Factuurdatum en btw aangifte

Wat is een factuurdatum op de factuur en hoe werkt het?

Wist je dat ook voor de factuurdatum op facturen regels gelden? Zo is het verplicht om de factuurdatum op de factuur te vermelden. Dit is dan de datum waarop jij de factuur heb gemaakt en ingeboekt in je boekhouding. Deze factuurdatum is van belang voor het vaststellen van het tijdstip waarop je de btw op basis van het factuurstelsel af moet dragen aan de Belastingdienst.

Voor de btw-aangifte – ook wel aangifte omzetbelasting genoemd – dien je namelijk uit te gaan van de factuurdatum op de factuur en niet de leverdatum van goederen of datum van betaling. De factuurdatum is dus geen leverdatum of betaaldatum.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

De leverdatum is de datum waarop je producten of artikelen geleverd heeft of wanneer je bepaalde werkzaamheden verricht heeft. De leverdata kan afwijken van de factuurdata. De leverdatum vermelden is ook verplicht en mede belangrijk voor de belastingaangifte.

De betaaldatum is de datum waarop de factuur is betaald. Deze betaling kan zowel contant gedaan zijn of via bankoverschrijving.

Een factuurdatum wordt bij voorkeur als verkorte datumaanduiding geschreven. De dag, maand en jaar (in deze volgorde) worden dan als cijfers genoteerd met streepjes ertussen. Om verwarring te voorkomen, schrijven we het jaartal bij elke datumnotatie met vier cijfers. Een paar voorbeelden hoe je een datum moet noteren zijn:

Factuurdatum: Dag-Maand-Jaar

02-11-2023 of 2-11-2023
15-03-2023 of 15-3-2023
23-09-2023 of 23-9-2023
18-12-2023

Zo mag ook:

18 december 2023

Zo dus niet, met eerst de maand vermelden en daarna de dag:

2-29-2023

Btw aangifte doe je aan de hand van factuurdatum

Voorbeeld van factuurdatum op factuur en kassabon

Voor inkoopfacturen en verkoopfacturen, waar ook kassabonnen als vereenvoudigde facturen onder vallen, is men verplicht om bij de btw aangifte de btw terug te vorderen of af te dragen binnen het tijdvak waarin de datum van de factuur valt. Dit is ongeacht wat de betaaldatum van de facturen is.

In het algemeen geldt dat btw (omzetbelasting) verschuldigd is op het moment waarop de factuur wordt gemaakt en uitgereikt.

Voorbeeld inkoopfactuur: een inkoopfactuur die je in het 3e kwartaal hebt ontvangen van een leverancier maar nog niet betaald (deze betaal je bijvoorbeeld pas in het 4e kwartaal) moet je al wel boeken in je administratie aan de hand van de factuurdatum voor de btw aangifte.

Voorbeeld verkoopfactuur: als je een verkoopfactuur naar de klant hebt verstuurd, moet je de btw aangeven in het tijdvak waarin je de factuur hebt aangemaakt. Let hierbij op dat het niet is toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterste uitreikingsdatum. En hoe eerder je de verkoopfactuur verstuurd, hoe eerder je betaald krijgt. Wacht dus niet te lang met factureren.

Een gevolg kan zijn dat je al wel de btw moet afdragen aan de belastingdienst, terwijl de klant jouw factuur nog niet heeft betaald. Daar staat tegenover dat ook btw op de inkoopfacturen die jij nog niet hebt voldaan, maar wel in het betreffende tijdvak valt, al vast mag terugvorderen van de belastingdienst.

Voorbeeld kassabon: als uitreiking van een factuur niet verplicht is, zoals bijvoorbeeld bij kleine leveringen aan een particulier en een kassabon moet worden uitgereikt, dan wordt de btw verschuldigd op het moment waarop gepresteerd is. Hierom moet net als verplicht op de gewone factuur, ook verplicht een factuurdatum op kassabonnen staan. Ook deze factuurdatum is leidend voor de btw-aangifte.

Wanneer doe je btw-aangifte in 2023?

Over het algemeen hangt de frequentie van het indienen van btw-aangiftes af van de belastbare omzet van je bedrijf. Als de omzet onder een bepaalde drempel ligt, kun je één keer per jaar aangifte doen; als de omzet echter hoger is dan dit bedrag, moet je mogelijk per kwartaal (kwartaal is driemaandelijks) of zelfs maandelijks btw-aangifte doen.

Over het algemeen doen zzp’ers met een eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte indienen en betalen.

1. 1e kwartaal: 30 april is de deadline voor de btw-aangifte en betaling over het 1e kwartaal.
2. 2e kwartaal: 31 juli is dan de deadline.
3. 3e kwartaal: 31 oktober is de deadline.
4. 4e kwartaal: 31 januari in het volgende jaar (2024) is dan de deadline.

Goed om te weten: Zorg dat je op tijd bent met het doen van de btw-aangifte en het betalen ervan, zo voorkom je een hoge boete. Je krijgt namelijk al een boete als je één dag te laat bent! Hou dan ook rekening met enkele dagen verwerkingstijd van de bank voor de overboeking.

Als ondernemer is het daarnaast ook belangrijk om voldoende geld te reserveren om de btw-aangifte wel te kunnen betalen. Dit kan gedaan worden door gebruik te maken van zakelijk sparen en hiervoor een aparte spaarrekening voor de btw aan te houden. Zeker als je een flinke omzet draait, kan dit wel eens een aanzienlijk bedrag zijn.

Maak periodiek een inschatting van het bedrag dat je verwacht aan btw af te moeten dragen. Op basis hiervan kun je bepalen hoeveel geld je maandelijks opzij moet zetten op de spaarrekening. Zo kun je ervoor zorgen dat je altijd voldoende financiële middelen hebt om aan je btw-verplichtingen te voldoen.

Moet je verplicht iedere keer btw-aangifte doen?

Als je belastingplichtig bent voor de btw, dan moet je toch altijd je btw-aangifte doen, zelfs als je gedurende het afgelopen kwartaal geen omzet hebt gegenereerd of geen uitgaven hebt gedaan waarover je btw kunt terugvorderen. In dat geval volstaat het om simpelweg “nee” aan te geven bij de vraag of je voor dit betreffende tijdvak iets hebt aan te geven. Vervolgens kun je de aangifte indienen, wat dan zo is geregeld. Dus altijd je btw-aangifte doen!

Wat is de uiterste uitreikingsdatum factuur?

Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Een veel gestelde vraag is dan: Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?

Er wordt door de fiscus geëist dat een factuur verstuurd moet worden voor de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de producten zijn geleverd of diensten zijn verleend.

De Belastingdienst bepaalt geen vaste uitreikingsdatum, wel een uiterste uitreikingsdatum van factuur. Eerder maken en versturen, zoals bij een deelfactuur, ook wel voorschotnota genoemd, voor een aanbetaling, mag dus wel.

Voorbeeld uiterste uitreikingsdatum van factuur
Stel dat een zzp’er van 12 tot 20 mei een dienst aan een bedrijf heeft verleend. De factuur hiervoor zal dan uiterlijk op de vijftiende van de daaropvolgende maand verstuurd moeten worden. In dit geval dus voor 15 juni.

Zijn er op bijvoorbeeld 3 mei goederen verkocht? Ook hiervoor moet voor uiterlijk 15 juni de rekening worden verstuurd naar de afnemer.

In geval van vooruitbetalingen moet je een factuur uitreiken vóór de uiterste betalingstermijn.

Voorbeeld uiterste datum bij vooruitbetaling
Ben je met de klant overeengekomen dat vóór 1 september een bedrag moet worden (aan)betaald? Dan moet jij vóór 1 september een factuur sturen voor deze vooruitbetaling, die dan op 1 september opeisbaar (= invorderbaar) wordt. Praktisch gezien zal je hem iets eerder moeten versturen, omdat de dag waarop iemand geld overmaakt vaak niet dezelfde dag is waarop jij het van de bank zult ontvangen.

Ben jij als zelfstandig ondernemer btw-plichtig? Dan kan jij van de bij jou in rekening gebrachte btw op de inkoopfacturen als voorbelasting in aftrek brengen van de btw die jij aan je klanten hebt berekend. Maar daarvoor geldt als voorwaarde wel dat de facturatie aan de factuurvereisten moet voldoen. Dit geldt zowel voor alle inkoopfacturen die jij ontvangt, als alle verkoopfacturen die jij verstuurd. Let dus goed op of alle inkoopfacturen die je ontvangt van inkopen, ook kloppen volgens de eisen.

Welke verplichte factuurvoorwaarden zijn er nog meer?

Naast de verplichte factuurdatum en leveringsdatum moeten dus alle facturen die je gaat versturen aan meerdere verplichte factuurvoorwaarden voldoen. De facturen moeten onder meer jouw adresgegevens bevatten, je btw nummer, de gegevens van de afnemer, een omschrijving van het geleverde product of verrichte dienst, het bruto bedrag exclusief de btw, het btw bedrag en het netto bedrag inclusief de btw. Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Dan moet dit apart per btw-tarief op de factuur vermeld worden.

Bekijk tips, voorbeelden en alles wat je moet weten wat er op een factuur moet staan voor:

• Gewone facturen
• Vereenvoudigde facturen (kassabonnen)
• Buitenlandse facturatie