Factuurnummer bepalen

De factuurnummering is een belangrijk onderdeel van je facturatie. Zo moet op elke factuur, rekening of nota die je als ondernemer maakt en verstuurd een uniek en opvolgend factuurnummer op komen te staan. Deze opeenvolgende factuurnummering van je facturen is zelfs verplicht want de fiscus wil bij een controle weten of er geen facturen ontbreken in de reeks en buiten de boeken blijven. Voor jezelf is het ook makkelijk om hiermee een factuur snel terug te vinden in je administratie.

Vaak zijn de vragen: Hoe ga ik mijn eerste factuurnummer bepalen als ik net mijn onderneming heb gestart en moet gaan beginnen met factureren? Hoe moet de factuurnummering eruit zien?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet een administratie bijhouden, gebruik hier dan een onmisbare tool voor:

Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer, ook wel afgekort met factuurnr., is dus een nummer op de factuur waarmee je de factuur een uniek en sluitende identiteit geeft. Elke factuur die je maakt moet dan ook een uniek nummer toegewezen krijgen. Er is maar één factuur in je gehele administratie met dat ene specifieke nummer.

Factuurnummers maken het ook makkelijker om betalingen aan een specifieke factuur te koppelen en te volgen. Slim is dan ook om de afnemer te vragen het factuurnummer als betalingskenmerk in de betalingscondities te vermelden bij de betaling van de factuur.

Factuurnummer voorbeeld op een factuur

Hoe ziet een factuurnummer eruit?

Het nummer waarmee je de facturenadministratie gaat starten, mag je zelf bepalen. Het maakt hierbij niet uit hoeveel cijfers en tekens dat je gebruikt. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de nummering te starten met het huidige jaartal, opgevolgd door een cijferreeks van 0001. De opbouw van de factuurnummer met jaar kan er dan als volgt uitzien:

20240001
20240002
20240003
enz..

Let er bij de opbouw van deze nummering (met jaartal) op dat je voldoende ruimte houd om opvolgend te kunnen blijven doornummeren. Als je de nummering begint met 202401, zal het laatste nummer in de reeks 202499 zijn. Je kunt dus in 2024 maar maximaal 99 opvolgende facturen maken. Gebruik dus genoeg nullen als voorvoeging en begin dan met 20240001, 20240002 enz. Je kunt dan in een boekjaar 9999 facturen versturen.

Na de jaarwisseling kun je het rekeningnummer weer verhogen. Als je bijvoorbeeld bent geëindigd met nummer 20240123 dan kun je bij het opmaken van een nieuwe factuur beginnen met 20250001. Dat getal is dus hoger dan 20240123. Je kunt ook het jaar starten met 20240123, 20240124, 20240125…

Als je net met je onderneming bent gestart, kan ik me situaties voorstellen dat je eerste factuur die je maakt niet wilt beginnen met ‘001’. Dat hoeft ook niet. Je kunt de facturatie ook starten met bijvoorbeeld ‘030’. Bij de volgende factuur ben je dan wel verplicht om ‘031’ te gebruiken, daarna ‘032’ enzovoort.

Alfanumerieke combinaties zijn ook mogelijk

Factuurreeksen hoeven niet altijd alleen uit getallen te bestaan. Het is ook mogelijk om ​​unieke alfanumerieke combinaties te maken met getallen, letters en speciale tekens, zoals een streepje (-), punt (.) of een schuin streepje (/) ertussen. Het moet wel aan elkaar geschreven worden. Een spatie ertussen mag niet!

Een voorbeeld van alfanumerieke factuurnummering kan zijn:

F000.001
F000.002
F000.003
enz..

Klantgerelateerde factuurnummering

Wil je de nummers op de facturatie graag klant gerelateerd maken? Dan mag je ook het klantnummer verwerken in de nummering. Je kan er dan bijvoorbeeld 24/103/0065 van maken waarbij 24 (24/103/0065) het afgekorte jaartal is, 103 (24/103/0065) je klantnummer en 0065 (24/103/0065) je werkelijke factuurnummer is:

24/103/0065
24/072/0066
24/265/0067
enz..

Belangrijkste is er op te letten dat factuurnummers altijd uniek, sluitend en chronologisch opvolgend zijn. Er mogen geen nummers gemist worden in je administratie!

Let wel op dat je de nummering in ieder geval niet te lang maakt. Heel veel cijfers, letters en of tekens, maak de kans op fouten bij betaling in de betalingsomschrijving groter.

Hoe maak je een factuurnummer?

De facturatie wordt, zeker in de beginfase van ondernemen, vaak opgestart in Word of in mindere mate wordt Excel als factuurprogramma gebruikt. Nadeel hiervan is dat je verschillende elementen bij iedere nieuwe factuur die je gaat aanmaken handmatig moet aanpassen en wijzigen.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld de factuurdatum, vervaldatum, klantgegevens en het factuurnummer. Wanneer je dan handmatig een factuurnummer aan een nieuwe factuur toekent, kan het voorkomen dat je door een fout te maken geen doorlopende en oplopende nummering meer hebt. Een cijfertje verkeerd is zo getikt. Ook ligt op de loer dat je een factuurnummer hebt overgeslagen of dubbel gebruikt. Dit zal dus gecorrigeerd moeten worden. Let hier dus goed op!

Bij het gebruik van een factuurprogramma gaat de opbouw van de nummering geheel automatisch. Het risico op een factuur met een verkeerd nummer is hierbij dus niet aanwezig.

Wat is factuurnummer in het Engels?

Factuurnummer is in het Engels: Invoice number of Invoice ID

Hoe is de nummering van andere financiële documenten?

Hoe zit het met de nummering van een proforma factuur?

Naast de facturatie kennen we nog meerdere financiële documenten. Zo heb je bijvoorbeeld ook proforma facturen. Dit type facturen zijn voorlopig en voor de vorm, dit zijn geen officiële facturen. Deze mogen dan ook geen nummers van de facturatie toegewezen krijgen.

Hoe zit het met een offertenummer?

Een offerte is ook geen factuur maar een prijsopgave. Een offerte zou ik dan ook een eigen tekenreeks geven, je bent hierbij niet aan regels gebonden. Deze kan bijvoorbeeld opgebouwd zijn uit het jaartal, maand, klantnummer, het offertenummer en eventueel voor grote projecten een versienummer. Zodra de offerte opdracht is geworden en afgerond om te kunnen factureren, zou je in de factuuromschrijving kunnen verwijzen naar het offertenummer.

Moet je een creditnota doornummeren?

Ja, deze moet je doornummeren. Een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, is namelijk ook een officiële factuur met daarop als verschil alleen een negatief bedrag voor de verlaging of kwijtschelding van een eerder verstuurde factuur. Wil je een factuur wijzigen of annuleren omdat hij niet wordt betaald? Dan moet je deze crediteren! Dat betekent dat je een nieuwe factuur moet gaan maken, alleen krijgt deze een negatief bedrag. Wel met een nieuw opvolgnummer die aansluit op de laatst gemaakte factuur, waarmee de boekhouding weer sluitend wordt.

Wat moet er nog meer verplicht op een factuur staan?

Naast de verplichte opeenvolgende factuurnummering moet een verkoopfactuur of nota die je gaat maken aan meer verplichte factuurvereisten voldoen. De belastingdienst controleert bij een controle of je correct hebt gefactureerd. Als je dat niet hebt gedaan kan de fiscus jouw afnemers het aftrekrecht van voorbelasting ontzeggen en je kunt zelfs een boete krijgen. Het correct opstellen van een factuur die aan alle factuureisen voldoet is dus heel belangrijk!