Factuurvereisten

28 oktober 2021
Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

Wat moet er aan allemaal op een factuur staan?

Je eerste eigen factuur maken? Rekening opmaken en je weet niet hoe? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (elektronische UBL-factuur).

Nooit meer zorgen maken of je aan de factuurvereisten voldoet? Klaar zijn voor de toekomst met gelijk een PDF factuur en een e-factuur? Door je facturen te maken en verzenden in een online programma ben je er zeker van dat deze voldoet aan de meest recente vereisten. Enkele populaire programma’s onder zzp’ers met een eenmanszaak zijn:

 

De verplichte basisgegevens die op de factuur moeten staan

De factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de eisen voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Wat moet erin staan om te voldoen aan de factuurvoorwaarden?

Facturen moeten volledig zijn. Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden:

1. De factuurkop

2. De factuurregel(s)

Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).

Voorbeeld van de factuurvoorwaarden

De verplichte factuurvoorwaarden van de Belastingdienst

Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden

Factuurvoet

Betalingscondities
De betalingscondities vermelden op een factuur is zeker niet onbelangrijk. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden.

Vervaldatum
Een vervaldatum op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn.

Voorbeeld factuur opbouw

Onderstaand een voorbeeld hoe een factuur is opgebouwd met bovenaan de factuurkop voor algemene (bedrijfs)gegevens betreffende de gehele factuur. Daaronder de factuurregels die betrekking hebben op het geleverde en daaronder meestal ook nog een factuurvoet met betalingscondities.

Voorbeeld van correcte factuur opbouw

Start direct met je factuur maken die aan de factuurvereisten voldoet!

Factuur maken met factuur- en boekhoudprogramma

Net je bedrijf gestart en moet je na gedane zaken een factuur opstellen en uitreiken voor betaling? Daar doen we het voor toch? Ik heb een handleiding voor je gemaakt om zo stap voor stap je eigen facturatie op te starten. Ook kan je natuurlijk, wat het beste is, direct starten met:

 

Vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen

Bij kleine factuurbedragen of een kassabon is het mogelijk om dit als een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Hieraan worden minder eisen gesteld.

Wat te doen bij grote factuurbedragen?

Bij facturen waarmee grote bedragen gemoeid zijn is het belangrijk om vooraf goed af te spreken en dit schriftelijk vast te leggen wanneer welk bedrag (percentage) met een deelfactuur moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet tijdige betaling. Zo kan je een boete of een bepaald rentepercentage afspreken bij te late betaling.

Creditfactuur

Als de klant de goederen terugstuurt, of de diensten reclameert, wordt er een creditnota gemaakt om de factuur tegen te boeken. Dit kan voor het hele bedrag zijn, of voor het deel waarvoor is gereclameerd. Doorgaans compenseert een creditnota een eerder uitgeschreven factuur.

Uiterste uitreikingsdatum factuur

Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?

Aanvullende eisen voor factuur naar buitenland

Factuurvereisten bij internationaal zakendoen

Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers gelden aanvullende factuurvoorwaarden. Zo is in veel gevallen de btw-verlegd, moet er een btw-nummer van de zakelijke klant op de factuur komen en is het verstandig om de factuur in de taal van de klant op te stellen met een juiste adressering naar gebruik van het land.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen echt nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Factuur voorbeeld

Factuur voorbeeld

Factuur voorbeelden & gratis sjablonen Maak een professionele factuur met voorbeeld factuur,praktische tips en gratis sjablonen voor alle soorten bedrijven. Of u nu een klein bedrijf, eenmanszaak of freelancer bent, het maken van een factuur is essentieel om...

Lees meer
Online factureren

Online factureren

Online factureren voor zzp'ers Als zzp'er ook online factureren? Gebruik maken van een online factuurprogramma vol slimme functies geeft je vele voordelen. Maak en verstuur in een handomdraai professionele facturen en offertes in de herkenbare huisstijl van jouw...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads