Voorbeelden aanbetalingsfactuur

Hoe ziet een aanbetalingsfactuur eruit?

Bij een aanbetaling wordt een deel van de rekening vooruit betaalt met een aanbetalingsfactuur. Betaling van de rest van de rekening volgt later. Een aanbetaling zorgt voor een gezonde cash-flow en geeft jouw minder risico. De klant helpt namelijk met de vooruitbetaling mee met de financiering van een opdracht.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Als ondernemer vast een aanbetaling vragen voor een opdracht? Dit kan door het sturen van een deelfactuur, ook wel aanbetalingsfactuur of voorschotfactuur genaamd. Dit type factuur is van dezelfde opmaak en wettelijke regels als een gewone factuur.

Bij grotere opdrachten of werk op langer termijn kan er met meerdere deelfacturen gewerkt worden. Zo kan er bijvoorbeeld een eerste aanbetalingsfactuur van 25% bij opdracht verstuurt worden, een tweede van 25% halverwege de opdracht en een laatste met het resterende bedrag van 50% bij oplevering. Er gelden bij zakelijke transacties geen maximum voor het aantal aanbetalingen per order. Wel als het gaat om consumenten, dan mag maximaal 50% aanbetaling als voorschot gevraagd worden. Dit is wettelijk bepaald.

Voorbeeld van aanbetalen met 2 deelfacturen

Deelfacturen zijn eigenlijk meerdere gewone facturen voor één opdracht die moeten voldoen aan wettelijke eisen zoals uniek factuurnummer en btw-bedragen.

Is een aanbetaling met of zonder btw?
Op iedere deelfactuur breng je ook gewoon de btw in rekening en vermeld je het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief. Op de eindfactuur breng je het restant dat jouw klant moet betalen in rekening met hierop het resterende btw-bedrag.

Geef duidelijk aan dat het om deelfacturen gaat
Geef in de omschrijving op de eerste factuur duidelijk aan dat het een eerste deelbetaling betreft, op de tweede een tweede deelbetaling etc. Bij de eindfactuur vermeld je dat dit het resterende bedrag is van de opdracht.

Je kunt jouw opdrachtgever niet verplichten om een aanbetaling te doen. Bespreek van te voren dus wel duidelijk af of er aanbetaald dient te worden of niet en wat het aanbetalingsbedrag of percentage zal zijn.

Laten we een voorbeeld nemen als de opdrachtgever akkoord gaat met een aanbetaling. Je hebt een order gescoord voor een bedrag van € 4.000 (excl. btw). Met de opdrachtgever ben je overeengekomen dat voor dit bedrag een aanbetaling gedaan zal worden van 25%. Voor deze opdracht worden er dan totaal 2 facturen verstuurd, Een eerste aanbetalingsfactuur en een eindfactuur. Deze kunnen er dan als volgt komen uit te zien:

Voorbeeld factuur 1 van 2 (aanbetalingsfactuur)

OMSCHRIJVING
Aanbetaling 25% van € 4.000,00 voor opdracht van uw ordernummer: XXXXX

BEDRAG
25% van € 4.000,00 = € 1.000,00
Btw 21% = € 210,00
——————————————————————— +
TE BETALEN AANBETALING € 1.210,00
———————————————————————

Op de eerste aanbetalingsfactuur zelf ziet het er dan zo uit:

Voorbeeld factuur 2 van 2 (eindfactuur)

OMSCHRIJVING
Eindbetaling resterende 75% van € 4.000,00 voor oplevering van uw ordernummer: XXXXX

BEDRAG
75% van € 4.000,00 = € 3.000,00
Btw 21% = € 630,00
——————————————————————— +
TOTAAL NOG TE BETALEN € 3.630,00
———————————————————————

Op de laatste eindfactuur die je gaat versturen van de afgeronde opdracht ziet het er dan als volgt uit:

Leestip: De voordelen van een aanbetaling