Word offerte templates

Hoe ga je een gratis Word offerte maken?

Als zzp’er een offerteaanvraag ontvangen en moet je een offerte maken voor een product of dienst? Dat is een goed teken, dat betekent dat een klant jou gevraagd hebt er één sturen voor misschien wel een mooie opdracht!

In dit artikel geef ik je tips, offerte voorbeelden en templates van een Word offerte, compleet met voorbeeldteksten. Deze Word offerte templates kan je hieronder gratis downloaden en als basis gebruiken om voor je eigen bedrijf een goede offerte te kunnen opstellen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Een offerte, ook wel prijsopgave of prijsofferte genoemd, is een verklaring van het soort levering of dienst en de exacte prijs hiervan. Het wordt meestal opgesteld door een dienstverlener of verkoper in antwoord op een offerteaanvraag van de klant en kan verschillende omschrijvingen, prijzen, btw, kortingen, betalingsvoorwaarden, verzendkosten en eventuele andere extra kosten en aandachtspunten bevatten.

Bij het maken van een offerte is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en up-to-date is. Dit omvat de beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid, de eenheidsprijs, de verkoopvoorwaarden, de verzendkosten en eventuele andere extra kosten. Het is ook belangrijk om een deadline op te nemen voor wanneer de offerte moet worden aanvaard door de klant. Als laatste moet een leverdatum van de artikelen of uitvoerdatum van de werkzaamheden erin opgenomen worden, hier verderop in deze blog meer hierover.

Zodra een offerte is opgesteld, moet deze door de klant worden doorgenomen. Als hij akkoord gaat met de offerte, zal hij moeten worden ondertekend voor het opdracht kan worden. Nadat hij is geaccepteerd door ondertekening, dan is de offerte wettelijk bindend.

Starten met je eigen offerte maken in Word

Wil jij Word gaan gebruiken voor het gratis maken van offertes en ben je op zoek naar een voorbeeld compleet met voorbeeldtekst? Om je op weg te helpen, heb ik 2 Word offerte templates als voorbeeld gemaakt die je gratis kunt downloaden en gebruiken in Word. Dit voorbeeld kun je na de download ook openen en gebruiken in Google Docs.

Vind je de lay-out van deze Word offerte template wel wat voor de huisstijl van jou bedrijf? Ik heb verschillende documenten, zoals een factuur, betaalherinnering, creditnota en aanmaning in dezelfde stijl gemaakt. Deze templates kan je ook allemaal gratis downloaden. Zo heb je gelijk alle belangrijke financiële documenten allemaal in dezelfde huisstijl.

Download gratis template van offerte voorbeeld in Word

Wat staat er in de offerte?

Het schrijven van goede offertes hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Zit je als startende zzp’er zonder ideeën als het gaat om het maken van professionele en creatieve offertes voor je klanten? Weet je niet wat je erin moet vermelden? Met behulp van deze aandachtspunten is een offerte maken is nu gemakkelijker dan ooit.

Een professionele offerte moet de volgende punten bevatten, deze komen ook voor in het voorbeeld van de Word offerte template:

1. De contactgegevens (naw-gegevens) van de klant
2. De naam, bedrijfs- en contactgegevens van de leverancier
3. Een volledige beschrijving van de aangeboden goederen of diensten
4. De prijzen, inclusief eventuele kortingen en btw
5. Verzendinformatie (indien van toepassing)
6. Leveringsdatum of -termijn voor voltooiing
7. Garantie of retourbeleid (indien van toepassing)
8. Hoe en wanneer er betaald dient te worden
9. Eventuele aanvullende voorwaarden
10. Geldigheidsdatum (vervaldatum) hoelang de prijsopgave geldig is
11. Een handtekeningregel voor de klant om de overeenkomst te ondertekenen.

Door al deze punten op te nemen, kunnen klanten erop vertrouwen dat ze precies weten wat ze krijgen voor de aanbiedingsprijs. Aan jou de taak om dit netjes af te ronden. Dit zal bijdragen aan een succesvolle afronding.

Een effectieve offerte kan het verschil maken in het binnenhalen van een nieuwe klant of opdracht. Maar hoe ga je een offerte maken die opvalt, overtuigt en ondertekend gaat worden? Hier zijn de drie belangrijkste tips voor het maken van een effectieve offerte die meer kans kan maken om opdracht te worden.

Ten eerste is het belangrijk om de behoeften en wensen van de klant centraal te stellen en deze duidelijk te verwoorden in de offerte. Daarnaast moet de prijsstelling transparant en eerlijk zijn, zonder onverwachte kosten achteraf. Vergeet hierbij ook niet om duidelijk te vermelden of de prijs inclusief of exclusief btw. Voor particulieren is het zelfs verplicht om de prijs inclusief btw aan te bieden. Tot slot kan een persoonlijk tintje in de offerte schrijven lonend zijn, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een kort bedankje of een detail dat laat zien dat je echt begrijpt wat de klant nodig heeft en je graag de opdracht zou willen uitvoeren. Zo kan de kans ontstaan dat de klant jou de opdracht gunt.

Met deze tips creëer je een offerte die niet alleen professioneel oogt, maar ook een blijvende indruk maakt op de klant.

Hoe verstuur je de Word offerte als digitaal PDF document?

Verstuur de prijsofferte altijd digitaal naar de klant. Dit doe je in .pdf formaat. Om de Word offerte template als PDF te versturen, moet je het document eerst opslaan in het .docx formaat en bewaren in de administratie op je computer. Zo kun je later, wil de klant nog iets gewijzigd hebben in de prijsopgave, deze nog eenvoudig aanpassen.

Om van een Word-document een PDF te maken klik je op het menu “Bestand”. Klik op de optie “Opslaan als” en dan “Bladeren”. Geef de Word offerte template een naam. Kies vervolgens een locatie op de computer waar je hem wilt bewaren en selecteer “Opslaan als: PDF (*.pdf)”. Je hebt nu het Word-document met succes omgezet naar een PDF. De offerte is nu gereed om verstuurd te worden.

Ik heb 2 voorbeelden van begeleidend schrijven gemaakt die je kunt gebruiken in je e-mailbericht om zo de aanbieding direct naar de klant te kunnen sturen. Zo hoef je niet na te denken hoe en wat voor tekst je nu moet schrijven.

Offertetip: Wil je met jouw offerte je echt onderscheiden van de concurrentie, gebruik dan professionele offertesoftware zoals bijvoorbeeld Offri.

Ik hoop voor je op mooie opdrachten met deze Word offerte template!

Succes!