Particulier factuur

Kun je als particulier een factuur sturen?

Een particulier persoon verricht weleens een dienst aan een bedrijf. Ook kan het gebeuren dat er een particuliere verkoop of verhuur gedaan wordt aan een bedrijf. Dat mag natuurlijk. Maar om de vergoeding of betaling hiervoor te regelen zijn wel regels voor.

Vaak zijn dan de vragen: Mag je als particulier zonder bedrijf een factuur sturen? Hoe regel je als privé persoon een betaling en hoe zit het met de belasting? Vragen waarop ik je in dit artikel met uitleg, tips en voorbeelden een antwoord op zal geven.

Als particulier mag je geen factuur maken en sturen, ook geen bonnetje of kassabon. Je bent namelijk geen ondernemer met een bedrijf, dus heb je ook geen KVK inschrijving en BTW nummer.

Maar gelukkig is er wel een oplossing: dat is de kwitantie als betaalbewijs. Zo kan het bedrijf of relatie waar je zaken mee hebt gedaan je toch de vergoeding betalen. Voorts kan het bedrijf die je betaald hebt, dit als kosten opvoeren in zijn boekhouding.

Een kwitantie hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang duidelijk is wie wat heeft betaald en waarvoor.

Goed om te weten: Maak dus als particulier nooit een factuur! Dit is alleen voor bedrijven. Een bedrijf stuurt een factuur naar een ander bedrijf of naar een particuliere persoon. De factuur is een financieel document die voor bedrijven aan verschillende eisen moet voldoen, waarvan je hier voorbeelden kunt bekijken. Een factuur zonder bedrijf zal als fraude aangemerkt worden. Pas dus op!

Wat zijn de regels om als particulier een factuur te maken?

Om als privé persoon een betaling te kunnen ontvangen van een bedrijf of relatie, dan moet je een kwitantie maken. De kwitantie is dan een betalingsbewijs van een betaling die heeft plaatsgevonden tussen het bedrijf of relatie en jou als particulier. Dit kan contant geld zijn, een tikkie of een bankoverschrijving. Het bedrijf heeft deze kwitantie ook nodig voor zijn eigen administratie om de betaling aan jou te kunnen verantwoorden bij de fiscus.

Voorbeeld van een kwitantie

Hoe zit het met belasting betalen bij kwitanties?

Over de inkomsten die je met kwitanties ontvangt moet je wel gewoon belasting betalen en dien je op te geven bij de jaarlijkse aangifte van je inkomstenbelasting. Deze bedragen geef je op onder ‘Inkomsten uit overige werkzaamheden’. Verder mag er niet met btw gewerkt worden omdat je geen ondernemer bent. Lees meer over belasting betalen

Hoe maak je een eigen kwitantie?

Een eigen kwitantie kan je als particulier zo zelf gratis maken. Dat kan bijvoorbeeld in Word of direct online en uitprinten of opsturen. Let wel op dat er verplichte onderdelen op de kwitantie moet komen te staan. Met mijn voorbeeld kwitantie, die gemaakt is in Word, voldoet jou eigen kwitantie gelijk aan de eisen.

Maak direct je eigen kwitantie in Word met gratis template

Handige extra tip: Bewaar je kwitanties overzichtelijk. Ook al maak je als particulier geen officiële factuur, het is wél slim om je kwitanties netjes en overzichtelijk te bewaren. Dit helpt niet alleen jezelf bij het terugvinden van gegevens als je moet aantonen waarvoor je een betaling hebt gekregen, maar maakt het ook makkelijker bij je jaarlijkse inkomstenbelasting. De Belastingdienst verwacht dat je alle inkomsten uit “overige werkzaamheden” kunt verantwoorden — en een goed bijgehouden lijst met kwitanties kan daarbij het verschil maken. Noteer daarom per kwitantie niet alleen datum en bedrag, maar ook wat je precies hebt gedaan en van wie je het bedrag hebt ontvangen. Zo voorkom je onduidelijkheden bij jezelf én bij de fiscus.

Veelgestelde vragen over kwitanties voor particulieren

Is een kwitantie verplicht bij een particulier?
Nee, een kwitantie is niet altijd verplicht, maar wel sterk aan te raden als bewijs van betaling.

Mag ik een kwitantie digitaal versturen?
Ja, een digitale kwitantie is toegestaan zolang alle verplichte gegevens erop staan.

Is een kwitantie hetzelfde als een factuur?
Nee, een kwitantie bewijst dat er al betaald is. Een factuur is een verzoek tot betaling.