PDF-factuur maken en verzenden

PDF-factuur maken

Het aantal facturen dat in PDF wordt verstuurd door ondernemers neemt al jaren toe. Een PDF-factuur is een factuur die opgemaakt en opgeslagen is als Portable Document Format. Dit is een algemeen aanvaarde bestandsindeling waarmee lay-out, lettertypen en afbeeldingen van elk document behouden zal blijven. Verstuur jij je facturen al in PDF naar de klant? Dit bespaart je aanzienlijk tijd en geld.

Tip!  Een programma om op de beste manier jouw facturen te maken? Ideaal voor zzp


Documenten kunnen vrij gemakkelijk worden omgezet naar PDF. Zo kan je van documentformaten zoals: .doc en .docx van Word, .rtf en .txt van Kladblok, .xls en .xlsx van Excel, welke veel gebruikt worden voor het maken van facturen, eenvoudig een PDF-factuur maken. Dit omzetten kan online of direct in het office-programma zoals Word of Excel.

Factuur in Word of Excel opslaan als PDF-bestand

Nadat je met een Word-document of in Excel een factuur hebt gemaakt, kun je het bestand opslaan als PDF-bestand door de volgende stappen te volgen:

  1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als.
  2. Geef vervolgens bij Bestandsnaam aan onder welke naam het PDF-bestand opgeslagen moet worden. Handigst is om gelijk het unieke opeenvolgende factuurnummer te gebruiken.
  3. Klik in het dialoogvenster Opslaan als op de pijl in de lijst Opslaan als en klik vervolgens op PDF.
  4. Klik op Opties.
  5. Controleer of het selectievakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid is ingeschakeld en klik op OK.
  6. Klik als laatste op Opslaan.

Opslaan als PDF

Verzenden van PDF-facturen per e-mail

Nadat een factuur in PDF-formaat is opgeslagen, kan deze als bijlage worden toegevoegd aan een e-mail. E-mail is een ideaal en voordelig middel om documenten te verzenden. Verstuur jij je facturen al digitaal via e-mail? Je offertes? Het is snel en financieel aantrekkelijk gezien de besparingen op papier, inkt, enveloppen en portokosten.

Nog een voordeel van een factuur verzenden via e-mail als beveiligd PDF-bestand is dat de inhoud niet zomaar kan worden aangepast. Ook zal de lay-out van het document behouden blijven en na afdrukken op elke printer er hetzelfde uit blijven zien. Dit is bij documenten die bijvoorbeeld zijn opgemaakt in Word of Excel niet altijd het geval.

Voorbeeldtekst voor begeleidend schrijven in e-mailbericht

Voorbeeld met tekst voor versturen factuur per e-mail

Een factuur gemaakt en deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant mailen voor de betaling? Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. Bekijk voorbeeldtekst die je zo kunt gebruiken in jouw e-mailbericht naar de klant met een factuur in de bijlage.

Automatisch PDF-factuur via boekhoudprogramma

Verstuur je regelmatig een factuur? Dan kan een automatisch factuurprogramma een oplossing zijn. Verstuur je er veel? Dan kun je overwegen om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Hiermee worden ze automatisch opgemaakt in jouw huisstijl en naar jouw klant verzonden als PDF-bijlage en direct verwerkt in de boekhouding wat ook weer handig is bij aangifte doen.

Voorbeelden van een factuur in PDF

PDF-factuur printen voor bedrijfsadministratie

Benieuwd hoe een factuur in PDF er uit ziet die een klant in zijn mailbox ontvangt? Bekijk voorbeeld van een nota die is opgeslagen als PDF en klaar is om verzonden te worden voor betaling.

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma. Maakt boekhouden zelfs leuk!

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte..