Kwitantie maken

27 juli 2022
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Wat is een kwitantie?

Je wilt een kwitantie maken? Als particulier, vereniging, club, instelling, stichting en ook als ondernemer kun je te maken krijgen met kwitanties. Deze zijn niet hetzelfde als een factuur, het werkt anders en zijn anders. Een kwitantie is een document die als bewijs van betaling dient. Hieruit moet je kunnen opmaken dat een bepaald geldbedrag is ontvangen voor een verkoop van een artikel of verleende dienst, van een bepaald persoon of bedrijf. Het is dus slim om een document te hebben die de geldtransactie vastlegt.

Synoniemen kwitantie
Bewijs van betaling, betalingsbewijs, betaalbewijs, ontvangbewijs, ontvangstbewijs, reçu

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Er zit verschil tussen kwitanties en facturen. Kwitanties zijn zoals gezegd betaalbewijzen. Deze kunnen door particulieren, verenigingen, clubs en stichtingen worden gebruikt om een betaling te bewijzen. Facturen daarentegen worden alleen door bedrijven voor betalingen gebruikt die staan ingeschreven bij de KVK, de Kamer Van Koophandel. Dit kan van bedrijf naar bedrijf zijn en van bedrijf naar particulier. Je mag dus als particulier geen facturen maken, want je bent geen bedrijf. Een kwitantie maken kan wel, ook als je een contante betaling van over de grens, zoals bijvoorbeeld in België hebt ontvangen, is dit een mooi betaalbewijs.

Voorbeeld met de verschillen tussen een kwitantie en een factuur

Voorbeeld met verschil tussen kwitantie en factuur

Hoe maak je een kwitantie als ontvangstbewijs?

Als je een eigen kwitantie als ontvangstbewijs of betaalbewijs wilt maken, dan dient deze wel bepaalde gegevens te bevatten om als een geldig betaalbewijs te voldoen. Vaak zijn dan de vragen: hoe ga ik een kwitantie maken? Wat moet er verplicht op de kwitantie staan en hoe zit het met de belasting? Een kwitantie maken is niet moeilijk maar je moet het wel goed doen.

Op een kwitantie moeten in ieder geval de volgende verplichte gegevens staan:

  1. Naam door wie er een bedrag betaald is
  2. Voor welk bedrag er geleverd is
  3. Welke goederen en/of diensten er geleverd zijn en hoeveel
  4. Naam aan wie een bedrag betaald is
  5. Datum van levering
  6. Handtekening voor ontvangst

Aanvullend zou je kunnen werken met een kwitantie nummer. Zo kun je bijvoorbeeld beter bijhouden hoeveel er al zijn uitgegeven. Hou de nummering op de kwitanties wel opvolgend. Bijvoorbeeld:

Nr. 01
Nr. 02
Nr. 03

enz..

Je zou er ook nog het jaartal aan de nummering kunnen toevoegen zoals bijvoorbeeld:

Nr. 2023-01
Nr. 2023-02
Nr. 2023-03
enz..

Een ontvangstbewijs kan ook informatie bevatten over de betaling zelf, bijvoorbeeld of de betaling met contant geld, iDEAL of creditcard is gedaan. Het is hierbij vooral belangrijk om contante betalingen te noteren, omdat contante betalingen, in tegenstelling tot bankbetalingen, achteraf niet kunnen worden nagetrokken voor bewijs.

Voorbeeld van verplichte gegevens op een kwitantie

Voorbeeld van verplichte gegevens (eisen) op een kwitantie

Direct zelf je eigen kwitantie maken als particulier?

Betaalbewijs met kwitantie maken

Een eigen kwitantie maken kan eenvoudig en snel op 2 manieren. Dit kan als eerste in Word worden gemaakt door bijvoorbeeld een keuze te maken uit een paar kant-en-klare templates of blanco sjablonen in Word. Ik heb zelf verschillende templates van kwitanties gemaakt. Deze voldoen aan de regels en zijn gratis te downloaden voor eigen gebruik. Als tweede kan je een kwitantieboekje gebruiken voor het uitschrijven van ontvangen betalingen.

Gratis je eigen kwitantie maken met template in Word

Kwitantie maken met kwitantieboekje

Ik heb ook verschillende kwitantie voorbeelden om te bekijken wat de mogelijkheden zoal zijn.

Belangrijk: Hoe zit het met kwitanties en de belastingen?

Opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting

Let wel op dat je het bedrag aan inkomsten die je ontvangt met een kwitantie, je als particulier wel verplicht moet opgeven bij de aangifte van de jaarlijkse inkomstenbelasting. Dit doe je bij ‘Inkomsten uit overige werkzaamheden’. Daarna berekend de fiscus automatisch het bedrag wat jij aan belasting moet betalen. Daarnaast kan de opdrachtgever als bedrijf het kwitantiebedrag als bedrijfskosten boeken in zijn administratie.

Geen btw verrekenen

Verder mag je als particulier persoon geen btw verrekenen op je kwitantie, als bedrijf met een factuur kan dat wel. Omdat jij niet staat ingeschreven bij de KVK is een factuur maken, zoals al aangegeven, door jou niet toegestaan. De opdrachtgever kan de kwitantie wel in zijn boekhouding als kosten verwerken maar kan en mag geen voorbelasting terugvragen in zijn btw-aangifte.

Beheer jij als penningmeester van een vereniging, club of stichting de financiën? Ook dan reken je geen btw op kwitanties. Moet er toch btw gerekend worden, dan zal je een originele factuur moeten opstellen.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Kwitantie voorbeelden

Kwitantie voorbeelden

Maak eigen betaalbewijs aan de hand van kwitantie voorbeeld Cash geld, tikkie of bankoverschrijving ontvangen van een bedrijf? Ik heb een kwitantie voorbeeld die je als particulier kunt gebruiken als betalingsbewijs. Want in sommige gevallen moet je kunnen...

Lees meer
Kwitantieboekje kopen

Kwitantieboekje kopen

Ga je veel kwitanties uitschrijven? Dan is een kwitantieboekje kopen de oplossing. Handig zijn dan ook de zelfkopierende bladen of met carbon, zodat je maar een keer hoeft te schrijven en je gelijk een kopie hebt. Ik heb 3 verschillende soorten uitvoeringen die veel...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads