Factuurvereisten

21 november 2022
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Waar moet een factuur aan voldoen?

Je eerste eigen factuur maken? Rekening opmaken en je weet niet hoe? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (elektronische UBL-factuur).

De factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de factuurvereisten voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus.

Nooit meer zorgen maken of je aan de factuurvereisten voldoet? Klaar zijn voor de toekomst met gelijk een PDF factuur en een e-factuur? Door je facturen te maken en verzenden in een online factuurprogramma ben je er zeker van dat deze voldoet aan de meest recente factuurvereisten. Enkele populaire factuurprogramma’s onder zzp’ers met een eenmanszaak zijn:

 

Facturen moeten volledig zijn. Vaak is dan de vraag: Welke vermeldingen zijn verplicht op een factuur om te voldoen aan de factuurvoorwaarden? Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden:

Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan?

1. De factuurkop

2. De factuurregel(s)

Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).

Voorbeeld factuurvereisten Belastingdienst

De verplichte factuurvoorwaarden van de Belastingdienst

Factuurvoet: Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden

Betalingscondities
De betalingscondities vermelden op een factuur is zeker niet onbelangrijk. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden.

Vervaldatum
Een vervaldatum (te betalen voor) op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn.

Onderstaand heb ik een voorbeeld gemaakt van hoe een factuur is opgebouwd. Zo hebben we bovenaan de factuurkop voor algemene (bedrijfs)gegevens betreffende de gehele factuur. Daaronder de factuurregels die betrekking hebben op het geleverde en daaronder meestal ook nog een factuurvoet met de betalingscondities.

Factuuropbouw voorbeeld

Voorbeeld van correcte factuur opbouw

Start direct met je factuur maken die aan de factuurvereisten voldoet!

Net je eigen bedrijf opgestart en moet je na gedane zaken een factuur opstellen en uitreiken voor betaling? Daar doen we het voor toch? Ik heb een handleiding voor je gemaakt om zo stap voor stap je eigen facturatie op te starten. Ook kan je natuurlijk, wat het beste is, direct starten met:

 

Minder eisen voor vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen

Bij kleine factuurbedragen of een kassabon is het mogelijk om dit als een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Hieraan worden minder eisen gesteld.

Wat te doen bij grote factuurbedragen?

Bij facturen waarmee grote bedragen gemoeid zijn wordt vaak gewerkt met aanbetalingen. Hierbij is het belangrijk om vooraf goed af te spreken en dit schriftelijk vast te leggen wanneer en welk bedrag (percentage) moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet tijdige betaling. Zo kan je een boete of een bepaald rentepercentage afspreken bij te late betaling. Dit doen we met een deelfactuur maken.

Wat is de uiterste uitreikingsdatum van een factuur?

Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het opmaken en versturen van de rekening. Je bent wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?

Als de klant de goederen terugstuurt, of de diensten reclameert, moet er een creditnota worden gemaakt om de factuur tegen te boeken. Dit kan voor het hele bedrag zijn, of voor het deel waarvoor is gereclameerd. Doorgaans compenseert een creditnota een eerder uitgeschreven factuur.

Aanvullende factuurvereisten voor factuur naar buitenland

Factuurvereisten buitenland voorbeeld

Wat zijn de factuurvereisten als er een factuur naar België moet en wat zijn deze voor buiten de EU? Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers gelden aanvullende factuureisen waar een factuur aan moet voldoen. Zo is in veel gevallen de btw-verlegd, moet er een btw-nummer van de zakelijke klant op de factuur komen en is het verstandig om de factuur in de taal van de klant op te stellen met een juiste adressering naar gebruik van het land.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Online factureren

Online factureren

Online factureren voor zzp'ers Als zzp'er ook online factureren? Gebruik maken van een online factuurprogramma vol slimme functies geeft je vele voordelen. Maak en verstuur in een handomdraai professionele facturen en offertes in de herkenbare huisstijl van jouw...

Lees meer
Betalingstermijn factuur

Betalingstermijn factuur

Wat is de wettelijke betalingstermijn 2022 van een factuur? Sinds 16 maart 2013 is de nieuwe Wet Betalingstermijnen van kracht. Hierin is vastgelegd dat de wettelijke betalingstermijn factuur tussen zzp’ers, bedrijven, overheid, consumenten en particulieren standaard...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads