Slimmer factureren voor zzp’ers en freelancers

FACTURATIESOFTWARE

Als zzp’er of freelancer een mooie opdracht scoren is leuk maar facturen versturen en ZEKER je factuur betaald zien worden is wellicht het mooiste van het zelfstandig ondernemen. De factuur is een belangrijk basisdocument om geld binnen te krijgen, belangrijk voor de boekhouding en voor de btw-administratie. Het is ook meteen een visitekaartje van jouw onderneming. Goede factuurkennis en een solide factureringsprocedure is dan ook onmisbaar. Een factuur noemen we ook wel een verkoopfactuur, rekening of nota.

Johan Ooms - Factuur Expert
Johan Ooms

Dit is factuur.tips

Op factuur.tips tref je uitgebreide informatie, tips en voorbeelden aan voor het opstellen en versturen van een factuur. Dit kan een simpele of een professionele design factuur zijn. Als hij maar wel aan alle regels en eisen voldoet. Ook kun je alles lezen over btw-zaken, vlot betaald worden, of juist niet betaald worden… factureren over de grens. Kortom alles wat je moet weten over de facturatie.

Ik hoop je met factuur.tips graag te kunnen helpen met het delen van informatie en tips over allerlei aspecten van de administratie, boekhouding en dan vooral over de facturatie voor jouw eenmanszaak. In elk geval succes!

Tip! Gebruik facturatiesoftware

Om te beginnen kan ik alle eigenaren van een eenmanszaak, facturatiesoftware aanraden om te gebruiken voor de facturatie. Voor elk verkochte order of dienst wordt een factuur gemaakt, de eerste stap om betaald te krijgen. Factureringssoftware is een slimme tool die automatisch de facturen voor je genereert. Deze facturen worden gemaakt op kant-en-klare en professioneel ogende factuursjablonen die aan alle eisen voldoen. Automatische factuurnummering, btw-zaken… en nog veel meer. Ik heb wel 10 redenen voor je om online facturatiesoftware te gebruiken. Profiteer als zzp’er dan ook zeker van dit gemak. Echt een aanrader!

Alles wat je moet weten over de facturatie

Inhoud

1. Hoe ga je beginnen met je factuur maken?

2. Stappenplan factuur maken

3. Versturen van facturen

4. Voorbeelden van een factuur

5. Betalen en betaald worden met een zakelijke rekening

6. Bewaak je openstaande facturen

7. Belangrijk: Boekhouding verplicht bijhouden

8. Factuurprogramma kiezen

9. Tips voor de facturering

Hoe ga je beginnen met je factuur maken?

Bij factureren heb je toch ongemerkt een hoop elementen waar je op moet letten en aan moet voldoen. Laten we beginnen met waarmee en hoe je je eerste factuur gaat maken. Ook moet je weten wat erop moet komen te staan.

1. Factuurprogramma kiezen
Om je factuur te maken heb je een programma nodig. Dit zou je kunnen doen met Word of Excel maar aan te raden is een speciaal factuurprogramma.

2. Voldoen aan factuurvereisten
Als je een factuur gaat opstellen moet je wel weten wat de wettelijk verplichte factuurvoorwaarden zijn.

3. Starten met je factuur maken
Zodra je weet welk facturatieprogramma je gaat gebruiken en wat er op de factuur moet komen te staan, kan je beginnen.

Stappenplan factuur maken

Factuur opstellen voor zzp en freelancer

Basisprincipes facturatie

Je eerste factuur maken en versturen? Dan moet je wel eerst wat basisprincipes en het belang van de facturatie kennen. Ik heb een handig stappenplan voor je gemaakt, van factuuropmaak tot betaling voor je start met een foutloze facturatie.

Weet wat je moet weten bij factuur maken en start  

Versturen van facturen

Voorbeeld factuur digitaal en online versturen

Verstuur snel en digitaal

Maak en verstuur je factuur zo snel mogelijk na een project. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen. Verstuur je facturen bij voorkeur ook digitaal via e-mail in PDF en liefst ook in UBL-formaat.

Lees meer over online je factuur versturen  

Relevante artikelen

Voorbeelden van btw factuur zzp met eenmanszaak

Voorbeelden van een factuur

In de opmaak van een factuur ben je vrij, hier zijn geen regels aan verbonden. Ga je simpel factureren of met een mooie design factuur? Bekijk ter inspiratie verschillende voorbeelden van hoe je facturen eruit zouden kunnen komen te zien.

Voorbeelden van facturen ter inspiratie  

Naast de standaard verkoopfactuur, zijn er meer soorten facturen waarmee je te maken kunt krijgen:

Proforma factuur: dit is een voorlopige factuur.

Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur: om een aanbetaling vooraf te vragen.

Creditfactuur: heeft een negatief factuurbedrag.

Vereenvoudigde factuur: voor kleine factuurbedragen.

Achterstallige factuur: stuur je als de betaaltermijn is verstreken.

Internationale factuur: gebruik je bij zakendoen over de grens.

Bovenstaande facturen verstuur je. Je heb ook nog facturen die je ontvang. Deze zijn ook heel belangrijk voor je administratie:

Inkoopfactuur / Aankoopfactuur: deze ontvang je als je inkopen doet.

Betalen en betaald worden met een zakelijke rekening

Factuur betalen en betaald worden met zakelijke rekening

Het hebben van een veilige, zakelijke bankrekening is ook voor zzp’ers onmisbaar. Je inkoopfactuur betalen èn je verkoopfactuur laten betalen op een zakelijke rekening geeft je veel voordelen. Zeker als je ook gebruik wilt gaat maken van een online boekhoudprogramma. Duur? Zeker niet! Bekijk je voordelen en kosten

Bewaak je openstaande facturen

Op tijd betaald worden is voor iedere ondernemer niet alleen prettig maar ook belangrijk. Te late betalingen zou anders de cashflow negatief kunnen beïnvloeden en zou klantrelaties kunnen beschadigen. Achter te late betalingen aangaan kost je ook tijd, om over de ergernis maar niet te spreken… Om late betalingen zoveel mogelijk te voorkomen zou je kortere betalingstermijnen kunnen hanteren. Het kan zelfs al schelen als je ‘bedankt’ op je rekening zet! Lees meer

Als eigenaar van een klein bedrijf kan je ook te maken krijgen met een betalingsachterstand van een klant of wanbetaler. Heel vervelend maar met deze tips kan je er voor zorgen dat jouw facturen toch uiteindelijk vlot betaald worden.

Belangrijk: Boekhouding verplicht bijhouden

Factureren staat dan wel aan de basis van jouw inkomstenstroom en dus direct van belang voor het voortbestaan van jouw onderneming maar met het bijhouden van alleen een correcte facturenadministratie ben je er nog niet. Het is belangrijk en verplicht om als zzp’er met een eenmansbedrijf vanaf het begin een goede administratie op te zetten, bij te houden en verplicht 7 jaar te bewaren.

Tip! Eenvoudig zelf je basisboekhouding doen

Je administratie bijhouden hoeft niet gelijk door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online factuur- en boekhoudprogramma. Maakt boekhouden zelfs leuk!

  • Genereer direct een factuur
  • Verstuur factuur direct met begeleidend schrijven naar de klant
  • Betalingen bijhouden
  • Betalingsherinneringen sturen
  • Financiële rapporten
  • Inkoopfacturen boeken
  • Btw-overzicht
  • Btw-aangifte versturen
  • Veilig in de cloud, mobiele app en meer

Wees niet bang om je gratis aan te melden om factureringssoftware te proberen, deze zijn zo ontworpen om zeer gemakkelijk mee te werken. Je hoeft geen ervaren boekhouder te zijn om deze software te gebruiken.

Factuurprogramma

Gratis factureren met factuurprogramma ZZP

De beste factuur software kiezen

Online facturatie wordt steeds belangrijker, eenvoudiger en sneller. Als zzp’er online factureren en je weet niet waar je moet beginnen? Weten wat er te koop is? Wat het kost? Bekijk de voordelen, prijzen en vergelijk, kies & ontdek eenvoudig voor jou situatie het juiste factuurprogramma. Proberen is altijd gratis!

Starten met factuurprogramma kiezen  

TOP 5 gratis factuur software

TOP 5 beste getest & meest gekozen

Mijn keuze voor zzp

Vergelijk alle facturatiesoftware

Tip: Probeer eerst een aantal pakketten gratis uit voor je een definitief besluit maakt! Het ene facturatiepakket werkt prettiger voor jou dan een ander.

Tips voor facturering

Maak de factuur duidelijk en gemakkelijk te begrijpen

Zorg dat je een professionele factuur maakt die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor de ontvanger. Het is dan ook beter om jouw factuur te personaliseren met bedrijfslogo voor meer herkenning bij de klant. Het draagt ​​ook bij aan de professionaliteit van jouw werk.

Factureer snel

Stuur je factuur zo snel mogelijk, hoe eerder een klant de factuur ontvangt, hoe sneller ze zullen betalen. Door een week uit te stellen, vertraag je het ontvangen van geld ook met een week. De waarde van je geleverde werk is nog vers. Tijdige facturering geeft je klant tevens de indruk dat je er bovenop zit.

Controleer de factuur altijd goed

Controleer vóór verzending altijd goed of de factuur aan de vereisten van de belastingdienst voldoet en of de gegevens van de klant correct zijn. Vermeld de details van de opdracht op een manier die de klant herkent. Elke onduidelijkheid kan leiden tot een latere betaling.

Verstuurde facturen nooit wijzigen

Facturen mogen nooit meer worden gewijzigd nadat ze zijn verzonden. Als blijkt dat er een fout is gemaakt in de factuur die naar de klant is verzonden, moet de factuur worden geannuleerd en een nieuwe worden gemaakt. Is dat niet meer mogelijk, dan moet je een creditnota aanmaken.

Facturen moeten zorgvuldig worden gearchiveerd

Het is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf om alle zakelijke documenten minimaal zeven jaar te bewaren. Elektronische archivering is voldoende, zolang de documenten, waaronder de facturatie, op minstens twee (denk aan bijvoorbeeld brand op één plaats) verschillende plaatsen als back-up zijn opgeslagen.