Excel boekhouding

Gratis factureren en boekhouden in Excel met template

Alle ondernemers zijn verplicht om een correcte boekhouding bij te houden voor onder andere de belastingaangiften zoals de btw (omzetbelasting) en de inkomstenbelasting. Ben jij als zzp’er of freelancer net een eenmanszaak gestart en wil jij een Excel boekhouding gaan voeren? Excel kan hiervoor dan best een geschikt gratis boekhoudprogramma zijn om mee te starten.

Om jou op weg te helpen met je administratie bijhouden, heb ik hier een speciale Excel boekhoud template voor je, die je als ondernemer zakelijk kunt gebruiken. Maar is dit wel de juiste keuze voor jou en je bedrijf?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet een administratie bijhouden, gebruik hier dan een onmisbare tool voor:

Het grootste voordeel van zelf je administratie bijhouden is inzicht, zodat je weet hoe jouw eenmanszaak er financieel voor staat. Er zijn verschillende varianten van boekhoudprogramma’s met slimme boekhoudfuncties waarmee je zonder over boekhoudkundige kennis te beschikken zelf eenvoudig thuis je administratie kunt bijhouden. Dit kost je wel geld, terwijl Excel gratis is. Excel is wel beperkt in zijn functionaliteiten in vergelijking met originele boekhoudsoftware maar kan voor de basisboekhouding van jouw eenmanszaak heel geschikt zijn. Gelukkig hoeft jouw Excel boekhouding niet te betekenen dat je elke spreadsheet helemaal opnieuw moet maken.

Hieronder de werkbladen met mogelijkheden van gratis boekhouden in Excel die je nodig heb voor je administratie:

1. Basisinstellingen onderneming
2. Facturatie
3. Verkopen en inkomsten invoeren
4. Inkopen en uitgaven invoeren
5. Financieel overzicht met winst en verlies
6. Overzicht met btw-aangifte
7. Relatiebeheer met klantenbestand

Voorbeeld van een Excel boekhouding template

Neem bijvoorbeeld het werkblad facturatie. Elk bedrijf dat goederen of diensten levert moet factureren om betaald te worden en om aan de belastingplichten te voldoen. Hierbij is het belangrijk om een ​​factuur op te stellen die niet alleen aan de factuureisen voldoet maar er ook professioneel uitziet en kan worden aangepast aan jouw behoeften.

Deze eenvoudige factuursjabloon in de Excel boekhouding helpt je om snel aan de slag te gaan met factureren. Voeg gemakkelijk jouw bedrijfsgegevens toe en geef een gespecificeerde lijst met de beschrijving van de order of opdracht, hoeveelheid en prijs van elk item waarvoor je kosten in rekening brengt. Geef nog wel duidelijk de betalingsvoorwaarden aan over hoe jouw klant de betaling gemakkelijk kan overmaken.

Tip! Excel boekhouding of toch een slimmere oplossing?

 

Meer bekijken? Bekijk aanbod van slimme boekhoudoplossingen

Toch Excel? Start met gratis Excel template als boekhoudprogramma

Voor je zakelijke Excel boekhouding heb je een template nodig met sjablonen waarmee je facturen kan opstellen en inkoopfacturen kan boeken. Deze inkomsten en uitgaven moeten weer automatisch terugkomen in een overzicht voor de btw-aangiften, zodat je weet hoeveel omzetbelasting er moet worden afgedragen. Ook een werkblad waarbij je zakelijke relaties in een klantenbestand worden bijgehouden en andere belangrijke informatie kan invoeren is hierbij handig. Ik heb hiervoor een handige template beschikbaar die je gratis kunt downloaden.

Wil je starten met eenvoudig Excel boekhouden? Download dan de gratis template en start direct met je Excel boekhouding om zo je verplichte administratie bij te houden. Voordeel is dat ieder nieuw boekjaar het Excel-boekhoudbestand wordt geüpdatet.

Bestand
.xlsx (Excel-document)

Versie
2024

Bestandsgrootte
236 kB

Download de gratis Excel boekhouding

Note: De Excel boekhouding is gemaakt voor Nederlandse ondernemers. Ben jij een ondernemer uit België? Belgische ondernemers hebben wel te maken met andere btw-tarieven dan Nederlandse ondernemers. Om van de Excel boekhouding in België gebruik te kunnen maken, dien je wel wat aanpassingen te verrichten in de formules. Hiervoor is wel enige kennis van Excel voor vereist.

Bekijk hoe Excel boekhouden werkt

Maar… zoals gezegd kun je op verschillende manieren boekhouden: via Excel spreadsheets of online met boekhoudsoftware. Steeds meer ondernemers maken gebruik van online administratiepakketten en met een goede reden, want in de cloud werkende tools hebben het een stuk eenvoudiger gemaakt om het boekhoudproces te automatiseren en systematiseren. De vraag is dan: Wanneer kun je dan als eigenaar van een ‘kleine’ eenmanszaak het beste met een Excel boekhouding werken en wanneer is een online boekhoudsysteem handiger? Wat zijn de voordelen van beide opties? En zijn er ook nadelen aan verbonden?

Wat zijn de voordelen van boekhouden met Excel?

Als kleine onderneming of wanneer je net begonnen bent met ondernemen zul je niet veel facturen hoeven te versturen of inkoopfacturen moeten boeken. Daarnaast wil je wanneer je onderneming nog klein is natuurlijk ook je kosten zo laag mogelijk houden. Dan kan een Excel boekhouding een voordeel zijn voor jouw bedrijf.

1. Lage tot geen kosten
Op de meeste computers is wel een Office-pakket beschikbaar, dit brengt dan geen kosten met zich mee. Voor beginnende ondernemers is dit dus wel een goede optie om mee te beginnen.

2. Gratis template boekhouden in Excel gebruiken
Wanneer je Excel op je computer hebt draaien, kun je gebruikmaken van verschillende bestaande sjablonen, zoals mijn Excel boekhouding download. Ondernemers die nog weinig ervaring hebben met digitale facturatie, kan dit dus een ‘handige’ oplossing zijn om mee te starten.

3. Voor alle besturingssystemen geschikt
Ongeacht je besturingssysteem kun je alle Excel programma’s gebruiken om je administratie te verwerken. Je wordt op deze manier dus niet beperkt en gedwongen om een bepaald besturingssysteem te moeten kiezen.

Wat zijn de nadelen van een Excel boekhouding?

Helaas heeft het factureren en boekhouden met Excel ook zijn nadelen, zoals het zelf moeten verwerken van gegevens, ook zijn er geen automatische koppelingen mogelijk en het vereist enige kennis over formules.

1. Alles zelf doen
Het nadeel van een Excel boekhouding is dat je alles handmatig moet invoeren en verwerken. Dat betekent dus dat je bijvoorbeeld bij een nieuwe factuur aanmaken vaak herhaaldelijk dezelfde informatie moet invoeren. De meeste factuur- en boekhoudsoftware kan daarentegen alles automatisch verwerken en hulp bij knelpunten bieden. Deze hulp kan in vorm van een chat of een telefonische helpdesk worden geboden. In een Excel boekhouding moet je dus alles zelf doen en zelf oplossen.

2. Tijdsintensief
Doordat je alles zelf moet doen gaat er veel kostbare tijd verloren, die beter aan andere activiteiten besteed had kunnen worden. Ook liggen fouten op de loer, zoals bijvoorbeeld een verkeerd factuurnummer invoeren waardoor deze niet meer opeenvolgend is, wat wel moet en verplicht is. Door online te factureren kan dus fouten worden voorkomen en een hoop tijd worden bespaard en dus ook een hoop geld.

3. Geen automatische koppelingen mogelijk
Helaas bestaat er geen mogelijkheid om met Excel een koppeling te maken met andere systemen, om verschillende processen met elkaar te integreren. Denk hierbij aan een koppeling met de fiscus voor het doen van aangiftes of een koppeling met je zakelijke bankrekening. Dit is niet mogelijk, dus een gemis want je kunt hier veel gemak, plezier en tijdwinst van hebben. Ook niet met alle verkopen die via een webshop gedaan worden, mocht jij die ook in beheer hebben. Met online boekhoudsoftware kun je dit wel allemaal koppelen.

4. Kennis van formules
Om spreadsheet programma’s zoals Excel efficiënt te kunnen gebruiken, dien je kennis te hebben over hoe de verschillende formules werken en hoe ze moeten worden toegepast mocht dat nodig zijn. Wanneer je deze kennis niet hebt, wordt het een stuk lastiger adequaat te werk te gaan.

Tot zover de voor- en nadelen van een Excel boekhouding gebruiken. Nu zal ik wat voor- en nadelen behandelen en toelichten van een online factuur- en boekhoudprogramma.

Wat zijn de voordelen van een boekhoudprogramma gebruiken?

