e-Factuur

Online e-factuur: Wat is het en hoe werkt het?

Veel facturen worden als PDF-document digitaal per e-mail verzonden naar de klant. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur ook nog een gestructureerd digitaal bestand, dat naast de PDF-factuur, ook bij de klant wordt aangeleverd en die automatisch door een boekhoudprogramma kan worden ingelezen en verwerkt. Dit noemen we de UBL-factuur.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

E-factureren is de toekomst van factureren. Met de digitalisering worden alle aspecten van ons dagelijks leven steeds meer geautomatiseerd en gedigitaliseerd, en het factureringsproces is daarop geen uitzondering. Elektronisch e-factureren is daarmee een volgende stap op de weg van duurzaam ondernemen omdat er geen gebruik meer wordt gemaakt van papier. Zo hoeven er minder bomen gekapt te worden.

Elektronische e-facturen maken het factureringsproces sneller, efficiënter en kosteneffectiever voor ondernemers.

E-facturatie biedt naast duurzaam zijn, meer aanzienlijke voordelen vergeleken met de papieren factuur. Zo hebben we de economische besparingen op drukwerk en op frankeerkosten. Bovendien verkort digitaal factureren met automatisering de doorlooptijd van de factuurverwerking. Maar het grootste voordeel van e-facturatie zit in de volledige automatisering van bestelling tot betaling tussen leveranciers en afnemers.

De e-factuur wordt elektronisch afgegeven, verzonden, ontvangen en verwerkt.

E-factureren voorbeeld met UBL-factuur

E-facturen worden opgesteld en opgemaakt volgens de UBL standaard. UBL staat voor Universal Business Language, vandaar de benaming UBL-factuur. Dit is een bestand in .XML formaat dat door boekhoudprogramma’s automatisch kan worden gemaakt, ingelezen en verwerkt, waarvan je hier een voorbeeld e-factuur als UBL kunt bekijken.

Het zelf ontvangen van een e-factuur werkt ook heel eenvoudig: je download of ontvangt de factuur rechtstreeks in de e-mail en deze laad je in jouw administratiesoftware. E-facturatie software zorgt ervoor dat de e-facturen automatisch worden verwerkt en direct in de juiste administratie terechtkomen. Ze kunnen direct bij ontvangst worden betaald en besparen dus tijd en geld.

Wil jij je factureringsproces ook stroomlijnen en je kosten verlagen met e-facturatie? Dan moet er worden geïnvesteerd in boekhoudsoftware om het correct te laten werken. Maar niet gelijk schrikken, dit kost je gemiddeld € 15 per maand (niet veel toch?) om er compleet mee te kunnen boekhouden wat toch verplicht is. Bekijk bijvoorbeeld het best geteste boekhoudprogramma Moneybird (uit de TOP 4) maar eens hoe gemakkelijk het kan werken, zonder dat het je veel geld kost.

Het voordeel is dat een boekhoudprogramma automatisch een e-factuur voor je aanmaakt en klaarzet om te versturen. Ontvangen e-facturen kan je zelf dan ook inladen en laten verwerken. Al veel bedrijven, waaronder zzp’ers, hebben de overstap al gemaakt en binnenkort zal het de standaard worden voor zakendoen over de hele wereld.

Zijn er nog eisen aan de e-factuur?

Belastingdienst
De belastingdienst stelt geen extra eisen aan digitaal e-factureren. De e-factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor de ‘normale’ factuur.

EU-landen
De EU-landen hebben onderling afgesproken dat digitaal e-factureren met e-invoicing in alle lidstaten is toegestaan.

Let op: e-factuur aan overheid verplicht!

Doe je als ondernemer zaken met onze overheid? Sinds 01 januari 2017 is het verplicht om ze een e-factuur te sturen. Anders geen opdrachten!