Factureren voor verenigingen en stichtingen

Factuurtips voor de penningmeester

Penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen hebben een belangrijke taak. Zo beheert een penningmeester naast het uitvoeren van boekhoudkundige handelingen en innen van contributies, ook de facturatie van de club, vereniging of stichting. Dit kan voor een sportclub zijn, voor een kerk, hobbyvereniging of voor een goed doel zijn.

Het boekhouden moet wel zorgvuldig gebeuren want je bent namelijk ook nog eens verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van de jaarrekening. Dit is een financiële verantwoording die door de kascommissie namens de leden en het bestuur moet worden gecontroleerd. De cijfertjes moeten dus bij kascontrole wel kloppen!

Vaak spelen bij penningmeesters van verenigingen en stichtingen dan de vragen:

1. Moet ik met of zonder btw factureren voor mijn vereniging of stichting?

2. Hoe ziet een factuur eruit zonder btw?

3. Hoe maak ik als penningmeester eenvoudig en snel een geldige factuur?

4. Hoe werken kwitanties?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Factuur maken met of zonder btw?

Bij de facturatie speelt regelmatig de vraag of je nu wel of geen btw als omzetbelasting moeten factureren en afdragen. Ben jij als penningmeester op de hoogte van alle btw-verplichtingen waaraan jouw vereniging, club of stichting moet voldoen als je een sponsor gaat factureren? Is de contributie of subsidie die je ontvangt belast met btw? Is een btw-sportvrijstelling van toepassing op alle facturen en activiteiten?

Of je btw-verplichtingen hebt, hangt geheel af van de activiteiten die er worden verricht en welke vergoeding je daarvoor ontvangt. Stem daarom tijdig de btw-positie af door vooraf contact op te nemen met de fiscus. Zo voorkom je het risico op naheffingen van btw, belastingrente en eventuele boetes.

Het hebben van btw-vrijstelling zal niet altijd voordeliger uitpakken. Want dan zal ook de aftrek van de voorbelasting niet langer terug te vragen zijn. Dit betekent dat de kosten zullen toenemen. Met btw-vrijstelling factureer je met 0% btw.

Voorbeeld verenigingsfactuur zonder btw

Hoe maak ik als penningmeester een geldige factuur voor mijn vereniging of stichting?

De beste manier van factureren is gewoonweg een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken. Dit is niet alleen voorbehouden voor bedrijven. Sommige programma’s zijn zelfs ook ontworpen voor verenigingen en stichtingen. Hierin kun je bijvoorbeeld een complete ledenbestand in bijhouden, de contributie in een handomdraai innen, mailingen naar leden versturen en meer.

Een bekend en gewaardeerd administratiepakket voor de complete boekhouding en ledenadministratie die zeer geschikt zou zijn is bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl

 

Word of Excel

Starten met factureren kan natuurlijk ook in Word of Excel. Maar door de vele handmatige handelingen, waarbij fouten op de loer liggen, raad ik je dit wel sterk af. Slimmer is het om gelijk vanaf de start een factuurprogramma te gebruiken. Bekijk hoe je moet factureren in Word of Excel

Download gratis verenigingsfactuur voorbeeld in Word

Je mag zelf weten hoe je een factuur opmaakt en inricht, daar zijn geen regels voor. Wel moeten er verplichte onderdelen op staan. Deze voorbeeld van een vereniging factuur zonder btw, die gemaakt is in Word, voldoet aan de eisen.

Zoek je een andere factuurstijl? De facturatie simpel houden? Ik heb meerdere ontwerpen gemaakt om uit te kiezen en gratis te gebruiken.

Download vereniging factuur template

Hoe regelen verenigingen en stichtingen de betalingen?

Verenigingen en stichtingen ontvangen contributie en donaties van leden of sponsorgelden van sponsors middels een factuur. Ook moeten penningmeesters rekeningen betalen. Hiervoor heb je dus een bankrekening voor nodig. Betalen en betaald worden mag voor verenigingen en stichtingen alleen met een zakelijke bankrekening en niet met een privé bankrekening.

Open dus ook een zakelijke rekening. Om dit te kunnen doen kan de bank je vragen om:

• kopie van de statuten;
• kopie geldig identiteitsbewijs van iedere bestuurder;
• KVK UBO-uittreksel. UBO staat voor ‘Ultimate Benificial Owner’, ofwel de uiteindelijke belanghebbende. De uiteindelijke belanghebbende is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over de vereniging of stichting.

Heb je interesse in een goede en goedkope zakelijke rekening en ook gelijk een zakelijke spaarrekening? Dan kan een online bank zoals bijvoorbeeld Knap een mooie oplossing zijn.

Hoe werken kwitanties voor verenigingen en stichtingen?

Vaak werken penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen naast facturen ook met kwitanties voor het uitschrijven van een gedane betaling. Dit kunnen betalingen zijn van contributie, giften, donaties of schenkingen. Willen jullie ook gaan werken met kwitanties? Bekijk dan alles wat je moet weten over kwitanties, hoe je ze maak, hoe ze eruit zien, hoe het met de btw zit, hoe je ze uitgeef en dat soort zaken. Ook belangrijk om te weten.

Starten met: Kwitanties als betaalbewijs

Krijg met deze tips je donaties sneller binnen

#1 Wacht niet en verstuur facturen snel

#2 Gebruik een duidelijke betaalinstructie

#3 Zet een waardering op de factuur

Mijn beste tip: Gebruik zeker een factuurprogramma!

Veel plezier en succes als penningmeester van jouw vereniging, club of stichting!