Voorbelasting

Wat is voorbelasting en hoe werkt het?

Voor zzp’ers met een eenmanszaak kan de belastingaangifte soms behoorlijk ingewikkeld zijn. Eén van de termen waar je vast wel eens van hebt gehoord is ‘voorbelasting’. Maar wat is voorbelasting eigenlijk? Hoe werkt het en wat moet je ermee? In deze blog leg ik het voor je uit aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden en berekeningen.

Om uit te leggen wat voorbelasting is, moeten we eerst even stilstaan bij de term ‘btw‘. Hierbij gaat het om de omzetbelasting, oftewel het btw-tarief dat je betaalt over de goederen en diensten die je als ondernemer inkoopt en gebruikt voor je bedrijf.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Wanneer je als zzp’er btw betaalt bij je inkopen, dan kun je deze btw als voorbelasting zien. Je betaalt deze btw eerst zelf vooraf en deze betaalde voorbelasting mag je later terugvragen bij je aangifte omzetbelasting. Dit betekent namelijk dat je deze btw die je hebt betaald, kunt verrekenen met de btw die je moet afdragen aan de Belastingdienst over je eigen omzet. Hierdoor hoef je uiteindelijk minder btw aan de fiscus af te dragen.

Voorbelasting voorbeelden

Laten we een voorbeeld nemen van hoe voorbelasting werkt in de praktijk: Stel dat je als zzp’er een webshop hebt en je koopt een aantal producten in die je vervolgens doorverkoopt. Hierbij betaal je bij het inkopen van de producten btw aan de leverancier. Wanneer je deze producten vervolgens doorverkoopt, moet je over de verkoopprijs ook btw afdragen. Het verschil tussen de btw die je moet afdragen en de btw die je als voorbelasting hebt betaald, is het bedrag dat je uiteindelijk aan omzetbelasting moet afdragen aan de fiscus.

Nog een voorbeeld: Stel dat jij in een maand € 500 betaalt aan btw voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen (inkopen) en dat je in dezelfde maand € 1000 aan btw ontvangt van je facturatie aan klanten. Omgerekend hoef je dan maar € 1000 – € 500 = € 500 aan btw af te dragen aan de Belastingdienst. De voorbelasten € 500 btw van inkopen kun je namelijk verrekenen met de btw die jij ontvangen hebt van je klanten.

Het bewaren van facturen, kassabonnen en bonnen is dus niet alleen verplicht, maar van groot belang voor het kunnen verrekenen van de voorbelasting. Daarnaast moet je als ondernemer ook kunnen aantonen dat de ingekochte goederen of diensten daadwerkelijk zijn gebruikt voor je bedrijf. Wanneer je niet kunt aantonen dat de goederen en diensten zijn gebruikt voor je onderneming, kan de Belastingdienst de aftrek van de voorbelasting terugvorderen.

Kortom, voorbelasting kan het afdragen van btw met het doen van de aangifte omzetbelasting voor zzp’ers een stuk makkelijker en voordeliger maken. Door goed te letten op de btw die je betaalt bij je inkopen en deze te verrekenen als voorbelasting, kun je uiteindelijk minder btw afdragen. Je krijgt de ‘voorgeschoten’ btw dus terug.

Het correct aangeven van de btw is wel een essentieel onderdeel van het ondernemerschap. Helaas komt het voor dat ondernemers te weinig btw aangeven of juist teveel. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals onwetendheid over de belastingregels, fouten in de administratie of simpelweg een vergissing.

Gelukkig is er een oplossing voor dit probleem: de btw-suppletie. Ondernemers kunnen gebruik maken van deze regeling om alsnog correcte btw-aangifte te doen en eventuele fouten te corrigeren. Het indienen van een btw-suppletie is dan belangrijk, omdat het voorkomt dat ondernemers later geconfronteerd worden met boetes of naheffingen vanwege incorrecte aangiftes.

Kan voorbelasting negatief zijn?

Het antwoord is ja, dat kan gebeuren. Wanneer je meer btw als voorbelasting hebt betaald van inkoopfacturen dan aan btw ontvangen hebt van jouw verkoopfacturen aan klanten. Dit betekent dat je geld gaat ontvangen bij je aangifte omzetbelasting. Dit komt vaak voor bij starters omdat ze vaak eerst veel moeten inkopen en nog weinig verkopen.

Een voorbeeld van hoe negatieve voorbelasting werkt in de praktijk: Stel dat jij als zzp’er net bent gestart en een werkplaats met kantoor huurt voor € 1000 per maand exclusief btw en dat de verhuurder jou maandelijks een factuur stuurt van € 1210, dit is inclusief 21% btw. Jij betaalt dus € 210 aan btw over de huur van het kantoorpand.

In dezelfde maand heb jij een klant je eerste factuur kunnen sturen van € 400 exclusief btw en dit is dus € 484 inclusief 21% btw. Over deze € 484 ontvang jij € 84 aan btw van de klant, die je vervolgens moet afdragen. Als je deze bedragen met elkaar verrekent, dan kom je op een negatief btw-bedrag uit van – € 126 (€ 210 – € 84). Je kunt namelijk de €210 die je betaald hebt voor de huur van je werkplaats met kantoor verrekenen met de € 84 aan btw die je ontvangen hebt van je eerste klant. Je ontvangt dus een bedrag terug (terugstorting) als je de btw-aangifte gaat doen.

Hoe kan je de voorbelasting terugvragen?

Het terugvragen van voorbelasting kan een ingewikkeld proces lijken, maar het is essentieel om ervoor te zorgen dat je de juiste btw-bedragen berekend en opgeeft bij je aangifte omzetbelasting. Gelukkig zijn er verschillende manieren om gemakkelijk en snel de btw terug te vragen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van het online aangifteprogramma van de Belastingdienst.

Nog beter is om gelijk vanaf de start van je bedrijf een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken. Hiermee kan je een kant-en-klare btw-aangifte, waarvan de cijfers kloppen, met één druk op de knop worden verzonden en ingediend.

Er zijn echter wel een paar regels waaraan je moet voldoen om voorbelasting te mogen verrekenen. Zo moeten de bedrijfsmiddelen en diensten waarvoor jij btw betaalt, wel zakelijk zijn en dus gerelateerd aan je onderneming. Ook moet je een btw-nummer hebben en alle inkoopfacturen kunnen overleggen waaruit blijkt dat jij btw hebt betaald.