Alle factuurvereisten

Waar moet een factuur aan voldoen?

Je eerste eigen perfecte factuur maken? De rekening opmaken en je weet niet hoe en wat? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. Dit document dient als bewijs van een transactie tussen twee partijen, doorgaans een leverancier en een klant, waarin de verkoop of aankoop van goederen of diensten worden gespecificeerd en vastgelegd.

De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (de elektronische UBL-factuur). In dit artikel leg ik je uit wat deze factuureisen en voorwaarden zijn, zodat je weet waar je factuur allemaal aan moet voldoen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een factuur moet alle nodige informatie bevatten om beide partijen te identificeren. De factuur is ook van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de factuurvereisten voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus.

Facturen moeten volledig zijn. Vaak is dan de vraag: Welke vermeldingen zijn verplicht op een factuur om te voldoen aan de factuurvoorwaarden? Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden:

Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan?

1. De factuurkop

• Jouw volledige bedrijfsgegevens KVK met bedrijfsnaam en adres.
• Het factuuradres met volledige naam en adres van je klant.
• Je btw-id. Als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), dan ook het btw-identificatienummer van de klant.
• Het KvK-inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
• De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
• Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.

2. De factuurregel(s)

• Een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
• Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
• De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt.
• Het btw-tarief dat je in rekening brengt.
• Het te betalen btw-bedrag.

Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).

Voorbeeld factuurvereisten Belastingdienst

Factuurvoet: Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden

Betalingscondities
De betalingscondities vermelden op een factuur is zeker niet onbelangrijk. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden.

Vervaldatum
Een vervaldatum (te betalen voor) op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn.

Onderstaand heb ik een voorbeeld gemaakt van hoe een factuur is opgebouwd. Zo hebben we bovenaan de factuurkop voor algemene (bedrijfs)gegevens betreffende de gehele factuur. Daaronder de factuurregels die betrekking hebben op het geleverde en daaronder meestal ook nog een factuurvoet met de betalingscondities.

Factuuropbouw voorbeeld

Direct starten met factureren die aan de factuurvereisten voldoet?

Net je eigen bedrijf opgestart en moet je na gedane zaken een factuur opstellen en uitreiken voor betaling? Daar doen we het voor toch? Ik heb een handleiding voor je gemaakt om zo stap voor stap je eigen facturatie op te starten.

Nooit meer zorgen maken of je aan de factuurvereisten voldoet? Klaar zijn voor de toekomst met gelijk een PDF factuur en een e-factuur? Door je facturen te maken en verzenden in een online factuurprogramma ben je er zeker van dat deze voldoet aan de meest recente factuurvereisten. Werkt zo eenvoudig dat iedereen er mee kan werken. Enkele populaire factuurprogramma’s die veel door zzp’ers met een eenmanszaak gebruikt worden zijn:

 

Minder eisen voor ‘kleine factuur’ bij kleine bedragen

Bij kleine factuurbedragen zoals bij een kassabon is het mogelijk om dit als een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Hieraan worden minder eisen gesteld.

Wat te doen bij grote factuurbedragen?

Bij facturen waarmee grote bedragen gemoeid zijn wordt vaak gewerkt met aanbetalingen. Hierbij is het belangrijk om vooraf goed af te spreken en dit schriftelijk vast te leggen wanneer en welk bedrag (percentage) moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet tijdige betaling. Zo kan je een boete of een bepaald rentepercentage afspreken bij te late betaling. Dit doen we met een deelfactuur maken.

Wat is de uiterste uitreikingsdatum van een factuur?

Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het opmaken en versturen van de rekening. Je bent wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?

Als de klant de goederen terugstuurt, of de diensten reclameert, moet er een creditnota worden gemaakt om de factuur tegen te boeken. Dit kan voor het hele bedrag zijn, of voor het deel waarvoor is gereclameerd. Doorgaans compenseert een creditnota een eerder uitgeschreven factuur.

Veel gestelde vragen (FAQ)

Enkele antwoorden op veel gestelde vragen over de factuureisen zijn:

1. Wat als een factuur niet aan de eisen voldoet?
Dan kunnen er problemen ontstaan met de Belastingdienst over de eerlijkheid van de facturatie. Neem bijvoorbeeld het factuurnummer die opeenvolgend moet zijn. Als je een factuur genummerd hebt met bijvoorbeeld 0027, de volgende met 0028 en de daar opvolgende opeens met 0030. Waar is dan factuur met het nummer 0029? Dit kan natuurlijk een foutje zijn maar ook aangemerkt worden als wel aangemaakt, verstuurd en betaald gekregen maar dienvolgens verwijderd uit de boekhouding. De prangende vraag is dan: waar is die factuur gebleven en welk factuurbedrag is hier mee gemoeid? Was het een foutje of toch…? Zorg dus altijd voor een correcte facturatie die aan de factuurvereisten voldoet!

2. Wat zijn de factuurvereisten België?
Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers zoals België, Duitsland of zelfs buiten de EU, dan gelden er aanvullende factuureisen waar een factuur aan moet voldoen. Zo is bijvoorbeeld in veel gevallen de btw-verlegd, moet er een btw-nummer van de zakelijke klant op de factuur komen en is het verstandig om de factuur in de taal van de klant op te stellen met een juiste adressering naar gebruik van het land.

Bekijk de aanvullende factuurvereisten intracommunautaire levering