Zet je offerte om in een factuur

1 juni 2023
Johan Ooms, factuur expert

Wat is een offerte?

De meeste opdrachten beginnen met het uitbrengen van een offerte. Een offerte is een aanbieding met prijsopgave voor het leveren van een product, dienst of een overeenkomst en kan in verschillende vormen worden uitgebracht.

Stel dat een potentiële klant via jouw website besluit dat jouw bedrijf geschikt is voor de service of product waarnaar ze op zoek zijn en om prijsinformatie vraagt met wat het allemaal gaat kosten. Vervolgens moet jij hiervoor een verkoopofferte opstellen met een uitsplitsing van alle werkzaamheden en de daaraan verbonden kosten die nodig zijn om aan hun wensen en verwachtingen te voldoen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:
 

De klant zal jouw prijsopgave vast met de andere aanbieders vergelijken die ze hebben ontvangen. Heb jij een goeie prijs opgegeven, dan kiest hij hopelijk jou voor de opdracht. Omdat de prijsopgave een belangrijke eerste stap is bij het binnenhalen van klanten, is het belangrijk om met jouw prijsofferte gelijk een goede indruk te maken.

Om te kunnen scoren met offertes zal je goed voor de dag moeten komen, niet alleen met het aanbod en scherpe prijs, ook de vormgeving bepaalt ook een flink gedeelte van het succes. Zorg dus als zzp’er voor opdrachten met winnende prijsopgaves! Let wel op dat een offerteaanvraag altijd vrijblijvend is, totdat er een mondelinge overeenkomst is overeengekomen of dat er een handtekening onder de prijsofferte wordt gezet, pas dan is de offerte bindend. Dit is wettelijk.

Hoe ziet een goede offerte eruit? Deze kan in verschillende vormen en soorten worden gemaakt. Zo kan een prijsopgave in briefvorm worden gemaakt, sober in de stijl van een factuur of als een heel uitgebreid document. Hieronder zie je 2 voorbeelden van een offerte.

Offerte voorbeelden

Offerte maken met tekst voor prijsopgave [voorbeeld]
Briefvorm
Offerte maken voorbeeld
Factuurvorm

Hoe maak je een goede offerte?

Allereerst hebben we een programma nodig om een goede offerte in de vorm van een prijsopgave uit te kunnen brengen. De beste manier om een offerte te maken is door een offerte template voorbeeld te gebruiken in Microsoft Word of Google Docs. Ook kan het met een online boekhoudprogramma of een speciale offerteprogramma die ervoor gebouwd is.

Welk offerteprogramma je wilt gaan gebruiken zal voornamelijk afhangen hoeveel offerteaanvragen je denkt te gaan moeten afhandelen. Is dat maar 1 offerte in de week of kunnen dat er wel 30 zijn? Ook speelt mee hoe je de prijsopgave wil gaan aanbieden, zoals eenvoudig of flitsend.

  1. Boekhoudprogramma gebruiken voor snelle en eenvoudige prijsopgaves
  2. Offerteprogramma om gemakkelijk veel en aantrekkelijke offertes mee te maken
  3. Offerte maken in Word om zo nu en dan een uitgebreide offerte uit te kunnen brengen.

Boekhoudprogramma’s hebben vaak ingebouwde functies voor het maken van offertes. Deze boekhoudsystemen kunnen direct de aantallen met de juiste berekeningen verwerken met of zonder btw en met of zonder kortingen in verschillende percentages. Ook kunnen zelfs extra functies bieden zoals automatische facturering van de uitgevoerde offerte of voor het bijhouden van betalingen. Zo kun je de offerte direct omzetten naar een factuur in dezelfde lay-out. Maar hierover later meer.

Met welk programma kan je echt offertes mee scoren?

Wil je echt de blits maken met aantrekkelijke offertes die echt een verhaal vertellen en deze zeer gedetailleerd maken met afbeeldingen en tekeningen of schetsen? Dan zou je moeten kiezen voor gespecialiseerde offertesoftware zoals bijvoorbeeld het offerteprogramma Offri. Dit programma zit vol slimmigheden en hiermee zal jouw prijsopgave zeker opvallen tussen je concurrenten.

