Begeleidende tekst bij factuur per e-mail

Hoe ga je de factuur e-mailen naar jouw klant?

E-mail is ook een effectieve tool om jouw facturen te versturen. Nadat je een factuur voor jouw klant hebt gemaakt kan deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant worden gemaild voor de betaling. Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. In de artikel geef ik je wat voorbeelden van begeleidende tekst om te gebruiken.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Die inhoud van het e-mailbericht moet even belangrijk zijn als de factuur zelf; het is tenslotte het eerste wat jouw klant zal lezen. Je moet er dus voor zorgen dat het een verzorgde inhoud bevat. Omdat begeleidende tekst in een mail vaak lastig blijkt, zijn hier enkele voorbeeldteksten weergegeven om jou op weg te helpen:

Voorbeelden van begeleidende tekst bij versturen factuur per e-mail

Gebruik voorbeeld begeleidende tekst voor in e-mailbericht

Van: e-mailadres@jouwbedrijf.nl
Aan: e-mailadres@jouwklant.nl
Cc:
Bijlage: Factuur-[factuurnummer].pdf
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]

Aanhef
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam klant],
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam], beste [voornaam],
Beste [klantnaam],

Inleidende alinea 1
In de bijlage kunt u de factuur van onze verleende diensten (of geleverde producten) vinden. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn te voldoen.
Inleidende alinea 2
Hierbij stuur ik u mijn factuur toe voor de verrichte werkzaamheden (of voor de geleverde producten). We stellen uw snelle betaling op prijs.

Slotalinea 1
Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur, neem dan gerust contact met mij op.
Slotalinea 2
Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van de factuur, dan hoor ik u graag.

Afsluiting 1
Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mail handtekening]

Bijlage: Uw factuur is als PDF en UBL aan de e-mail toegevoegd.

---

Note: De voorbeeldteksten zijn bedoelt als voorbeeld. Er kunnen geen rechten worden ontleent aan deze voorbeelden.

Vergeet de bijlage niet mee te sturen!

Maak jij voor de facturatie gebruik van een factuur- en boekhoudprogramma? Zodra je factuur dan is verzonden, wordt deze onmiddellijk aan jouw klant bezorgd. Ze ontvangen een e-mail met de factuur in UBL-formaat en als PDF-bestand in de bijlage. Voordeel is dan dat de bijlage hierbij niet kan worden vergeten. De PDF-factuur kan door de ontvanger worden geopend en is printbaar voor de administratie. De UBL-factuur kan automatisch in een boekhoudprogramma worden geladen en verwerkt.

Factureer jij handmatig in bijvoorbeeld Word of Excel? Het kan dan voorkomen dat je de mail verzendt en er daarna achter komt dat je de bijlage (dus factuur) bent vergeten toe te voegen. Let dus altijd goed op dat dit niet vergeten wordt!

Klant ontvangt netjes een e-mail met PDF-factuur

Tip voor starters: Maak het versturen van je facturen gemakkelijk

Heb jij net als ondernemer een eenmanszaak gestart en doe jij de facturen nog handmatig in Word of Excel maken? Deze moet je dan handmatig als PDF opslaan en daarna versturen met je mailprogramma. Begeleidende tekst moet je dan opnieuw schrijven of knippen en plakken uit een eerder verstuurde mail. Dit is wel omslachtig handelen. Dat kan namelijk veel gemakkelijker en sneller door je facturatie te doen met een eenvoudig factuurprogramma. Ingewikkeld? Nee zeker niet! Duur? Ook niet. Er zijn zelfs factuurprogramma’s waarmee je geheel gratis kunt factureren!

Groot voordeel is dat jouw nieuw aangemaakte klantfactuur, zowel in PDF als UBL-formaat automatisch in een kant en klaar e-mailbericht wordt klaargezet. Met 1 druk op de knop kan deze dan in één keer worden verstuurd met: