Ontdek: gratis & onbeperkt facturen maken? Dat kan! Probeer direct gratis uit

PDF-factuur maken en verzenden

PDF-factuur maken

Het aantal facturen dat in PDF wordt verstuurd door ondernemers neemt al jaren toe. Een PDF-factuur is een factuur die opgemaakt en opgeslagen is als Portable Document Format. Dit is een algemeen aanvaarde bestandsindeling waarmee lay-out, lettertypen en afbeeldingen van elk document behouden zal blijven. Verstuur jij je facturen al in PDF naar de klant? Dit bespaart je aanzienlijk tijd en geld.


Documenten kunnen vrij gemakkelijk worden omgezet naar PDF. Zo kan je van documentformaten zoals: .doc en .docx van Word, .rtf en .txt van Kladblok, .xls en .xlsx van Excel, welke veel gebruikt worden voor het maken van facturen, eenvoudig een PDF-factuur maken. Dit omzetten kan online of direct in het office-programma zoals Word of Excel.

Factuur in Word of Excel opslaan als PDF-bestand

Nadat je met een Word-document of in Excel een factuur hebt gemaakt, kun je het bestand opslaan als PDF-bestand door de volgende stappen te volgen:

  1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als.
  2. Geef vervolgens bij Bestandsnaam aan onder welke naam het PDF-bestand opgeslagen moet worden. Handigst is om gelijk het unieke opeenvolgende factuurnummer te gebruiken.
  3. Klik in het dialoogvenster Opslaan als op de pijl in de lijst Opslaan als en klik vervolgens op PDF.
  4. Klik op Opties.
  5. Controleer of het selectievakje Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid is ingeschakeld en klik op OK.
  6. Klik als laatste op Opslaan.

Opslaan als PDF

Verzenden van PDF-facturen per e-mail

Nadat een factuur in PDF-formaat is opgeslagen, kan deze als bijlage worden toegevoegd aan een e-mail. E-mail is een ideaal en voordelig middel om documenten te verzenden. Verstuur jij je facturen al digitaal via e-mail? Je offertes? Het is snel en financieel aantrekkelijk gezien de besparingen op papier, inkt, enveloppen en portokosten.

Nog een voordeel van een factuur verzenden via e-mail als beveiligd PDF-bestand is dat de inhoud niet zomaar kan worden aangepast. Ook zal de lay-out van het document behouden blijven en na afdrukken op elke printer er hetzelfde uit blijven zien. Dit is bij documenten die bijvoorbeeld zijn opgemaakt in Word of Excel niet altijd het geval.

Automatisch PDF-factuur via boekhoudprogramma

Verstuur je regelmatig een factuur? Dan kan een automatisch factuurprogramma een oplossing zijn. Verstuur je er veel? Dan kun je overwegen om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Hiermee worden ze automatisch opgemaakt in jouw huisstijl en naar jouw klant verzonden als PDF-bijlage en direct verwerkt in de boekhouding wat ook weer handig is bij aangifte doen.

Voorbeeld van een factuur in PDF

Factuur voorbeeld als PDF documentBenieuwd hoe een factuur in PDF er uit ziet die een klant in zijn mailbox ontvangt? Bekijk hier een voorbeeld van een nota die is opgeslagen als PDF en klaar is om verzonden te worden.

Online factureren met Rompslomp

Gratis online factuur maken?

Als zzp'er ook gemakkelijk en snel een factuur opstellen? Rompslomp: Voor als je onbeperkt gratis facturen en offertes wilt kunnen maken!
€ 0 Direct onbeperkt gratis facturen maken

Online factureren en boekhouden met e-Boekhouden

Gratis online factureren & boekhouden?

Eenvoudig een factuur maken? Gelijk boekhouding bijhouden? Probeer dan een jaar lang GRATIS en zonder verplichtingen de voordelen van online boekhouden & factureren..
€ 0 Ja, ik wil direct gratis factureren & boekhouden!