastingdienst voldoet en of de gegevens van de klant correct zijn. Vermeld de details van de opdracht op een manier die de klant herkent. Elke onduidelijkheid kan leiden tot een latere betaling.
#6 Verstuurde facturen nooit wijzigen
Facturen mogen nooit meer worden gewijzigd nadat ze zijn verzonden. Als blijkt dat er een fout is gemaakt in de factuur die naar de klant is verzonden, moet de factuur worden geannuleerd en een nieuwe worden gemaakt. Is dat niet meer mogelijk, dan moet je een creditnota aanmaken.
#7 Gebruik een zakelijke rekening
Laat je facturen betalen op een zakelijke bankrekening. Ook je inkopen betaal je hiermee. Door je zakelijke en privé transacties te scheiden heb je meer overzicht. Met ook nog een boekhoudkoppeling met je rekening is je administratie altijd actueel, zo voorkom je fouten en win je veel tijd.
#8 Facturen moeten zorgvuldig worden gearchiveerd
Het is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf om alle zakelijke documenten minimaal zeven jaar te bewaren. Elektronische archivering is voldoende, zolang de documenten waaronder de facturatie, op minstens twee (denk aan bijvoorbeeld brand op één plaats) verschillende plaatsen als back-up zijn opgeslagen.