Factuur maken met Word

Direct aan de slag met factureren in Word van Office 365

Als zzp’er je eerste rekening maken voor een geleverde dienst of verkochte product? Goed werk! Er zijn verschillende manieren voor het opstellen van een verkoopfactuur. Zo kun je om te starten eenvoudig een professionele factuur maken met het office-programma Word van Office 365. Ik heb een stapsgewijze handleiding voor je gemaakt om met een gratis download van een compleet opgemaakte factuur sjabloon, direct te starten met factureren in Word. Zo kan de rekening vandaag nog de deur uit!

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Een factuur maken in Word of Excel was tot enkele jaren geleden voor veel zzp’ers en kleine ondernemers nog de standaard methode. Als je niet veel hoeft te factureren is hier op zich ook niks mis mee. Je maak dan steeds gebruik van hetzelfde factuur sjabloon. Deze pas je voor iedere nieuwe opdracht, project of dienst die je moet factureren aan.

Voorbeeld van factureren in Word van Office 365

Factureren in Word van Office 365

Maak gebruik van een opgemaakt factuur sjabloon voor in Word

Een Word factuur sjabloon is een vooraf ingericht Word document in de huisstijl van de onderneming met dezelfde opmaak, pagina-indeling, logo, bedrijfsgegevens, inhoud (teksten), marges en regelafstanden.

Wanneer je een Word factuur sjabloon gebruikt, wordt er elke keer een nieuw invulbaar document geopend. Je vult de gegevens van de klant in, de factuurregels met omschrijving van de geleverde werkzaamheden of de geleverde product(en) en de hierbij behorende factuurbedragen etc. Als je het document als factuur gaat opslaan, moet je dit nieuwe bestand een naam geven. Omdat iedere verkoopfactuur een unieke factuurnummering moet hebben, is het slim om de factuur op te slaan met dit nummer. Maar verderop in de artikel hierover meer. Je oorspronkelijke sjabloon blijft ongewijzigd en kan gebruikt worden voor de volgende klant.

Belangrijk is dat jouw facturatie wel voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst aan een factuur zijn gesteld. Weet dus wel de basisregels die erop moeten staan.

Download gratis voorbeeld van een Word factuur template

Leeg Word sjabloon voor factuur

Template (sjabloon) gratis gebruiken

Met een op maat gemaakte en volledig aanpasbare template, die aan alle factuureisen voldoet, kun je vandaag al op weg zijn om op de juiste manier betaald te worden. Het maakt niet uit met welk beroep je actief bent. Deze sjabloon is geschikt voor uren declareren van verleende service of diensten, tot het verkopen van producten. Voor klusjesman, zorgverlener of advocaat.

Probeer deze blanco template voor je facturatie die je gratis kunt downloaden voor in Word:

Word template voor een factuur

Download factuur template | .docx | 93 kB | versie 2022

Gratis Word factuur templates

Meer templates en voorbeelden ter inspiratie

Dankzij de diverse templates die gratis te downloaden zijn, helpt het tekstverwerkingsprogramma je prima met factureren als je slechts een beperkte boekhouding hebt.

Starten met factuur maken in Word: Een stapsgewijze handleiding

  1. Download factuur sjabloon en Open het document in Word, klik vervolgens op Bewerken inschakelen.
  2. Voeg je Bedrijfsgegevens en Logo toe.
  3. Vul de Klantgegevens in met volledige adressering.
  4. Invullen Factuurgegevens.
  5. Invullen van de Factuurregels.
  6. De Btw met tarieven en bedragen invullen.
  7. Geef je Betalingstermijn op waarbinnen de factuur moet zijn voldaan.
  8. Factuur Opslaan en Archiveren.

Stap 1: Download factuur sjabloon en open het document in Word

Nadat je als eerste het document hebt gedownload, klik je op jouw computer in de map “downloads” op het bestand genaamd: “word-factuur-sjabloon.docx”. Het document wordt dan automatisch in Word geopend. Klik vervolgens op “Bewerken inschakelen” om met de factuur aan de slag te kunnen gaan.

Stap 1 Word factuur maken met sjabloon

Stap 2: Vul je eigen bedrijfsgegevens in en voeg je logo toe

Het correct invullen van de velden is een belangrijke tweede stap, want als je de verkeerde informatie invoert, kan jouw betaling vertraging oplopen. Zorg ervoor dat je de volgende verplichte informatie over jouw bedrijf opneemt:

Verplicht

  • Personaliseer de factuur met de contactgegevens van jouw bedrijf, inclusief jouw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, website en e-mailadres.
  • Je KVK nummer.
  • Je Btw-id.
  • Bankgegevens waarnaar de klant het geld moet overboeken.

Optioneel

  • Jouw logo, als je er een hebt.

Jouw bedrijfsgegevens en eventuele logo hoef je maar eenmalig in te vullen en kan voor iedere opvolgende verkoopfactuur gebruikt worden. Tenzij natuurlijk jouw bedrijf gaat verhuizen of er tussentijds iets is gewijzigd.

Stap 2: Bedrijfsgegevens op de factuur

Stap 3: Klantgegevens invullen

Vul als derde stap, de klantgegevens met volledige adressering van de klant in voor wie de factuur is bestemd. Dit is ook een verplicht element. Voor de opbouw van een adressering bestaan geen strikte regels, wel aanbevelingen om dit correct te doen.

Stap 3: Klantgegevens op de factuur

Stap 4: Invullen van de factuurgegevens

Met de vierde stap vul je de volgende factuurgegevens in:

Verplicht

Optioneel

Stap 4: Factuurgegevens invullen

Stap 5: Invullen factuurregels

Bij deze vijfde stap is het van belang dat je de factuurregels goed invult. Dit gaat over de verkoop die gaat plaatsvinden of reeds heeft plaatsgevonden. Afhankelijk welk product je hebt verkocht of bepaalde service of dienst je hebt verleend, vul je hier het volgende in:

Ga bij deze stap zorgvuldig om met het berekenen van de factuurbedragen. Een foute invulling van aantallen, bedragen en berekeningen kan kostbaar zijn!

Stap 5: Invullen van de factuurregels

Stap 6: De btw met tarieven en bedragen invullen

Met de zesde stap is de btw aan de beurt. Hierbij zijn de btw-tarieven en de btw-bedragen van belang. Als dit onderwerp nog niet helemaal duidelijk voor je is, daar heb ik verschillende btw-hoofdstukken over geschreven:

1. Hoe breng ik de btw in rekening?

Als je een btw-geregistreerd bedrijf bent, moet je btw-facturen uitgeven, waarbij de btw is toegevoegd aan de prijzen, zodat klanten weten wat en hoeveel btw aan de factuur wordt toegevoegd en wat de totale kosten zijn.

2. Hoe bereken ik de btw?

Voor elk btw-tarief is er een heel eenvoudige formule. Ook zijn er verschillende manieren en mogelijkheden om de btw te berekenen, zoals mijn handige btw-calculator. Maak ook hierbij geen fouten in de berekeningen!

3. Wat is btw-verlegd?

Bij zendingen of diensten naar het buitenland, kan de ‘btw-verlegd’ worden. Het principe van de verleggingsregel is dat de aansprakelijkheid van de btw over een levering van de leverancier naar de buitenlandse klant verschuift.

Stap 6: De btw op factuur

Stap 7: Geef je betalingstermijn op waarbinnen de factuur moet zijn voldaan

Bij deze zevende stap vul je de betalingstermijn van de betalingscondities in. De betalingstermijn geeft een periode aan waarbinnen jouw factuur moet zijn voldaan. Welk termijn je hanteert hangt af van hoe snel jij je geld wilt hebben. Vaak wordt een betaaltermijn van 14 dagen toegepast. Persoonlijk hou ik de wettelijke betalingstermijn aan van 30 dagen. De betalingscondities kun je ook aanpassen. Ik heb hier verschillende voorbeelden en voorbeeldteksten van gemaakt.

Stap 7: Betalingstermijn op de factuur

Stap 8: Factuur opslaan en archiveren

Zo goed werk, de factuur is gemaakt! Wat nu? Nu moet hij als laatste stap nog klaar gemaakt gaan worden om te kunnen versturen. Voorts moet de factuur als document worden opgeslagen in een archief, want je bent bij wet verplicht de facturatie 7 jaar te bewaren. Sla als eerste het document op in bijvoorbeeld een speciale facturen map op je computer.

Word-document opslaan

Standaard werkt het opslaan van een nieuw Word-document met de bestandsextensie *.docx zo:

  1. Klik linksboven in Word op Bestand en dan Opslaan als.
  2. Klik op Bladeren om de map te kiezen waar het document moet worden opgeslagen, of maak een nieuwe map aan.
  3. Geef het document (de factuur) een Naam. Slim is om het document op te slaan met het factuurnummer als naam. Zo zijn je opgeslagen facturen op een later moment zo terug te vinden mocht dat nodig zijn.
  4. Klik op Opslaan.

