Aanvullende factuureisen bij internationaal zakendoen

Wat zijn de extra factuurvoorwaarden?

Internationaal zakendoen klinkt aantrekkelijk: je werkt voor klanten over de grens en vergroot je afzetmarkt. Maar zodra je een factuur naar het buitenland stuurt, krijg je te maken met aanvullende factuureisen. Een buitenlandse factuur is namelijk niet altijd hetzelfde als een Nederlandse. Afhankelijk van het land, het type klant en de geleverde prestatie gelden andere btw-regels en aanvullende vermeldingen.

Maak je hier een fout in, dan kan dat leiden tot vragen van de fiscus, naheffingen of onnodige vertraging in je betaling. Daarom is het belangrijk dat je weet welke aanvullende gegevens verplicht zijn bij internationaal zakendoen en hoe je dit correct verwerkt op je factuur én in je administratie. Op deze pagina leg ik je dit stap voor stap uit, met duidelijke voorbeelden voor zzp’ers die zaken doen binnen en buiten de EU.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een onmisbare tool gebruiken voor je verplichte zzp administratie. Gemakkelijk factureren, automatische btw-aangifte, uren bijhouden en meer.

Ik heb de 3 beste en meest gewaardeerde tools voor je geselecteerd:

Het is ten eerste verplicht om het btw-nummer van de buitenlandse onderneming op jouw factuur te vermelden en ten tweede is in veel gevallen de btw verlegd (0%).

Bij de btw-verleggingsregeling maakt het wel verschil uit of er zaken worden gedaan met een onderneming van binnen of buiten de EU. Is de levering aan een buitenlandse particulier? Dan breng je gewoon het Nederlandse btw-tarief in rekening.

Voorbeelden extra factuureisen op internationale factuur

1: Btw-nummer buitenlandse onderneming op factuur

Je bent naast de vermelding van je eigen btw-nummer ook verplicht om het btw-identificatienummer van de buitenlandse afnemer op jouw factuur te vermelden. Uiteraard controleer je altijd voordat je aan het buitenland levert het btw nummer van jouw klant. Dit kan je eenvoudig controleren op de website van de Europese Commissie

2: Btw op de factuur

Ben je (zelfstandig) ondernemer en lever je aan een buitenlandse ondernemer? Dan kun je gebruik maken van “Btw verlegd” of “Vrijgesteld van btw”. Je geeft dit op jou eigen belastingaangifte aan als een intracommunautaire prestatie (ICP) en vul je de opgaaf ICP in.

Altijd verplicht een factuur geven

Je moet altijd een factuur geven bij de levering van producten of het verlenen van diensten aan een buitenlandse ondernemer of een rechtspersoon die geen ondernemer is.

Bewaarplicht en bewijsstukken bij internationale facturatie

Wanneer je facturen naar het buitenland stuurt, is het niet alleen belangrijk wat je op de factuur zet, maar ook wat je ernaast bewaart. Volgens de belastingregels moet je namelijk goed kunnen aantonen dat je daadwerkelijk aan een buitenlandse onderneming hebt geleverd en waarom je btw hebt verlegd of 0% hebt toegepast. Denk hierbij aan:

• Bewijs van vervoer of levering van producten naar het buitenland, zoals vrachtbrieven of pakbonnen.
• Correspondentie met je klant, waarin het btw-nummer wordt bevestigd.
• Administratieve kopieën van de factuur en eventuele betaalbewijzen.

Deze stukken vormen samen je administratieve bewijs bij een eventuele controle door de Belastingdienst. Zonder deze bewijsstukken kun je in situaties van intracommunautaire leveringen of verlegde btw in de problemen komen, ook al lijkt je factuur op het eerste gezicht correct. Door dit gelijk goed vast te leggen, bespaar je jezelf gedoe én mogelijk onnodige navragen achteraf.

Voorbeeld: zo ziet bewijsvoering bij internationale facturatie eruit

Voorbeeld 1: Diensten aan een ondernemer binnen de EU
Je levert online marketingdiensten aan een Duitse klant. Op de factuur verleg je de btw en vermeld je het btw-nummer van je klant. In je administratie bewaar je daarnaast:

• een kopie van de factuur;
• het gecontroleerde btw-nummer (bijvoorbeeld via VIES);
• e-mailcontact of overeenkomst waaruit blijkt dat de klant een ondernemer is;
• het betaalbewijs.

Samen laten deze documenten zien dat je terecht de btw hebt verlegd.

Voorbeeld 2: Goederen exporteren buiten de EU
Je verkoopt producten aan een klant in Zwitserland en past het 0% btw-tarief toe. Naast de factuur bewaar je:

• transport- of verzenddocumenten (zoals een vrachtbrief);
• uitvoerdocumenten of douanepapieren;
• bewijs van betaling.

Deze documenten bewijzen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten, wat essentieel is om het 0%-tarief te mogen toepassen.