Online factureren en boekhouden met boekhoudsoftware wordt steeds populairder en dit heeft een goede reden. Het wordt je als ondernemer een stuk eenvoudiger gemaakt, zonder dat je het verstand moet hebben van een boekhouder. Kortom, online boekhouden helpt ondernemers met het uitvoeren van deze essentiële zakelijke competentie, zonder er te veel tijd aan hoeven te besteden. Hierdoor is er meer tijd om je te concentreren op andere gebieden, door je bijvoorbeeld meer op de bedrijfsstrategie en groei te focussen. Want de administratie bijhouden in een sluitende boekhouding is misschien niet jou liefhebberij…

1. Integreer je online facturatie
Met bedrijfssoftware kun je verschillende programma’s met elkaar integreren. Je kunt bijvoorbeeld urenregistratie en administratie met facturatie, boekhouding en CRM integreren in één pakket. Hiermee kun je bedrijfsprocessen sneller en doeltreffender laten verlopen.

2. Snelle facturatie
Het factureren gaat snel en efficiënt. Je kunt namelijk simpel en snel een factuur aanmaken en mailen vanuit het systeem naar een klant. Ook de omzet en btw van al je verkopen minus inkopen worden voor je berekend en klaargezet in de btw-boekhouding. Oké, dit heb je ook in een Excel boekhouding, dat is waar, maar het grote voordeel zit in de automatische koppeling met de Belastingdienst. Dit maakt het mogelijk om gelijk je btw-aangifte in te dienen. Met een Excel boekhouding zou je dit apart en handmatig via de website van de Belastingdienst moeten doen.

3. Administratie doen met je smartphone
Het handige aan een online administratiepakket is dat je het overal kunt doen. Regel je facturatie dus niet alleen op kantoor, maar doe het bijvoorbeeld ook wanneer je onderweg bent via een app op je smartphone of tablet. Dit beperkt je dus niet om je administratie slechts op één plek te doen, maar het geeft je ook de vrijheid om op het elk gewenst moment te doen. Zo kan je onderweg al een factuur opstellen en versturen voor betaling.

4. Snelle betaling factuur met QR-code
Wanneer je factuur hebt aangemaakt, wordt er automatisch een QR-code op geplaatst. Dit maakt het betaalproces ook een fluitje van een cent voor de klant.

Ook als kleine ondernemer is het veel efficiënter om gelijk vanaf de start van je bedrijf voor een boekhoudprogramma te kiezen. Je kunt namelijk zoals gezegd, direct je btw-aangifte indienen en factuur mailen vanuit het systeem, maar ook de gegevens worden geregistreerd en opgeslagen en betaaltermijnen kun je in de gaten houden. Ook je jaarrekening voor de inkomstenbelasting is in een overzicht beschikbaar.

Weet je dat er ook verschillende gratis facturatieservice in een boekhoudpakket zonder maandelijkse kosten worden aangeboden? Dit is mooi wanneer je alleen wilt factureren of je slechts enkele facturen per maand hebt om te versturen.

Wat zijn de nadelen van werken met online boekhoudsoftware?

Hieronder zie je wanneer online facturatie software je wellicht nog kan tegenhouden om er gebruik van te maken.

1. Maandelijkse kosten
Ondanks dat een online boekhoudpakket veel voordelen met zich meebrengt, kan het een nadeel zijn dat je maandelijkse kosten van gemiddeld 15 euro dient te betalen. Maar laten we eerlijk zijn, is dit nu echt veel geld per maand voor een bedrijf die er veel gemak aan zal beleven? Daarnaast zou je als kleine of beginnende ondernemer denken dat je er nog geen baat bij zou hebben, omdat het klantenbestand dan nog vrij klein is. Alleen weegt dit niet op tegenover de vele voordelen, tijdwinst en het gemak.

Conclusie

Kortom, online boekhoudsoftware is de meest handige en efficiënte manier van je boekhouding runnen. Echt! Het is voor iedereen binnen handbereik en is het ook de toekomst. Denk hierbij aan de e-factuur (UBL). Hoe meer bedrijven dit gaan toepassen, des te meer het een gebruikelijke methode wordt. Sommige bedrijven en zelfs de overheid verplicht dit om een e-factuur te sturen.

Mocht je nog twijfelen of online factureren een geschikte methode is voor jou, probeer dan bijvoorbeeld eerst een gratis en altijd vrijblijvend proefabonnement voordat je een keuze maakt.

Mijn keuze van boekhouden voor elke starter en elke zzp’er?