Begeleidende tekst bij factuur per e-mail

Hoe ga je de factuur e-mailen naar jouw klant?

E-mail is ook een effectieve tool om jouw facturen te versturen. Nadat je een factuur voor jouw klant hebt gemaakt kan deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant worden gemaild voor de betaling. Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. In de artikel geef ik je wat voorbeelden van begeleidende tekst om te gebruiken.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Een e-mail schrijven naar jouw klant is een geweldige manier om snel en gemakkelijk een factuur over te brengen. Hier volgen enkele tips om de perfecte e-mail op te stellen:

1. Zorg ervoor dat je een onderwerpregel opneemt die duidelijk aangeeft waar de e-mail over gaat, zoals “Factuur van [Bedrijfsnaam]” of “Betalingsverzoek factuur van [Bedrijfsnaam]”. Dit maakt het gemakkelijker voor jouw klant om het te begrijpen en snel te reageren.

2. Maak het bericht persoonlijk door jouw klant bij naam te noemen en hem te bedanken voor zijn zaken – het is altijd leuk om hem het gevoel te geven dat hij gewaardeerd wordt!

3. Zorg ervoor dat je een oproep tot actie plaatst – jouw klant moet precies weten wat hij moet doen om zijn betaling te voltooien.

4. Gebruik eenvoudige taal die voor jouw klant gemakkelijk te begrijpen is. Vermijd het gebruik van technische termen of jargon dat verwarrend of moeilijk te begrijpen kan zijn.

5. Voeg het factuurdocument bij in de bijlage of maak er een directe link naar in het bericht, zodat jouw klant het gemakkelijk kan vinden en downloaden.

Door deze tips te volgen, kun je een e-mail opstellen met begeleidende tekst die je helpt om jouw klant snel en correct te laten betalen.

Voorbeelden van begeleidende tekst bij versturen factuur per e-mail

Die inhoud van het e-mailbericht moet even belangrijk zijn als de factuur zelf; het is tenslotte het eerste wat jouw klant zal lezen. Je moet er dus voor zorgen dat het een verzorgde inhoud bevat. Omdat begeleidende tekst in een mail vaak lastig blijkt, zijn hier enkele voorbeeldteksten van begeleidende tekst weergegeven om jou op weg te helpen:

Van: e-mailadres@jouwbedrijf.nl
Aan: e-mailadres@jouwklant.nl
Cc:
Bijlage: Factuur-[factuurnummer].pdf
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]

Aanhef
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam klant],
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam], beste [voornaam],
Beste [klantnaam],

Inleidende alinea voorbeeld 1
In de bijlage kunt u de factuur van onze verleende diensten (of geleverde producten) vinden. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn te voldoen.
Inleidende alinea voorbeeld 2
Hierbij stuur ik u mijn factuur toe voor de verrichte werkzaamheden (of voor de geleverde producten). We stellen uw snelle betaling op prijs.
Inleidende alinea voorbeeld 3
In bijlage vindt u de factuur voor uw aankoop. Neem even de tijd om deze zorgvuldig door te nemen en laat het ons weten als er vragen of problemen zijn die moeten worden aangepakt.

Als er verschillen zijn tussen wat u verwachtte en wat er op de factuur staat, neem dan meteen contact met mij op zodat we dit snel kunnen oplossen. Ik helpt u graag dan.

Slotalinea voorbeeld 1
Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur, neem dan gerust contact met mij op.
Slotalinea voorbeeld 2
Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van de factuur, dan hoor ik u graag.
Slotalinea voorbeeld 3
Nogmaals bedankt voor het kiezen van mijn bedrijf, ik kijk ernaar uit om onze relatie met u voort te zetten.

Afsluiting 1
Met vriendelijke groet,
Afsluiting 2
Hartelijke groeten,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mail handtekening]

Bijlage: Uw factuur is als PDF en UBL aan de e-mail toegevoegd.

---

Note: De begeleidende teksten zijn bedoelt als voorbeeld. Er kunnen geen rechten worden ontleent aan deze voorbeelden.

Vergeet de bijlage niet mee te sturen!

Maak jij voor de facturatie gebruik van een factuur- en boekhoudprogramma? Zodra je factuur dan is verzonden, wordt deze onmiddellijk aan jouw klant bezorgd. Ze ontvangen een e-mail met de factuur in UBL-formaat en als PDF-bestand in de bijlage. Voordeel is dan dat de bijlage hierbij niet kan worden vergeten. De PDF-factuur kan door de ontvanger worden geopend en is printbaar voor de administratie. De UBL-factuur kan automatisch in een boekhoudprogramma worden geladen en verwerkt.

Factureer jij handmatig in bijvoorbeeld Word of Excel? Het kan dan voorkomen dat je de mail verzendt en er daarna achter komt dat je de bijlage (dus factuur) bent vergeten toe te voegen. Let dus altijd goed op dat dit niet vergeten wordt!

Klant ontvangt netjes een e-mail met PDF-factuur

Tip voor starters: Maak het versturen van je facturen gemakkelijk

Heb jij net als ondernemer een eenmanszaak gestart en doe jij de facturen nog handmatig in Word of Excel maken? Deze moet je dan handmatig als PDF opslaan en daarna versturen met je mailprogramma. Begeleidende tekst moet je dan opnieuw schrijven of knippen en plakken uit een eerder verstuurde mail. Dit is wel omslachtig handelen. Dat kan namelijk veel gemakkelijker en sneller door je facturatie te doen met een eenvoudig factuurprogramma. Ingewikkeld? Nee zeker niet! Duur? Ook niet. Er zijn zelfs factuurprogramma’s waarmee je geheel gratis kunt factureren!

Groot voordeel is dat jouw nieuw aangemaakte klantfactuur, zowel in PDF als UBL-formaat automatisch in een kant en klaar e-mailbericht met begeleidende tekst wordt klaargezet. Met 1 druk op de knop kan deze dan in één keer worden verstuurd met: