Kwitantie maken

Wat is een kwitantie?

Je wilt een kwitantie maken? Als particulier, vereniging, club, instelling, stichting en ook als ondernemer kun je te maken krijgen met kwitanties. Deze zijn niet hetzelfde als een factuur, het werkt anders en zijn anders.

Een kwitantie is een document die als bewijs van betaling dient. Hieruit moet je kunnen opmaken dat een bepaald geldbedrag is ontvangen voor een verkoop van een artikel of verleende dienst, van een bepaald persoon of bedrijf. Het is dus slim om een document te hebben die de geldtransactie vastlegt.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Er zijn verschillende redenen waarom een kwitantie belangrijk is. Ten eerste biedt het juridische bescherming aan zowel de betaler als de ontvanger. In geval van eventuele geschillen of misverstanden kan de kwitantie dienen als bewijs van de gemaakte betaling.

Daarnaast is een kwitantie ook handig voor administratieve doeleinden. Het helpt bij het bijhouden van financiële gegevens en het opstellen van nauwkeurige boekhoudkundige overzichten. Dit kan vooral nuttig zijn voor bedrijven en zelfstandig ondernemers die hun inkomsten en uitgaven moeten registreren.

Bovendien kan een kwitantie maken ook nodig zijn voor garantiedoeleinden of om aanspraak te maken op terugbetaling.

Kortom, het hebben van een kwitantie is essentieel om financiële transacties te verifiëren, juridische bescherming te bieden en voor een nauwkeurige administratie bij te houden. Het fungeert als tastbaar bewijs van betaling en speelt daarom een cruciale rol in zowel persoonlijke als zakelijke financiën.

Synoniemen kwitantie
Bewijs van betaling, betalingsbewijs, betaalbewijs, ontvangbewijs, ontvangstbewijs, reçu

Er zit verschil tussen kwitanties en facturen. Kwitanties zijn zoals gezegd betaalbewijzen. Deze kunnen door particulieren, verenigingen, clubs en stichtingen worden gebruikt om een betaling te bewijzen.

Facturen daarentegen worden alleen door bedrijven voor betalingen gebruikt die staan ingeschreven bij de KVK, de Kamer Van Koophandel. Dit kan van bedrijf naar bedrijf zijn en van bedrijf naar particulier. Je mag dus als particulier geen facturen maken, want je bent geen bedrijf. Een kwitantie maken kan wel, ook als je een contante betaling van over de grens, zoals bijvoorbeeld in België of Duitsland hebt ontvangen, is dit een mooi betaalbewijs van de buitenlandse vergoeding.

Voorbeeld met de verschillen tussen een kwitantie en een factuur

Hoe maak je een kwitantie als ontvangstbewijs?

Als je een eigen kwitantie als ontvangstbewijs of betaalbewijs wilt maken, dan dient deze wel bepaalde gegevens te bevatten om als een geldig betaalbewijs te voldoen. Vaak zijn dan de vragen: hoe ga ik een kwitantie maken? Wat moet er verplicht op de kwitantie staan en hoe zit het met de belasting? Een kwitantie maken is niet moeilijk maar je moet het wel goed doen.

Op een kwitantie moeten in ieder geval de volgende verplichte gegevens staan:

1. Naam door wie er een bedrag betaald is
2. Voor welk bedrag er geleverd is
3. Welke goederen en/of diensten er geleverd zijn en hoeveel
4. Naam aan wie een bedrag betaald is
5. Datum van levering
6. Handtekening voor ontvangst

Aanvullend zou je kunnen werken met een kwitantie nummer. Zo kun je bijvoorbeeld beter bijhouden hoeveel er al zijn uitgegeven. Hou de nummering op de kwitanties wel opvolgend. Bijvoorbeeld:

Nr. 01
Nr. 02
Nr. 03
enz..

Je zou er ook nog het jaartal aan de nummering kunnen toevoegen zoals bijvoorbeeld:

Nr. 2024-01
Nr. 2024-02
Nr. 2024-03
enz..

Een ontvangstbewijs kan ook informatie bevatten over de betaling zelf, bijvoorbeeld of de betaling met contant geld, iDEAL of creditcard is gedaan. Het is hierbij vooral belangrijk om contante betalingen te noteren, omdat contante betalingen, in tegenstelling tot bankbetalingen, achteraf niet kunnen worden nagetrokken voor bewijs.

Voorbeeld van verplichte gegevens op een kwitantie

Direct zelf je eigen kwitantie maken als particulier?

Een eigen kwitantie maken is niet moeilijk en kan eenvoudig en snel op 2 manieren gemaakt worden. Dit kan als eerste in Word worden gemaakt door bijvoorbeeld een keuze te maken uit een paar kant-en-klare templates of blanco sjablonen in Word. Ik heb zelf verschillende templates van kwitanties gemaakt. Deze voldoen aan de regels en zijn gratis te downloaden voor eigen gebruik. Als tweede kan je een kwitantieboekje gebruiken voor het uitschrijven van ontvangen betalingen.

Gratis je eigen kwitantie maken met templates in Word

Kwitantie maken met kwitantieboekje

Ik heb ook verschillende kwitantie voorbeelden om te bekijken wat de mogelijkheden zoal zijn.

Belangrijk: Hoe zit het met kwitanties en de belastingen?

Opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting

Let wel op dat je het bedrag aan inkomsten die je ontvangt met een kwitantie, je als particulier wel verplicht moet opgeven bij de aangifte van de jaarlijkse inkomstenbelasting. Dit doe je bij ‘Inkomsten uit overige werkzaamheden’. Daarna berekend de fiscus automatisch het bedrag wat jij aan belasting moet betalen. Daarnaast kan de opdrachtgever als bedrijf het kwitantiebedrag als bedrijfskosten boeken in zijn administratie.

Geen btw verrekenen

Verder mag je als particulier persoon geen btw verrekenen op je kwitantie, als bedrijf met een factuur kan dat wel. Omdat jij niet staat ingeschreven bij de KVK is een factuur maken, zoals al aangegeven, door jou niet toegestaan. De opdrachtgever kan de kwitantie wel in zijn boekhouding als kosten verwerken maar kan en mag geen voorbelasting terugvragen in zijn btw-aangifte.

Beheer jij als penningmeester van een vereniging, club of stichting de financiën? Ook dan reken je geen btw op kwitanties. Moet er toch btw gerekend worden, dan zal je een originele factuur moeten opstellen.