Wat is een verzamelfactuur?

Verzamelfactuur: wat is het en hoe werkt het?

Met een verzamelfactuur worden er verschillende orders en leveringen op een enkele factuur verzameld en in één keer gefactureerd. Hierbij wordt er dus niet na iedere individuele levering een factuur opgesteld. Het doel is een effectieve en goedkope boekhouding. Want als meerdere zakelijke transacties kunnen worden samengevoegd en vervolgens in een keer worden afbetaald, zijn er minder transacties. Dit leidt op zijn beurt tot besparing op transactiekosten. Ook geeft het minder boekhoudkundige handelingen.

Gebruikmaken van verzamelfacturen bespaart zowel leveranciers als klanten dus tijd en geld. In dit artikel leg ik je uit hoe verzamelfacturen werken en gemaakt kunnen worden, zodat jij er ook handig gebruik van kunt maken.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

In de praktijk worden verzamelfacturen altijd gebruikt wanneer leveringen aan vaste klanten periodiek, efficiënt en kosteneffectief moeten worden gefactureerd. Dit voor zowel leveranciers als klanten. Een handig voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de verzamelfactuur die je ontvangt van een energiemaatschappij, telecombedrijf of brandstofpas.

Voorbeeld van een verzamelfactuur gebruiken

Laten we het gebruiken van een brandstofpas door een bedrijf als voorbeeld nemen. Als je als zzp’er vaak onderweg bent voor een klus, moet je geregeld tanken, parkeren, heb je onderhoud aan je bedrijfsauto en moet je je bedrijfsauto wassen. Alle kassabonnetjes hiervan, reken je af met één speciale tankpas van een tankpasaanbieder. Aan het einde van de maand ontvang jij een verzamelfactuur van al deze verschillende leveringen, die je dan in één keer betaal. Dit is ook handig voor de btw, die kan dan ook in één keer worden afgetrokken bij je btw-aangifte.

Op het volgende voorbeeld van een verzamelfactuur staan ​​meerdere leveringen aan dezelfde klant omschreven. Zo staat er wat er voor product of dienst is afgenomen, de leveringsdatum, de omvang van de levering en het factuurbedrag verschijnen als verschuldigd per artikel en per levering voor elke zakelijke transactie. Aan het einde van de verzamelfactuur staat het totale bedrag voor alle leveringen tijdens de factureringsperiode, evenals de verschuldigde btw, inclusief het btw-tarief zelf. Want dit zijn wel verplichte elementen die op een factuur moeten staan.

In het voorbeeld hebben we te maken met 7 factuurregels van leveringen. Hiervan hebben we dan geen 7 afzonderlijke facturen voor ontvangen maar een verzamelfactuur. Dus geen 7 banktransacties en 7 boekingen verwerken in een boekhoudprogramma maar 1 banktransacties en maar 1 boeking. Dit beperkt dus je administratieve last. Zo voorkom je ook dat je vergeet om een bonnetje in te boeken in je administratie. Dan zou je dus geld laten liggen!

Verzamelfactuur voorbeeld

Datum	Omschrijving	Aantal	Prijs excl. btw	Totaal excl. btw	Btw-bedrag / tarief
DD-MM-YY	Benzine	60,78	1,80	€ 109,40	22,97 (21%)
DD-MM-YY	Parkeren	1,35	8,00	€ 10,80	2,27 (21%)
DD-MM-YY	Benzine	78,05	1,87	€ 145,95	30,65 (21%)
DD-MM-YY	Benzine	63,34	1,83	€ 115,91	24,34 (21%)
DD-MM-YY	Carwash	1,00	12,00	€ 12,00	2,52 (21%)
DD-MM-YY	Parkeren	2,50	10,00	€ 25,00	5,25 (21%)
DD-MM-YY	Benzine	65,12	1,83	€ 119,17	25,03 (21%)
				– – – – – – – – –
			Totaal excl. btw	€ 538,23
			Totaal btw	€ 113,03
				– – – – – – – – –
			Totaal betalen	€ 651,26

Hoe maak je verzamelfacturen?

Wanneer er veel leveringen plaatsvinden in een bepaalde tijdperiode voor een klant, is het niet wenselijk om voortdurend nieuwe facturen op te moeten stellen. Verzamelfacturen bieden dan uitkomst voor jouw bedrijf. Niet iedere factuurprogramma is hierop ingesteld. Krachtige boekhoudsoftware zoals Exact of Silvasoft maken het wel mogelijk.