Het nieuwe document is opgeslagen in het archief. Maak ook altijd een back-up van je administratie met documenten op bijvoorbeeld een externe harde schijf of in OneDrive, want je computer kan crashen en dan ben je alles kwijt….

Word-document opslaan als PDF

Om de verkoopfactuur te kunnen versturen, moet hij nog worden opgeslagen als PDF-factuur. Waarom moet dit? Dit moet omdat je nooit het originele document moet opsturen maar altijd in *.pdf formaat. Sla dan ook een versie van een Word-document (dat is *.docx) ook op als PDF. Het voordeel? De opmaak van het document blijft altijd ongewijzigd en de ontvanger kan de factuur niet wijzigen. Hoe dit in zijn werk gaat en wat het is, daar heb ik een eigen artikel over geschreven: PDF factuur maken en verzenden met tips, voorbeelden en voorbeeldteksten. Zo kun je op een verantwoorde manier de verkoopfactuur versturen.

Voorbeeld Word-document converteren naar PDF

Word factuur converteren naar PDF

Heb je nog geen Word op je computer staan?

Word in het Office 365 pakket van Microsoft is een van de meest gebruikte tekstverwerkers ter wereld. Wil je ook Word gebruiken voor de facturatie maar heb je dit office-programma nog niet? Office 365 is niet alleen om facturen mee te maken, het is ook een handig programma voor het schrijven van offertes, e-mails, brieven, en andere documenten en Office 365 is hier voordelig te bestellen.

Gratis alternatieven

Office 365 is een vrij prijzig pakket die rond de 10 euro per maand kost. Er bestaan ook tekstverwerkers en office-programma’s die compatibel zijn met Word-, Excel- en Powerpoint-documenten die helemaal gratis te gebruiken zijn zoals bijvoorbeeld:

Google Documenten
Google Documenten is een volwassen online tekstverwerker die onderdeel uitmaakt van het officepakket van Google genaamd Google Drive. Je maakt hiermee professionele documenten dankzij slimme bewerk- en opmaaktools. Tekstdocumenten kunnen gedeeld en bewerkt worden met en door andere Google Drive gebruikers. Helemaal gratis! Voor Google Documenten heb ik ook kant-en-klare factuur templates voor gemaakt.

Apache OpenOffice
Apache OpenOffice is ook een volledig open source office-pakket en gratis te downloaden. Met Apache OpenOffice kun je tekstdocumenten opstellen, presentaties maken, formules berekenen, grafieken en spreadsheets maken. Dus ook geschikt om mee te factureren, maar dan gratis.

Waarmee kun je allemaal een factuur mee maken?

Er zijn, naast Word, nog meerdere gratis methodes om mee te factureren, denk bijvoorbeeld aan:

  1. Excel
  2. Online facturatieprogramma

1. Excel gebruiken voor de facturatie

Word is dan wel een handig en overzichtelijk tekstverwerkingsprogramma voor de facturatie, toch heeft gebruik maken van een spreadsheet programma zoals Excel een aantal voordelen boven Word. Zo kan Excel namelijk gelijk de factuurbedragen en de btw automatisch berekenen. Bij Word dien je deze berekeningen allemaal zelf in te vullen wat dus wel foutgevoelig is. Excel is dan ook efficiënter in gebruik maar vereist wel iets meer ervaring. Om te factureren in Excel heb ik ook gratis voorbeelden en downloads voor beschikbaar.

2. Gratis factuurprogramma gebruiken als beste alternatief!

Ook als je gebruik maakt van Excel voor je facturatie en misschien zelfs ook voor je boekhouding, moet je toch veel zaken handmatig blijven verzorgen en bijhouden. Een factuur maken kan tegenwoordig veel eenvoudiger en efficiënter met een online factuurprogramma. Deze zijn hier speciaal voor ontworpen. Zeker de gratis varianten zijn zeer populair onder zzp’ers. Zelf ervaren hoe eenvoudig dit werkt? Je probeert ze gratis en vrijblijvend, dus kijk gelijk of het iets voor je is!

Voorbeeld van factureren met online factuurprogramma

Factuur maken met factuurprogramma

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die vanaf de start willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!

Zo maak je zelf eenvoudig je eigen facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma. Voordeel is zo dat je altijd inzicht hebt in de financiële situatie van jouw eenmanszaak. Voorts ben je altijd op de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte.