Referentie van klanten op factuur

Hoe ga je een klanten referentie toevoegen op factuur?

Vast wel eens gezien: ‘Uw kenmerk’ of ‘Uw referentie’ op een factuur. Waar is dat voor en hoe werkt dat? Voor jezelf en voor klanten kan het handig zijn als er een referentienummer op de factuur wordt vermeld. Het is niet verplicht. Deze factuur- en betalingsreferentie kan namelijk specifieke informatie van de opdracht bevatten, een ordernummer, bestelnummer of een inkoopnummer zijn. Het is niks meer dan een specifiek kenmerk van je klant wat je op de factuur zet die je stuurt.

Meestal geeft de klant zelf aan om dit te vermelden op jouw verkoopfactuur, ook moet jijzelf bij een inkoop aangegeven of je dit op de inkoopfactuur wilt hebben. Het kan voordelen hebben.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Wat is het voordeel van factuurreferentie vermelden?

Stel je voor dat je zelf net een inkoopfactuur hebt ontvangen van een bedrijf waar je een week geleden een inkoop van materialen hebt gedaan. Maar waar gaat deze factuur eigenlijk over, bij welke order of opdracht hoort deze inkoop? Je hebt meerdere opdrachten waar je mee bezig bent, en vele verschillende inkopen bij meerdere leveranciers hiervoor gedaan. Gelukkig zie je op de factuur een referentienummer staan die specifieke informatie bevat en verwijst naar een bepaalde opdracht, zoals bijvoorbeeld de klus van klant B.

Met de referentie kunnen klanten de factuur sneller herkennen op welke opdracht of dienst deze factuur betrekking heeft en direct verwerken in de crediteurenadministratie. Zo kan je ook als de klus bij klant B eindelijk af is, alle in- en verkoopfacturen van klant B bij elkaar optellen en aftrekken, zodat je precies weet hoeveel je heb verdient aan klant B (of hebt verloren….).

Door een duidelijke factuurreferentie te gebruiken worden facturen doorgaans sneller betaald, omdat direct duidelijk is waar de rekening betrekking op heeft. Het is dus altijd slim om even na te vragen of dit voor de klant gewenst is om op de factuur te vermelden. Geef het zelf ook aan als dat voor jou gewenst is.

Dus waarom zou je als bedrijf bij vele lopende projecten geen transactiereferentie op de factuur laten vermelden? Het scheelt een hoop zoekwerk en bespaart een hoop vragen over voor wat en voor welke order er nu eigenlijk betaald moet worden.

Voorbeelden van ‘Uw referentie’ op de factuur

Hoe ziet een referentienummer eruit? Als je met meerdere projecten werkt, kan het handig zijn om met combinatie van unieke nummers of letters te werken. Zo kan je de verschillende soorten kosten categoriseren. In één oogopslag is dan duidelijk voor wie en om wat voor soort kosten het gaat en voor welk project deze kosten zijn.

Laten we een voorbeeld nemen. Stel dan Klant A als klantnummer 1233 staat ingeboekt in de boekhouding en het ordernummer die voor hem is aangemaakt is nummer 076 van dit jaar. Het referentienummer zou er voor klant A dan zo kunnen komen uit te zien als voorbeeld:

Uw kenmerk: 1233 – 076

Let wel op dat een factuurreferentie en factuurkenmerk niet hetzelfde is als een factuurnummer. Dit zijn twee hele verschillende zaken. Het factuurnummer kies je zelf en is verplicht voor de belastingdienst. De factuurkenmerk is juist alleen een nummer dat de klant aan jou doorgeeft en optioneel op de factuur vermeld kan worden.

Maak het leven van je klanten gemakkelijker door een transactiereferentie toe te voegen als ze daar om vragen. Maar onthoud: het is niet iets wat je zelf verzint.

Zorg altijd voor een duidelijke factuuropmaak

Naast het eventueel vermelden van een referentienummer, is het ook belangrijk dat je jouw factuur duidelijk opmaakt met alle benodigde informatie. Zo maak je het de klant zo makkelijk mogelijk om jou (snel) te betalen.

Jouw factuur vertegenwoordigt de identiteit van jouw bedrijf. Zorg er daarom voor dat het jouw merk of werk weerspiegelt in logo, lettertypen, kleuren en professionaliteit. Dit kan helpen om jouw relatie met de klant te versterken en daardoor de kans te vergroten dat ze in de toekomst opnieuw bij jou komen bestellen.

Om al je administratie met duidelijke facturatie goed op orde te hebben moet je dan ook altijd gebruik maken van een factuur- en boekhoudprogramma. Hoe klein en wat voor soort je bedrijf ook is.