In het algemeen is het gebruik van een speciaal offerteprogramma ook nog eens voordelig omdat het je helpt om snel en nauwkeurig juridisch bindende offertes te maken, terwijl het je ook tijd bespaart en het proces efficiënter maakt. Het kan ook helpen om vertrouwen op te bouwen bij klanten door hen te laten zien dat je professioneel en georganiseerd te werk gaat. Dit zegt wat over jou als ondernemer!

Wat ga je in een offerte vermelden?

Als het goed is weet je veel van de prospect (aanvrager). Wat zijn wensen zijn, wat zijn valkuilen en pijnpunten zijn, wat zijn doel is et cetera. In jouw schrijven raad ik je aan om die vraag van de klant goed te omschrijven, zodat jouw aanbod daar ontzettend goed op inhaakt. De vraag van de klant en jouw aanbod passen zo als puzzelstukjes in elkaar, nog zonder dat de prospect de offerte (en dus je prijs) heeft gezien. En even een tip tussendoor: jouw verhaal wordt nóg overtuigender als je positieve woorden gebruikt en door te zeggen wat wél kan (en niet wat niet kan).

Hier volgt een stap-voor-stap handleiding om eenvoudig de inhoud van jouw offerte op te kunnen stellen met de belangrijkste punten die er niet in gemist kunnen worden.

  1. Bedrijfsgegevens. Jouw bedrijfsnaam, contactgegevens en logo op briefpapier van jouw bedrijf. Zorg hierbij voor een overzichtelijke lay-out met professionele uitstraling.
  2. Tenaamstelling. Begin als eerste met de NAW-gegevens van een particuliere klant (Naam, Adres en Woonplaats) of bedrijfsgegevens en naam van de zakelijke klant. Je kunt ook hun telefoonnummer en/of e-mailadres opgeven.
  3. Offertedatum en vervaldatum. De offertedatum is de datum van uitgifte waarop hij naar de klant is gestuurd. De vervaldatum is de dag wanneer de offerte niet meer geldig is indien er geen ondertekening heeft plaatsgevonden. Hou hiervoor niet een al te lange termijn aan. Kosten vermeerderen vaak in de loop van de tijd, dus een offerte kan niet te lang houdbaar zijn. Binnen de vervaldatum kun je een ​​vrij nauwkeurige en winstgevende prijs garanderen. Gemiddeld wordt er een termijn van 14 tot 30 dagen aangehouden.
  4. Offertenummer. Geef het document een eigen offertenummer. Deze hoeft niet verplicht zoals bij de factuurnummering op een factuur, uniek en opeenvolgend te zijn. Je mag zelf de nummering bepalen zoals bijvoorbeeld jaartal + maand + klantnaam / opvolgnummer.
  5. Opdrachtomschrijving. De goederen en diensten van de opdracht in kwestie moeten duidelijk worden vermeld in de prijsopgave. Dit omvat een gedetailleerde beschrijving van de artikelen die worden aangeboden, zoals het type, de hoeveelheid en eventuele extra functies of specificaties. Ook eventuele andere diensten die in de offerte zijn inbegrepen, zoals uitvoering, installatie, instelling of training, kunnen worden vermeld. Bovendien, als er speciale vereisten of beperkingen zijn voor specifieke items binnen de offerte deze moeten ook worden opgenomen. Maak het voorts af door het toevoegen van afbeeldingen als dit mogelijk is. Dit zorgt ervoor dat beide partijen op de hoogte zijn van de goederen en diensten die worden aangeboden voordat ze een overeenkomst aangaan.
  6. Prijzen. De prijzen voor elk artikel inclusief arbeidskosten, btw en eventuele kortingen. Hou hierbij in de gaten dat een scherp geprijsde offerte belangrijk is, maar dat niet alle klanten prijs gedreven zijn. De beslissing van een klant kan bijvoorbeeld ook worden beïnvloed door jouw levertijd, de kwaliteit van jou reputatie, online reviews en professionaliteit en presentatie van jouw aanbieding.
  7. Tijdlijn. Bied de verwachte datum en tijd aan voor het uitvoeren van de klus, het werkschema of voltooiing en oplevering van de opdracht. Het is belangrijk om hierbij aan te geven, dat als er bijvoorbeeld leveringsproblemen zijn, ziekte of andere onvoorziene zaken er een andere datum zal kunnen worden afgesproken.
  8. Betalingswijze. Geef aan hoe je verwacht te worden betaald (contant, pinnen, overmaken) en wanneer (vooruitbetaling, 50% voor aanvang opdracht en 50% na afronding opdracht, of na afloop via de factuur). Bij grote klussen is het altijd slim om vooraf vast de helft van de betaling te vragen, dit zal doorgaans de inkopen van materiaalkosten vast dekken. Dit vermijdt het dragen van projectkosten en is goed voor jou cashflow.
  9. Handtekening. Het gaat uiteindelijk om de handtekening. Voeg een ruimte toe om te kunnen ondertekenen en een datum in te kunnen vullen. Dit zorgt ervoor dat beide partijen zich bewust zijn van wat er schriftelijk is overeengekomen.

Het volgende is het opnemen van “Algemene Voorwaarden”. Dit is nodig voor het duidelijk aangeven van onverwachte variabelen, zoals:

  1. Uitstel. Er kunnen omstandigheden voordoen die de uitvoering kunnen vertragen of wijzigen (bijvoorbeeld het moeten uitstellen van de opdracht vanwege niet geleverd materialen van derden of door weersomstandigheden).
  2. Meerwerk. Tarieven en kosten voor meerwerk die buiten de opdracht vallen (als je bijvoorbeeld een badkamer moet maken en de klant vraagt om toch een ingrijpende wijzing uit te voeren of een extra klus in een andere kamer).
  3. Garantie. Zorg ervoor dat je een garantie vermeldt als die wordt aangeboden, zodat klanten weten hoe lang hun aankoop gedekt is.

Door deze 9 + 3 punten kunnen klanten precies begrijpen waar ze mee akkoord gaan en kunnen ze het volgende doen:

  • Een weloverwogen beslissing nemen en akkoord gaan met de prijsopgave;
  • Verschillende offertes vergelijken;
  • Misverstanden of meningsverschillen achteraf voorkomen;
  • De overeenkomst vastleggen voor het geval er iets misgaat.

In het algemeen is het voor een succesvolle offerte maken essentieel dat je ervoor zorgt dat je offerte al deze punten bevat. Het zal je helpen om geschillen te voorkomen en duidelijkheid te verschaffen aan klanten, zodat er wederzijds iets (moois) afgerond kan worden.

De eenvoudigste manier om hiermee te beginnen is door een vooraf gedefinieerde, professioneel ogende offerte template in Word te kiezen die alle standaardelementen van een offerte bevat. Ik heb 2 templates (sjablonen) met voorbeeld offertes voor je gemaakt om je op weg te helpen. Deze kan je gratis downloaden en openen in Word of Google Docs.

Bedenk hoe je jouw bedrijf en offerte kunt laten opvallen om de opdracht binnen te halen.

Je weet zeker dat je goede producten of diensten levert, je heb een goede prijs bepaald én je hebt veel tijd en moeite gestoken in het opmaken van een professionele offerte. Nu is het tijd om de offerte per e-mail te versturen. Dit is meestal de snelste en meest efficiënte manier om te doen. Wat zet je dan in het e-mailbericht? Hieronder heb ik twee voorbeeldteksten die je als begeleidend schrijven kunt gebruiken in de mail bij het uitbrengen van een prijsopgaaf.

Hoe verstuur je de offerte via e-mail?

Informele voorbeeldtekst van begeleidend schrijven voor offerte in e-mailbericht

Beste [naam offerteaanvrager],

Bedankt voor uw aanvraag! Het was erg leuk om u te hebben gesproken over [onderwerp]. Graag help ik u met [dienst/product] doel te bereiken.

Hierbij ontvangt u daarvoor een offerte. Spreekt deze prijsopgave u aan? Laat mij dan vóór [datum] weten of u akkoord gaat met mijn voorstel. Ik ga dan graag zo snel mogelijk voor u aan de slag.

Heeft u vragen over de offerte? Stuur dan gerust een mailtje naar [mailadres] of neem telefonisch contact op via [telefoonnummer].

Met hartelijke groet,

[jouw naam]
[jouw e-mailhandtekening]


Formele voorbeeldtekst voor in mail

Geachte [heer/mevrouw achternaam],

Tijdens ons gesprek van [datum] heb ik meer inzicht gekregen in uw wensen en bedrijf. Graag zet ik mijn [diensten/producten] in om doel te bereiken. Zoals afgesproken ontvangt u hierbij mijn offerte voor [korte beschrijving werkzaamheden].

Wilt u gebruik maken van mijn diensten? Ik zie graag vóór [datum] uw reactie tegemoet, zodat ik de opdracht kan inplannen.

Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze aanbieding, neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw e-mailhandtekening]


Stuur de prijsopgave en jouw algemene voorwaarden (wel als PDF-bestanden) mee met de e-mail. Niet de bijlage vergeten dus! Geef de bestanden een duidelijke naam, zodat de aanvrager meteen ziet welke documenten zijn bijgevoegd. Kies ook voor een duidelijk onderwerp, zodat de aanvrager jouw aanbieding in zijn mailbox altijd gemakkelijk terug kan vinden. Bijvoorbeeld: ‘Offerte voor opdracht | Jouw bedrijfsnaam’.

Wacht niet te lang met het versturen van de offerte. Het is het beste om deze zo snel mogelijk na ontvangst van de offerteaanvraag te verzenden. Dat zou je zelf ook willen toch?

Hoe maak ik een factuur van een offerte?

Offerte voorbeeld
Offerte
Nota van offerte maken voorbeeld
Factuur

Voordat van een offerte een factuur gemaakt kan worden zal deze wel eerst door de klant moeten worden goedgekeurd. Of zal eerst de klus moeten zijn afgerond. Als dit zover is, dan kan er een factuur van gemaakt worden voor de betaling ervan. Doe dit ook netjes en zorgvuldig.

Zoals gezegd kun je in online factuur- en boekhoudprogramma’s, naast facturen ook eenvoudig je offertes opstellen en versturen. Deze kunnen worden ingericht in de huisstijl van jouw onderneming. Voordeel is dat je na uitvoering van de opdracht je hem direct kunt omzetten in een factuur. Je hoeft dan niet opnieuw de klantgegevens en bedragen in te voeren.

Met uitgebreide rapporten kan de status van alle offerteaanvragen en de facturatie hiervan worden bijgehouden. Zo kan een uitgebrachte offerte door de offerteaanvrager online worden goedgekeurd. Jij ziet deze goedkeuring, die bindend is, direct in je dashboard en je kan beginnen aan de opdracht. Opdracht klaar? Met twee klikken heb je dan een complete factuur klaar van de uitgevoerde prijsopgave en kan naar de klant voor betaling van de opdracht worden gestuurd.

Voorbeeld van offerte maken in boekhoudprogramma

Offerteprogramma voorbeeld

Zelf uitproberen hoe je eenvoudig in een paar stappen een offerte kunt maken en verzenden met een offertetool in een boekhoudprogramma? Dat kan altijd gratis. 3 goed gewaardeerde boekhoudprogramma’s die door veel zzp’ers – van klein tot groot – met een eenmanszaak worden gebruikt zijn:

 

Nog een tip: Een bedankje. Het is altijd leuk om je waardering te laten blijken met: “Bedankt voor de kans om aan dit project te mogen werken! We kijken ernaar uit om bij u te beginnen.” Doe dit zowel voor de offerteaanvraag als voor de factuurbetaling.

Succes met een offerte maken die kan gaan scoren!

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn boekhoudkennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je onbeperkt factureren!

Starter? Maak dan 15 maanden gratis en vrijblijvend gebruik van het pakket:

  • Factureren en urenregistratie
  • 500k ondernemers gingen je voor
  • Factureren in eigen huisstijl
  • Betaallink meesturen
  • Automatische btw-aangifte

Belastingen… Naast factureren heb je hier als zzp’er ook mee te maken. Ingewikkeld? Vraag gratis op wat een boekhouder kost om jou hierbij te helpen.

Gerelateerde tips

Download zzp documenten

Download zzp documenten

7 gratis downloads met al je zakelijke zzp documenten in één lay-out Zodra je bent ingeschreven bij de KVK (Kamer Van Koophandel) kan je als echte ondernemer aan de slag. Mooi werk! Of dit nu is als zelfstandige timmerman met een bouwbedrijf of adviseur in de...

Lees meer
Excel boekhouding

Excel boekhouding

Gratis factureren en boekhouden in Excel met template Alle ondernemers zijn verplicht om een correcte boekhouding bij te houden voor onder andere de belastingaangiften zoals de btw (omzetbelasting) en de inkomstenbelasting. Ben jij als zzp'er of freelancer net een...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads