Excel factuur maken

Direct aan de slag met factureren in Excel

Starten met een Excel factuur maken voor jouw bedrijf? Voor ondernemers komt er een keer een tijd dat er een factuur gemaakt moet worden. Voor de ene ondernemer moet dit wat eerder gedaan worden dan bij een andere ondernemer. Dat is mooi werk, want factureren doe je om geld binnen te krijgen. Het is je loon, je kunt er investeringen mee doen en sparen voor je oude dag.

Als het dan zover is, dan is vaak de vraag bij startende zzp’ers en freelancers: Hoe ga ik beginnen met mijn facturen maken in Excel? Hoe en waarmee doen ‘collega’ zzp’ers de facturatie? Met mijn stapsgewijze handleiding kan jouw eigen Excel factuur zo meteen de deur al uit.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Word van Microsoft is een handig en overzichtelijk tekstverwerkingsprogramma die nog steeds veel gebruikt wordt voor de facturatie. Toch heeft het gebruik van een spreadsheet programma zoals Excel een aantal voordelen ten opzichte van factureren in Word.

Het voordeel van het gebruik van Excel als factuurprogramma is namelijk dat je door gebruik te maken van formules, automatische berekeningen kunt laten maken. Bij meerdere leveringen van diensten of producten wordt dan automatisch de juiste factuurbedragen berekend en ingevuld. Ook de btw wordt voor je berekend. Hierbij kun je kiezen uit verschillende btw-tarieven die in Nederland van toepassing zijn.

Voorbeeld van factuur maken in Excel

Gratis Excel factuur maken? Stapsgewijze handleiding

Maak in 4 stappen eenvoudig zelf een eigen aangepaste Excel factuur:

Stap 1. Open Excel.

Stap 2. Kies ‘nieuw’ of ‘nieuw bestand’ maken.

Stap 3. Kies ‘Kleine bedrijven’ of klik op getoonde galerie op ‘verkoopfactuur’. In de galerie van categorie ‘Kleine bedrijven’ vind je sjablonen om snel een factuur te maken. Bekijk de verschillende voorbeelden en maak een keuze uit de sjablonen die jou het meeste aanspreekt.

Stap 4. Vul de gegevens in en verwerk de huisstijl (denk aan logo) van jouw (zzp)onderneming in de factuur.

Let op dat de Excel factuur gemaakt moeten worden volgens een aantal vaste en wettelijk vereiste factuurgegevens!

Heb je factuurprogramma Excel niet op jouw computer staan? Deze kan je hier voordelig bestellen. Een gratis alternatief? Die is er ook. Download en installeer dan gratis Apache OpenOffice of gebruik gratis Google Sheets om een spreadsheet te maken.

3 gratis downloads van Excel factuur templates

Belangrijk: Converteer Excel factuur altijd naar PDF

Je factuur is gemaakt, wat nu? Verstuur je factuur nooit als Excel-bestand zelf (*.xlsx of *.xlsm) maar converteer hem altijd naar PDF (*.pdf )!

Om een pdf factuur te generen van een Excel-werkmap bestand, kies je in Excel: Bestand > Opslaan als > dan kies je het bestand PDF (*.pdf). Geef het bestand een duidelijk naam, zoals bijvoorbeeld het factuurnummer. Sla hem op in de map met bijvoorbeeld de naam ‘facturenadministratie’ op je computer, zodat de factuur op een later tijdstip, als dat nodig mocht zijn, makkelijk te vinden is in je bestanden.

De PDF-factuur stuur je dan met begeleidend schrijven digitaal naar de klant via mail.

Bewaar de originele Excel-werkmap van je Excel factuur ook digitaal op je computer en/of in de cloud en/of druk hem af voor de bewaarplicht van je boekhouding.

Factureren en ook gelijk boekhouden in Excel?

Ben je net gestart als zzp’er of freelancer, of wil je dat worden? Dan ben je wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. Boekhouden kan ook eenvoudig met een boekhoudtemplate in Excel. Het is dan een eerste stap om niet alleen snel en gemakkelijk je Excel factuur te maken, maar ook gelijk je hele administratie in bij te houden.

Een Excel-boekhoudbestand bevat namelijk verschillende werkbladen die je hiervoor nodig hebt en met elkaar werken. Is dat een optie voor jouw boekhouding? Download dan gratis het Excel-boekhoudbestand. Zo kun je direct aan de slag met zowel factureren als boekhouden.

Tip: Geen Excel maar een gratis online factuurprogramma gebruiken

Waarom nog Excel gebruiken om te factureren of te boekhouden? Tegenwoordig kun je heel gemakkelijk online je facturen en offertes maken in jouw huisstijl met een online factuurprogramma. En met een druk op de knop verstuur je jouw factuur ook gelijk in PDF naar je klant. Het grote voordeel hiervan is dat het facturatie gedeelte in een programma in veel gevallen nog gratis is ook! Je gaat alleen een klein bedrag van gemiddeld € 14,- per maand betalen als je ook gebruik wilt maken van de boekhoudmodule voor je gehele administratie. Hiermee kun je dan wel gelijk de factuur inboeken in je boekhouding, je btw-aangifte doen, uitgaven boeken en meer gemak en voordelen.

Dus niet steeds een nieuwe spreadsheet maken en elke keer alles handmatig verwerken in de administratie. Maar pakket upgraden voor nog meer gemak kan altijd later nog. Ik heb de voor- en nadelen van Excel versus online facturatie software voor je op een rij gezet.

Direct het gemak en eenvoud van een online factuurprogramma ervaren? Vergelijk & probeer: