Opbouw factuurnummer

10 augustus 2021
Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

Verplicht: factuurnummer op factuur

Op elke factuur, rekening of nota die je als ondernemer maakt en verstuurd moet een uniek, opvolgend factuurnummer op komen te staan. De opeenvolgende factuurnummering van je facturen is verplicht want de Belastingdienst wil bij een controle weten of er geen facturen ontbreken in de reeks en buiten de boeken blijven. Voor jezelf is het ook makkelijk om een factuur snel terug te vinden in je boekhouding. Vaak zijn de vragen: Hoe ga ik mijn eerste factuurnummer bepalen als ik net mijn onderneming heb gestart. Hoe moet de factuurnummering eruit zien?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Voorbeelden van opbouw factuurnummering

Het factuurnummer waarmee je de facturenadministratie start, kun je zelf bepalen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de nummering te starten met het huidige jaartal, opgevolgd door een cijferreeks van 0001. De opbouw van de factuurnummering ziet er dan als volgt uit:

20220001
20220002
20220003
enz..

Let er bij de opbouw van deze nummering (met jaartal) op dat je voldoende ruimte houd om opvolgend te kunnen blijven doornummeren. Als je begint met factuurnummer 202201, zal het laatste factuurnummer 202299 zijn. Je kunt dus in 2022 maar maximaal 99 opvolgende facturen maken. Gebruik dus genoeg nullen als voorvoeging.

Na de jaarwisseling kun je het rekeningnummer weer verhogen. Als je bijvoorbeeld bent geëindigd met nummer 20220123 dan kun je bij het opmaken van een nieuwe factuur beginnen met 20230001. Dat getal is dus hoger dan 20220123. Je kunt ook het jaar starten met 20220123, 20220124, 20220125…

Als je net met je onderneming bent gestart, kan ik me situaties voorstellen dat je eerste factuur die je maakt niet wilt beginnen met ‘001’. Dat hoeft ook niet. Je kunt de facturatie ook starten met bijvoorbeeld ‘030’. Bij de volgende factuur ben je dan wel verplicht om ‘031’ te gebruiken, daarna ‘032’ enzovoort.

Alfanumerieke combinaties zijn ook mogelijk

Factuurnummers hoeven niet altijd alleen uit getallen te bestaan. Het is ook mogelijk om ​​unieke alfanumerieke combinaties te maken met getallen, letters en speciale tekens, zoals een streepje (-), punt (.) of een schuin streepje (/) ertussen. Het moet wel aan elkaar geschreven worden. Een spatie ertussen mag niet!

Een voorbeeld van alfanumerieke factuurnummering kan zijn:

F000.001
F000.002
F000.003
enz..

Klantgerelateerde nummering

Wil je de factuurnummers graag klant gerelateerd maken? Dan mag je ook het klantnummer verwerken in de nummering. Je kan er dan bijvoorbeeld 22/103/0065 van maken waarbij 22 (22/103/0065) het afgekorte jaartal is, 103 (22/103/0065) je klantnummer en 0065 (22/103/0065) je werkelijke factuurnummer is:

22/103/0065
22/072/0066
22/265/0067
enz..

Belangrijkste is er op te letten dat factuurnummers altijd uniek, sluitend en chronologisch opvolgend zijn. Er mogen geen factuurnummers gemist worden in je administratie!

2 voorbeelden van factuurnummer op factuur

Voorbeeld van factuurnummer op factuur
Voorbeeld van factuurnummering op factuur

Let bij handmatige nummering goed op

Het factureren met Word of Excel wordt heel veel toegepast. Wanneer je dan handmatig een factuurnummer aan een factuur toekent, kan het voorkomen dat je door een fout te maken geen doorlopende en oplopende nummering meer hebt. Een cijfertje verkeerd is zo getikt. Let hier dus goed op. Bij het gebruik van een factuurprogramma gaat de opbouw van de nummering automatisch. Het risico op een factuur met een verkeerd nummer is dus niet aanwezig.

Nummering van andere financiële documenten

Nummering facturen, creditnota, proforma en offerte

Naast de facturatie kennen we nog meerdere financiële documenten. Ook weten hoe het zit met de nummering van een proforma factuur? Offertenummer? Hoe het zit als er een verkeerde factuur is gemaakt of niet betaald gekregen en hier een creditnota voor wilt aanmaken? Kijk dan hier

Wat moet er nog meer verplicht op een factuur staan?

Factuur maken volgens de eisen

Naast de verplichte opeenvolgende factuurnummering moet een verkoopfactuur of nota die je gaat maken aan meer verplichte factuurvereisten voldoen. De belastingdienst controleert bij een controle of je correct hebt gefactureerd. Als je dat niet hebt gedaan kan de belastingdienst jouw afnemers het aftrekrecht van voorbelasting ontzeggen en je kunt zelfs een boete krijgen. Het correct opstellen van een factuur die aan alle factuureisen voldoet is dus heel belangrijk!

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen echt nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Factuurvereisten

Factuurvereisten

Wat moet er aan allemaal op een factuur staan? Je eerste eigen factuur maken? Rekening opmaken en je weet niet hoe? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst...

Lees meer
Bedrijfsgegevens op factuur

Bedrijfsgegevens op factuur

Jouw bedrijfsgegevens zijn verplicht op factuur Factuur opstellen? Jouw bedrijfsgegevens met volledige bedrijfsnaam en adres moeten volgens de richtlijnen en factuureisen van de Belastingdienst ook verplicht op de factuur staan. Vaak zijn dan de vragen: Hoe, wat en...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads