Factuurdatum en btw aangifte

Wat zijn de factuurdatum regels op de factuur en hoe werkt het?

Voor de factuurdatum gelden ook regels, zo is het verplicht om de factuurdatum op de factuur te vermelden. Dit is de datum waarop jij de factuur heb gemaakt en ingeboekt in je boekhouding. Deze factuurdatum is van belang voor het vaststellen van het tijdstip waarop je de btw op basis van het factuurstelsel af moet dragen aan de Belastingdienst. Voor de aangifte van de omzetbelasting dien je namelijk uit te gaan van de factuurdatum op de factuur en niet de leverdatum van goederen of datum van betaling. De factuurdatum is dus geen leverdatum of betaaldatum.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

De leverdatum is de datum waarop je producten of artikelen geleverd heeft of wanneer je bepaalde werkzaamheden verricht heeft. De leverdata kan afwijken van de factuurdata. De leverdatum vermelden is ook verplicht en mede belangrijk voor de belastingaangifte.

De betaaldatum is de datum waarop de factuur is betaald. Deze betaling kan zowel contant gedaan zijn of via bankoverschrijving.

Btw aangifte doe je aan de hand van factuurdatum

Voorbeeld van factuurdatum op factuur en kassabon

Voor inkoopfacturen en verkoopfacturen, waar ook kassabonnen als vereenvoudigde facturen onder vallen, is men verplicht om bij de btw aangifte de btw terug te vorderen of af te dragen binnen het tijdvak waarin de datum van de factuur valt. Dit is ongeacht wat de betaaldatum van de facturen is.

In het algemeen geldt dat btw (omzetbelasting) verschuldigd is op het moment waarop de factuur wordt gemaakt en uitgereikt.

Voorbeeld inkoopfactuur: een inkoopfactuur die je in het 3e kwartaal hebt ontvangen van een leverancier maar nog niet betaald (deze betaal je bijvoorbeeld pas in het 4e kwartaal) moet je al wel boeken in je administratie aan de hand van de factuurdatum voor de btw aangifte.

Voorbeeld verkoopfactuur: als je een verkoopfactuur naar de klant hebt verstuurd, moet je de btw aangeven in het tijdvak waarin je de factuur hebt aangemaakt. Let hierbij op dat het niet is toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterste uitreikingsdatum. En hoe eerder je de verkoopfactuur verstuurd, hoe eerder je betaald krijgt. Wacht dus niet te lang met factureren.

Een gevolg kan zijn dat je al wel de btw moet afdragen aan de belastingdienst, terwijl de klant jouw factuur nog niet heeft betaald. Daar staat tegenover dat ook btw op de inkoopfacturen die jij nog niet hebt voldaan, maar wel in het betreffende tijdvak valt, al vast mag terugvorderen van de belastingdienst.

Voorbeeld kassabon: als uitreiking van een factuur niet verplicht is, zoals bijvoorbeeld bij kleine leveringen aan een particulier en een kassabon moet worden uitgereikt, dan wordt de btw verschuldigd op het moment waarop gepresteerd is. Hierom moet net als verplicht op de gewone factuur, ook verplicht een factuurdatum op kassabonnen staan.

Wat is de uiterste uitreikingsdatum factuur?

Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Een veel gestelde vraag is dan: Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?

Er wordt door de fiscus geëist dat een factuur verstuurd moet worden voor de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de producten zijn geleverd of diensten zijn verleend.

De Belastingdienst bepaalt geen vaste uitreikingsdatum, wel een uiterste uitreikingsdatum van factuur. Eerder maken en versturen, zoals bij een deelfactuur, ook wel voorschotnota genoemd, voor een aanbetaling, mag dus wel.

Voorbeeld uiterste uitreikingsdatum van factuur
Stel dat een zzp’er van 12 tot 20 mei een dienst aan een bedrijf heeft verleend. De factuur hiervoor zal dan uiterlijk op de vijftiende van de daaropvolgende maand verstuurd moeten worden. In dit geval dus voor 15 juni.

Zijn er op bijvoorbeeld 3 mei goederen verkocht? Ook hiervoor moet voor uiterlijk 15 juni de rekening worden verstuurd naar de afnemer.

In geval van vooruitbetalingen moet je een factuur uitreiken vóór de uiterste betalingstermijn.

Voorbeeld uiterste datum bij vooruitbetaling
Ben je met de klant overeengekomen dat vóór 1 september een bedrag moet worden (aan)betaald? Dan moet jij vóór 1 september een factuur sturen voor deze vooruitbetaling, die dan op 1 september opeisbaar (= invorderbaar) wordt. Praktisch gezien zal je hem iets eerder moeten versturen, omdat de dag waarop iemand geld overmaakt vaak niet dezelfde dag is waarop jij het van de bank zult ontvangen.

Ben jij als zelfstandig ondernemer btw-plichtig? Dan kan jij van de bij jou in rekening gebrachte btw op de inkoopfacturen als voorbelasting in aftrek brengen van de btw die jij aan je klanten hebt berekend. Maar daarvoor geldt als voorwaarde wel dat de facturatie aan de factuurvereisten moet voldoen. Dit geldt zowel voor alle inkoopfacturen die jij ontvangt, als alle verkoopfacturen die jij verstuurd. Let dus goed op of alle inkoopfacturen die je ontvangt van inkopen, ook kloppen volgens de eisen.

Welke verplichte factuurvoorwaarden zijn er nog meer?

Naast de verplichte factuurdatum en leveringsdatum moeten dus alle facturen die je gaat versturen aan meerdere verplichte factuurvoorwaarden voldoen. De facturen moeten onder meer jouw adresgegevens bevatten, je btw nummer, de gegevens van de afnemer, een omschrijving van het geleverde product of verrichte dienst, het bruto bedrag exclusief de btw, het btw bedrag en het netto bedrag inclusief de btw. Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Dan moet dit apart per btw-tarief op de factuur vermeld worden.

Bekijk tips, voorbeelden en alles wat je moet weten wat er op een factuur moet staan voor:

• Gewone facturen
• Vereenvoudigde facturen (kassabonnen)
• Buitenlandse facturatie