Factuurprogramma vereniging en stichting

Hoe kan je gemakkelijk factureren en ledenadministratie bijhouden voor verenigingen en stichtingen?

Ook als vereniging, club of stichting zal je wellicht sponsors moeten factureren om (extra) geld binnen te krijgen. Want je mag net als een bedrijf ook winst maken met verschillende inkomstenstromen. Het mag alleen niet het doel zijn. Dit geld moet dan ook worden gebruikt voor een maatschappelijk/sociaal doel. De grote vraag is dan: Hoe kan ik als penningmeester het beste factureren en gelijk de (leden)administratie doen?

Het opstellen van een goede factuur, die toch aan verschillende voorwaarden zal moeten voldoen, is zeker niet voor iedereen vanzelfsprekend. Maar geen nood, hier zijn voor jouw als penningmeester van een vereniging, stichting, club of organisatie hele mooie oplossingen voor. Hierbij is het zelfs mogelijk om zowel de leden als ook de financiën te beheren en te bewaken in één programma.

Dit kan dus met een eenvoudig factuur- en boekhoudprogramma waarmee je online je gehele boekhouding mee kan doen. Ze zijn zo gebruiksvriendelijk dat de boekhouding en de belangrijke ledenadministratie geen obstakel meer zal zijn, zoals:

 

Alles in één pakket voor je vereniging of stichting

Een vereniging of stichting kan niet bestaan zonder leden. Een ledenadministratie is de sleutel tot een succesvolle en gestructureerde werking van een vereniging of stichting. Het is de plek waarin alle persoonlijke informatie van leden wordt opgeslagen, zodat men hen gemakkelijk kan benaderen en bijvoorbeeld uitnodigen voor evenementen of vergaderingen.

Een goede ledenadministratie zorgt ook voor een correcte en eerlijke financiële afhandeling van lidmaatschapsgelden. Door het bijhouden van een goede ledenadministratie, is het voor een vereniging of stichting mogelijk om haar leden de best mogelijke ervaring te bieden terwijl ze verder kunnen groeien als organisatie. Het is daarbij heel belangrijk om de gegevens van ieder lid correct te registreren, zoals contactgegevens en lidmaatschapsduur.

Groot voordeel van een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken is dat je er veel meer mee kan dan alleen factureren. Zo is het ook gelijk mogelijk om een complete ledenadministratie bij te houden en de leden via het programma de contributie te laten betalen. Nieuwe lidmaatschappen zijn ook in een handomdraai aangemaakt.

De mogelijkheden van een online facturatieprogramma zijn zoal:

• sponsors factureren
• periodieke contributie van leden innen via automatisch incasso
• inkopen inboeken
• btw-aangifte
• financieel overzicht
• ledenadministratie
• nieuwsbrieven naar leden versturen
• koppeling met o.a. bankrekening en belastingdienst
• compleet boekhouden
• boekhouding online op afstand delen met boekhouder

Hoe bewaak en beheer je als penningmeester de geldstromen?

Een ander belangrijk onderdeel van het takenpakket van een penningmeester, is het bewaken en beheren van de geldstromen via een bankrekening. Zo moet er namelijk contributie geïnd worden van leden, sponsorinkomsten en misschien verkopen van verenigingsacties.

Ook moet er constant genoeg geld op de rekening staan, om rekeningen te kunnen betalen. Deze binnenkomende facturen van inkopen moeten eerst goed gecontroleerd en daarna betaald worden. Het als penningmeester hebben van een eigen zakelijke bankrekening zoals bijvoorbeeld Knab voor je vereniging, club of stichting is dan ook onmisbaar.

Als je gebruik gaat maken van boekhoudsoftware heb je als bijkomend voordeel dat je een automatische online koppeling kunt maken met je bankrekening. Hierbij maakt het niet uit bij welke bank je zit. Door de koppeling kunnen transacties van inkomsten en uitgaven dan eenvoudig verwerkt worden in de boekhouding van het programma, zonder dat handmatige invoeringen nodig zijn. Zo worden foutmarges ook weer verkleint, want ongemerkt worden er toch heel wat overboekingen gedaan. Scheelt je weer tijd!

Dè factuurtips voor verenigingen en stichtingen

Er zijn vele punten om op te letten bij het opstellen en uitgeven en het vlot laten betalen van facturen. Hierbij enkele handige tips om toe te passen:

Tip 1: Verenigingen, clubs en stichtingen kunnen vrijgesteld zijn van btw-afdracht. Let hier als penningmeester dus goed op bij het instellen van je facturen in je factuurprogramma!

Tip 2: Zorg voor een overzichtelijke en duidelijke betaalinstructie om de rekening snel en gemakkelijk te kunnen betalen.

Tip 3: Bedank donateurs en sponsors netjes voor de donaties en het geld. Zet dit ook duidelijk op de factuur.

Meer (btw) tips en voorbeelden van factureren voor verenigingen, clubs en stichtingen

Veel plezier en succes in het verenigingsleven, clubleven of met de stichting!