Begeleidende tekst bij factuur per e-mail

Een factuur e-mailen naar jouw klant

E-mail is een effectieve tool om jouw facturen te versturen. Nadat je een factuur voor jouw klant hebt gemaakt kan deze met begeleidende tekst in een e-mailbericht naar de klant worden gemaild voor de betaling. Geef de tekst een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Die inhoud van het e-mailbericht moet even belangrijk zijn als de factuur zelf; het is tenslotte het eerste wat jouw klant zal lezen. Je moet er dus voor zorgen dat het een verzorgde inhoud bevat. Omdat begeleidende tekst in een mail vaak lastig blijkt, zijn hier enkele voorbeeldteksten weergegeven om jou op weg te helpen:

Voorbeelden van begeleidende tekst bij versturen factuur per e-mail

Begeleidend schrijven

Gebruik voorbeeldtekst voor in e-mailbericht

Van: e-mailadres@jouwbedrijf.nl
Aan: e-mailadres@jouwklant.nl
Cc:
Bijlage: Factuur-[factuurnummer].pdf
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]

Aanhef
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam klant],
Geachte heer (of mevrouw?) [achternaam], beste [voornaam],
Beste [klantnaam],

Inleidende alinea 1
In de bijlage kunt u de factuur van onze verleende diensten (of geleverde producten) vinden. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn te voldoen.
Inleidende alinea 2
Hierbij stuur ik u mijn factuur toe voor de verrichte werkzaamheden (of voor de geleverde producten). We stellen uw snelle betaling op prijs.

Slotalinea 1
Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur, neem dan gerust contact met mij op.
Slotalinea 2
Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van de factuur, dan hoor ik u graag.

Afsluiting 1
Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mail handtekening]

Bijlage: Uw factuur is als PDF en UBL aan de e-mail toegevoegd.


Note: De voorbeeldteksten zijn bedoelt als voorbeeld. Er kunnen geen rechten worden ontleent aan deze voorbeelden.

Vergeet de bijlage niet!

Zodra je factuur is verzonden, wordt deze onmiddellijk aan jouw klant bezorgd. Ze ontvangen een e-mail met de factuur in UBL-formaat en als PDF-bestand in de bijlage. De PDF-factuur kan door de ontvanger worden geopend en is printbaar voor de administratie. De UBL-factuur kan automatisch in een boekhoudprogramma worden geladen en verwerkt.

Het gebeurt genoeg dat je de mail verzendt en er daarna achterkomt dat je de bijlage (dus factuur) bent vergeten toe te voegen. Let dus altijd goed op dat dit niet vergeten wordt!

Klant ontvangt netjes een e-mail met PDF-factuur

Voorbeeld PDF-factuur in bijlage e-mail

Tip voor starters: Maak het versturen van je facturen gemakkelijk

Heb jij net als ondernemer een eenmanszaak gestart en doe jij de facturen nog handmatig in Word of Excel maken? Deze handmatig als PDF opslaan en daarna versturen met je mailprogramma? Begeleidende tekst knippen en plakken… Dat kan veel gemakkelijker door de facturatie te doen met een eenvoudig factuurprogramma. Ingewikkeld? Nee zeker niet!

 
Er zijn meer handige factuur- en boekhoudprogramma’s:

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!

Zo maak je zelf eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma, zo hou je altijd inzicht in niet alleen de financiële situatie van jouw eenmanszaak maar ook gelijk in de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte. Vergelijk hier alle factuur- en boekhoudpakketten

Vraagje: Hoe deed/doe jij de facturatie?

Startende ondernemers vragen zich vaak af hoe nou een ervaren 'collega' zzp'er is begonnen om zijn eerste factuur te maken. Dat had ik ook in het begin. Daarom wil ik aan jou, als ervaren zzp'er, als eerste vragen: waarmee heb jij je eerste facturen gemaakt en ten tweede: hoe doe je de facturatie nu na een aantal jaar zzp'en? Bedankt voor het delen!

Als starter deed ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...

Als ervaren ondernemer doe ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...