Wat moet er aan allemaal op een factuur staan?
Je eerste eigen factuur maken? Rekening opmaken en je weet niet hoe? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (elektronische UBL-factuur).
Nooit meer zorgen maken of je aan de factuurvereisten voldoet? Klaar zijn voor de toekomst met gelijk een PDF factuur en een e-factuur? Door je facturen te maken en verzenden in een online programma ben je er zeker van dat deze voldoet aan de meest recente vereisten. Enkele populaire programma’s onder zzp’ers met een eenmanszaak zijn:
De verplichte basisgegevens die op de factuur moeten staan
De factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de eisen voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Wat moet erin staan om te voldoen aan de factuurvoorwaarden?
Facturen moeten volledig zijn. Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden:
1. De factuurkop
- Jouw volledige bedrijfsnaam en adres.
- De volledige naam en adres van je klant.
- Je btw-id. Als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), dan ook het btw-identificatienummer van de klant.
- Het KvK-inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
- De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
- Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.
2. De factuurregel(s)
- Een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
- De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt.
- Het btw-tarief dat je in rekening brengt.
- Het te betalen btw-bedrag.
Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).
Voorbeeld van de factuurvoorwaarden
Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden
Factuurvoet
Betalingscondities
De betalingscondities vermelden op een factuur is zeker niet onbelangrijk. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden.
Vervaldatum
Een vervaldatum op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn.
Voorbeeld factuur opbouw
Onderstaand een voorbeeld hoe een factuur is opgebouwd met bovenaan de factuurkop voor algemene (bedrijfs)gegevens betreffende de gehele factuur. Daaronder de factuurregels die betrekking hebben op het geleverde en daaronder meestal ook nog een factuurvoet met betalingscondities.
Start direct met je factuur maken die aan de factuurvereisten voldoet!
Net je bedrijf gestart en moet je na gedane zaken een factuur opstellen en uitreiken voor betaling? Daar doen we het voor toch? Ik heb een handleiding voor je gemaakt om zo stap voor stap je eigen facturatie op te starten. Ook kan je natuurlijk, wat het beste is, direct starten met:
Vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen
Bij kleine factuurbedragen of een kassabon is het mogelijk om dit als een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Hieraan worden minder eisen gesteld.
Wat te doen bij grote factuurbedragen?
Bij facturen waarmee grote bedragen gemoeid zijn is het belangrijk om vooraf goed af te spreken en dit schriftelijk vast te leggen wanneer welk bedrag (percentage) met een deelfactuur moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet tijdige betaling. Zo kan je een boete of een bepaald rentepercentage afspreken bij te late betaling.
Creditfactuur
Als de klant de goederen terugstuurt, of de diensten reclameert, wordt er een creditnota gemaakt om de factuur tegen te boeken. Dit kan voor het hele bedrag zijn, of voor het deel waarvoor is gereclameerd. Doorgaans compenseert een creditnota een eerder uitgeschreven factuur.
Uiterste uitreikingsdatum factuur
Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?
Aanvullende eisen voor factuur naar buitenland
Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers gelden aanvullende factuurvoorwaarden. Zo is in veel gevallen de btw-verlegd, moet er een btw-nummer van de zakelijke klant op de factuur komen en is het verstandig om de factuur in de taal van de klant op te stellen met een juiste adressering naar gebruik van het land.
Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?
In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die vanaf de start willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!
Zo maak je zelf eenvoudig je eigen facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma. Voordeel is zo dat je altijd inzicht hebt in de financiële situatie van jouw eenmanszaak. Voorts ben je altijd op de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte.
