PDF factuur maken en verzenden

Wat is een PDF factuur?

Het aantal facturen dat in PDF wordt verstuurd door ondernemers neemt al jaren toe. Een PDF-factuur is een factuur die opgemaakt en opgeslagen is als Portable Document Format. Dit is een algemeen aanvaarde bestandsindeling waarmee lay-out, lettertypen en afbeeldingen van elk document behouden zal blijven. Verstuur jij je facturen al in PDF naar de klant? Dit bespaart je aanzienlijk tijd en geld. Zeker als je ook nog eens handig gebruik maakt van een gemakkelijk factuur- en boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden.nl of Rompslomp. Hiermee worden PDF facturen al automatisch in gegenereerd en klaargezet in een e-mailbericht om te versturen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Hoe maak ik een PDF factuur?

Documenten kunnen vrij gemakkelijk worden omgezet naar PDF. Zo kan je van documentformaten zoals: .doc en .docx van Word, .rtf en .txt van Kladblok, .xls en .xlsx van Excel, welke veel gebruikt worden voor het maken van facturen, eenvoudig een PDF-factuur maken. Dit omzetten kan online of direct in het office-programma zoals Word of Excel

Factuur gemaakt in Word of Excel en opslaan als PDF-bestand

Nadat je met een Word-document of in Excel een factuur hebt gemaakt, kun je het bestand opslaan als PDF-bestand door de volgende stappen te volgen:

  1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als.
  2. Geef vervolgens bij Bestandsnaam aan onder welke naam het PDF-bestand opgeslagen moet worden. Handigst is om gelijk het unieke opeenvolgende factuurnummer te gebruiken.
  3. Klik in het dialoogvenster Opslaan als op de pijl in de lijst Opslaan als en klik vervolgens op PDF.
  4. Klik op Opties.
  5. Controleer of het selectievakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid is ingeschakeld en klik op OK.
  6. Klik als laatste op Opslaan.
Opslaan als PDF

Verzenden van PDF-facturen per e-mail

Nadat een factuur in PDF-formaat is opgeslagen, kan deze als bijlage worden toegevoegd aan een e-mail. E-mail is een ideaal en voordelig middel om documenten te verzenden. Verstuur jij je facturen al digitaal via e-mail? Je offertes? Het is snel en financieel aantrekkelijk gezien de besparingen op papier, inkt, enveloppen en portokosten.

Nog een voordeel van een factuur verzenden via e-mail als beveiligd PDF-bestand is dat de inhoud niet zomaar kan worden aangepast. Ook zal de lay-out van het document behouden blijven en na afdrukken op elke printer er hetzelfde uit blijven zien. Dit is bij documenten die bijvoorbeeld zijn opgemaakt in Word of Excel niet altijd het geval.

Voorbeeldtekst voor begeleidend schrijven in e-mailbericht

Voorbeeld met tekst voor versturen factuur per e-mail

Een factuur gemaakt en deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant mailen voor de betaling? Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. Bekijk voorbeeldtekst die je zo kunt gebruiken in jouw e-mailbericht naar de klant met een factuur in de bijlage.

Automatisch PDF-factuur en UBL-factuur via boekhoudprogramma

Verstuur je regelmatig een factuur? Dan kan een automatisch factuur- en boekhoudprogramma een oplossing zijn. Verstuur je er veel? Dan zal ik zeker overwegen om dit aan te schaffen. Hiermee worden je facturen automatisch opgemaakt in jouw huisstijl en naar jouw klant verzonden met een PDF-factuur en een digitale UBL-factuur in de bijlage. De boekhoudsoftware verwerkt de verstuurde factuur direct in de boekhouding wat ook weer handig is bij je btw-aangifte doen en je aangifte inkomstenbelasting.

Maak het jezelf een stuk gemakkelijker en onderzoek eens de luxe van deze Top 3 factuur- en boekhoudprogramma’s. Compleet, super simpel en 100% up-to-date met de nieuwste btw-regels.

 
Er zijn meer factuur- en boekhoudprogramma's voor zzp'ers. Ook gratis!

Ook belangrijk: De UBL-factuur

Een UBL factuur is de standaard manier voor elektronisch factureren (e-factuur) en wordt ook steeds vaker gebruikt. Soms verplicht een bedrijf het zelfs om een UBL factuur aan te leveren. Bij werken voor de overheid is het al verplicht. Het grote voordeel hiervan is dat een ontvanger van een UBL-factuur deze direct kan laten inlezen in boekhoudsoftware en automatisch verwerken als inkoopfactuur. Lees hier meer over de UBL-factuur.

Voorbeeld factuur in PDF

PDF-factuur maken (voorbeeld)

Benieuwd hoe een factuur in PDF er uit ziet die een klant in zijn mailbox ontvangt? Bekijk voorbeeld van een nota en factuur die is opgeslagen als PDF en klaar is om verzonden te worden voor betaling.

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!

Zo maak je zelf eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma, zo hou je altijd inzicht in niet alleen de financiële situatie van jouw eenmanszaak maar ook gelijk in de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte. Vergelijk hier alle factuur- en boekhoudpakketten

Vraagje: Hoe deed/doe jij de facturatie?

Startende ondernemers vragen zich vaak af hoe nou een ervaren 'collega' zzp'er is begonnen om zijn eerste factuur te maken. Dat had ik ook in het begin. Daarom wil ik aan jou, als ervaren zzp'er, als eerste vragen: waarmee heb jij je eerste facturen gemaakt en ten tweede: hoe doe je de facturatie nu na een aantal jaar zzp'en? Bedankt voor het delen!

Als starter deed ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...

Als ervaren ondernemer doe ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...

Samenvatting veel gestelde vragen (FAQs)

Wat is een PDF factuur?

Een PDF factuur is een factuur die opgemaakt en opgeslagen is als Portable Document Format. Dit is een algemeen aanvaarde bestandsindeling waarmee lay-out, lettertypen en afbeeldingen van elk document behouden zal blijven.

Hoe maak ik een PDF factuur?

Documenten kunnen vrij gemakkelijk worden omgezet naar PDF. Zo kan je een factuur die gemaakt is in Word of Excel, welke veel gebruikt worden voor het maken van facturen, eenvoudig een eigen PDF factuur maken door het document op te slaan als PDF document.

Hoe ziet een PDF factuur eruit (voorbeeld)?

Benieuwd hoe een factuur in PDF er uit ziet die een klant in zijn mailbox ontvangt? Bekijk voorbeeld van een factuur die is opgeslagen als PDF en klaar is om verzonden te worden voor betaling.