Betalingsbewijs

Hoe ga je betalingen bewijzen?

De factuur is echt al wel betaald via iDeal! Nee hoor, ik heb nog steeds niets ontvangen… Wil je jou gedane betaling bewijzen met een geldig betalingsbewijs? Dat kan. Veel gestelde vragen zijn dan:

1. Wat is een betalingsbewijs?

2. Hoe ziet een betalingsbewijs eruit?

3. Hoe maak je een bewijs van betaling?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Wat is een geldig betalingsbewijs?

Een betalingsbewijs is een bewijs van betaling. Hiermee kan worden aangetoond dat jij aan je betalingsverplichting hebt voldaan. Voorbeelden van betalingsbewijzen zijn kassabonnen, rekeningafschriften van de bank of een screenshot (schermafbeelding of foto) van de betaling en kwitanties. Hierop moet minimaal staan:

• Rekeningnummer waarnaar de betaling is overgeboekt
• Rekeningnummer waar vandaan de overboeking is gedaan
• Datum van betaling
• Het overgeschreven bedrag
• Omschrijving met factuurnummer of betalingskenmerk van de betaling

Betalingsbewijs voorbeeld

Hoe maak je een schermafbeelding van een transactie?

Een schermafbeelding, ook wel screenshot genoemd, is een ‘foto’ van datgene wat er op dat moment te zien is op jouw beeldscherm. Heb jij dus een gedane betaling open staan op jouw computerscherm, dan kan je hier voor bewijs een afbeelding van maken met de computer.

Windows schermafbeelding maken
In Windows is het maken van een screenshot heel eenvoudig. Je kunt dit doen door tegelijkertijd op de Windows-toets en de Print Screen-toets (ook wel PrtScr-toets) te drukken. Je schermopname zal als afbeelding van de banktransactie automatisch worden opgeslagen in de map Afbeeldingen\Schermopnamen, te vinden onder:

C:\Users\Gebruikersnaam\Afbeeldingen\Schermopnamen (of in het Engels: C:\Users\Username\Pictures\Screenshots).

Mac schermafbeelding maken
Maak jij gebruik van een Mac computer? Om een schermafbeelding te maken op je Mac van het volledige scherm, druk je de toetsen Shift+Command+3 tegelijkertijd in. De Mac slaat de gemaakte schermafbeelding automatisch op het Bureaublad op. Je kunt ook een opname maken een venster of een geselecteerd deel van het scherm.

De afbeelding kan je vervolgens als bewijsmateriaal afdrukken of direct e-mailen om jouw betaling te bevestigen. De foto kan in de bijlage worden toegevoegd of direct in het e-mailbericht worden geplakt. Onderstaand een voorbeeld om een gedan betaling te bevestigen met een betalingsbewijs bank in een e-mail:

Kassabon ook goed bewaren als betaalbewijs!

Wanneer je in een winkel iets koopt, krijg je een kassabon van de verkoper. Dit is een betalingsbewijs, aankoopbewijs èn garantiebewijs in één. Het kan van pas kan komen in het geval dat je het gekochte artikel wilt ruilen, terugbrengen. Een belangrijk financieel document dus! Bewaar de kassabon dus goed, minimaal voor de periode dat de garantie geldt. Gebruik je de kassabon ook zakelijk voor de kostenaftrek en btw-aftrek als factuur in je administratie, dan moet je deze wel 7 jaar bewaren in je boekhouding. Dit is weer als bewijs voor de fiscus.

Tip: Kassabonnen kunnen in de loop van de tijd vervagen, dus maak er altijd een kopie van!

Succes met het oplossen van een eventueel geschil!