Aanbetaling vragen met deelfactuur

Aanbetaling: Hoe werkt het?

Het is voor eenmanszaken en zzp’ers heel gebruikelijk om voor een opdracht een aanbetaling te vragen. Zeker wanneer het om nieuwe klanten gaat. Maar wat is een aanbetaling? En waar moet een aanbetalingsfactuur eigenlijk precies aan voldoen?

Tip!  Een programma om op de beste manier jouw facturen te maken? Ideaal voor zzp


Bij een aanbetaling factureer jij een deel van het totaalbedrag vooraf. Een aanbetaling verlaagt voor jou dus het risico om met een opdracht aan de slag te gaan: jij ontvangt namelijk in verschillende fases jouw geld. Dat is prettig, zeker wanneer het een langdurige opdracht of een opdracht met een hoog totaalbedrag betreft. Het voorkomt dat je in de financiële problemen komt omdat de betaling van een factuur te lang op zich laat wachten. Ook is het ideaal wanneer je producten levert die jij moet inkopen. De klant helpt je door een aanbetaling namelijk met de financiering van die producten.

Verschillende vormen van aanbetaling

Je kunt bij een aanbetaling voor verschillende vormen kiezen. Bijvoorbeeld: 50 procent bij akkoord opdracht en 50 procent na oplevering. Of: 25 procent bij akkoord opdracht, 25 procent halverwege de opdracht en 50 procent na oplevering. Gebruik je voor een opdracht meerdere aanbetalingsfacturen, dan noem je die ‘deelfacturen’.

Kan ik een aanbetaling verplichten?

Je kunt jouw klant niet verplichten om een aanbetaling te doen. Wil jij dat jouw klant een aanbetaling stort, dan moet je dit dus bespreekbaar maken. De meeste klanten zullen hier zeker voor open staan, mits je hier samen duidelijke afspraken over maakt. Bespreek van te voren duidelijk af of je wel of geen aanbetaling in rekening brengt én zo ja, welk bedrag of percentage er wanneer aanbetaald moet worden. Werk jij het liefst iedere opdracht met een aanbetaling, dan is het verstandig om dit op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Zo heb je dit altijd zwart op wit staan. Maar ook dan kun je jouw klant niet verplichten om een aanbetaling te accepteren.

Aan welke wetten en regels moet een aanbetaling voldoen?

Werk jij voor zakelijke relaties (lees: andere ondernemers of bedrijven) dan geldt er geen maximum voor het aantal aanbetalingen per opdracht. Ook bepaal jij zelf – eventueel samen met de klant – de percentages voor die aanbetalingen. Werk jij voor particulieren, dan is er wel een belangrijke regel waar je rekening mee moet houden. Particulieren mag jij namelijk om maximaal 50 procent aanbetaling vragen.

Hoe ziet een aanbetalingsfactuur er uit?

Een aanbetalingsfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone factuur, denk aan een uniek factuurnummer en een vermelding van het btw-bedrag. Dat laatste werkt als volgt. Op de aanbetalingsfactuur breng je de btw in rekening en vermeld je het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief. Op de eindfactuur breng je het restant dat jouw klant moet betalen in rekening met hierop het resterende btw-bedrag. Wat daarnaast belangrijk is bij aanbetalingsfacturen, is dat je op de eerste factuur duidelijk vermeld dat het een eerste deelbetaling betreft, op de tweede factuur een tweede deelbetaling et cetera. Op de eindfactuur vermeld je dat dit het resterende bedrag is van de opdracht en dat hiermee het totaalbedrag is voldaan.

Voorbeelden van aanbetalen met aanbetalingsfactuur

Voorbeeld van aanbetaling met deelfacturen
Wil jij binnenkort jouw eerste aanbetalingsfactuur versturen? Bekijk dan mogelijkheden en voorbeelden van aanbetalen met deelfacturen en de eindfactuur om je op weg te helpen. Veel succes!

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma.

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte..