Factureren voor verenigingen en stichtingen

2 maart 2021
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Factuur tips voor de penningmeester

Penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen hebben een belangrijke taak. Zo beheert een penningmeester naast het uitvoeren van boekhoudkundige handelingen, ook de facturatie van de club, vereniging of stichting. Dit kan voor een sportclub zijn, voor een kerk, hobbyvereniging of voor een goed doel. Dit moet wel zorgvuldig gebeuren want je bent namelijk ook verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van de jaarrekening. Dit is een financiële verantwoording die door de kascommissie namens de leden en het bestuur moet worden gecontroleerd. De cijfertjes moeten dus bij kascontrole wel kloppen!

Vaak spelen bij verenigingen en stichtingen dan de vragen:

1. Moet ik met of zonder btw factureren voor mijn vereniging of stichting?

2. Hoe ziet een factuur eruit zonder btw?

3. Hoe maak ik als penningmeester eenvoudig en snel een geldige factuur?

4. Hoe werken kwitanties?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Factuur maken met of zonder btw?

Bij de facturatie speelt regelmatig de vraag of je nu wel of geen btw als omzetbelasting moeten factureren en afdragen. Ben jij als penningmeester op de hoogte van alle btw-verplichtingen waaraan jouw vereniging, club of stichting moet voldoen als je een sponsor gaat factureren? Is de contributie of subsidie die je ontvangt belast met btw? Is een btw-sportvrijstelling van toepassing op alle facturen en activiteiten?

Of je btw-verplichtingen hebt, hangt geheel af van de activiteiten die er worden verricht en welke vergoeding je daarvoor ontvangt. Stem daarom tijdig de btw-positie af door vooraf contact op te nemen met de fiscus. Zo voorkom je het risico op naheffingen van btw, belastingrente en eventuele boetes.

Het hebben van btw-vrijstelling zal niet altijd voordeliger uitpakken. Want dan zal ook de aftrek van de voorbelasting niet langer terug te vragen zijn. Dit betekent dat de kosten zullen toenemen. Met btw-vrijstelling factureer je met 0% btw.

Voorbeeld verenigingsfactuur zonder btw

Voorbeeld factureren met factuurprogramma voor verenigingen en stichtingen

Hoe maak ik als penningmeester een geldige factuur voor mijn vereniging of stichting?

De beste manier van factureren is gewoonweg een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken. Dit is niet alleen voorbehouden voor bedrijven. Sommige programma’s zijn zelfs ook ontworpen voor verenigingen en stichtingen. Hierin kun je bijvoorbeeld een complete ledenbestand in bijhouden, de contributie in een handomdraai innen, mailingen naar leden versturen en meer.

Een bekend en gewaardeerd administratiepakket voor de complete boekhouding en ledenadministratie die zeer geschikt zou zijn is bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl

 

Word of Excel

Starten met factureren kan natuurlijk ook in Word of Excel. Maar door de vele handmatige handelingen, waarbij fouten op de loer liggen, raad ik je dit wel sterk af. Slimmer is het om gelijk vanaf de start een factuurprogramma te gebruiken. Bekijk hoe je moet factureren in Word of Excel

Download gratis verenigingsfactuur voorbeeld in Word

Voorbeeld vereniging factuur zonder btw

Je mag zelf weten hoe je een factuur opmaakt en inricht, daar zijn geen regels voor. Wel moeten er verplichte onderdelen op staan. Deze voorbeeld van een vereniging factuur zonder btw, die gemaakt is in Word, voldoet aan de eisen.

Zoek je een andere factuurstijl? De facturatie simpel houden? Ik heb meerdere ontwerpen gemaakt om uit te kiezen en gratis te gebruiken.

Download vereniging factuur template

Factuur voorbeeld vereniging en stichting in PDF

Verstuur factuur altijd in PDF

Sla de gemaakte Word factuur altijd op in PDF en verstuur hem dan in dit formaat naar de sponsor, donateur of klant. Nooit het Word-document zelf!

Bekijk de verenigingsfactuur in PDF

Bekijk voorbeeld in PDF formaat | .pdf | 156 kB

Hoe werken kwitanties voor verenigingen en stichtingen?

Kwitantie uitschrijven voor verenigingen en stichtingen

Vaak werken penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen naast facturen ook met kwitanties voor het uitschrijven van een gedane betaling. Dit kunnen betalingen zijn van contributie, giften, donaties of schenkingen. Willen jullie ook gaan werken met kwitanties? Bekijk dan alles wat je moet weten over kwitanties, hoe je ze maak, hoe ze eruit zien, hoe het met de btw zit, hoe je ze uitgeef en dat soort zaken. Ook belangrijk om te weten.

Starten met: Kwitantie als betaalbewijs

Krijg met deze tips je donaties sneller binnen

Krijg je factuur zo sneller betaald

#1 Wacht niet en verstuur snel

#2 Gebruik een duidelijke betaalinstructie

#3 Zet bedankt op de factuur

Mijn beste tip: Gebruik zeker een factuurprogramma!

Veel plezier en succes als penningmeester van jouw vereniging, club of stichting!

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Aanbetaling vragen met deelfactuur

Aanbetaling vragen met deelfactuur

Wat is een aanbetaling en hoe werkt het? Het is voor eenmanszaken en zzp’ers net als het MKB heel gebruikelijk om voorafgaand aan een opdracht een aanbetaling te vragen. Dit doen we dan middels een deelfactuur, ook wel aanbetalingsfactuur genoemd. Zeker wanneer het om...

Lees meer
Word factuur maken

Word factuur maken

Direct aan de slag met factureren in Word van Office Als zzp'er je eerste factuur opstellen voor een geleverde dienst of verkochte product? Goed werk! Er zijn verschillende manieren voor het opstellen van een verkoopfactuur. Zo kun je om te starten eenvoudig een...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads