Voorbeeldtekst Engels bij factuur per e-mail

Hoe ga je een factuur e-mailen naar Engelstalige klant?

Wil jij een invoice (Engels voor factuur) naar jouw Engelstalige klant verzenden via e-mail en ben je op zoek naar voorbeeldteksten? Een van de dingen waar je dan tegen aan kan lopen is de inhoud van het e-mailbericht schrijven. Want wat zet je in een mail als je een factuur stuurt? Dit begeleidend schrijven is van belang om een goede indruk te maken en om jouw factuur betaald te krijgen.

In dit artikel leg ik je uit waar je op moet letten voordat je de factuur gaat versturen en geef ik je ook voorbeeldteksten die je kunt gebruiken als begeleidend schrijven in jouw e-mailbericht.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Het e-mailen van een factuur naar een Engelstalige klant vereist een professionele en duidelijke benadering. Hier zijn de stappen die je kunt volgen:

Stap 1: Onderwerp van de e-mail
Het onderwerp van de e-mail moet informatief en duidelijk zijn, zodat de ontvanger direct begrijpt waar de e-mail over gaat. Bijvoorbeeld: “Invoice for [Your Company Name] – Invoice Number [Invoice Number].”

Stap 2: Aanhef
Begin de e-mail met een beleefde en professionele aanhef, zoals “Dear [Klantnaam],” of “Hello [Klantnaam],”

Stap 3: Inleiding
In de inleiding van de e-mail, leg kort uit waarom je de factuur stuurt en bedank de klant voor hun zakelijke relatie. Bijvoorbeeld: “I hope this email finds you well. We are sending you the invoice for the services/products provided as per our agreement. We appreciate your business.”

Stap 4: Bijgevoegde factuur
Voeg de factuur als bijlage toe aan de e-mail. Zorg ervoor dat de factuur een duidelijke naam heeft, bijvoorbeeld “Invoice_[Invoice Number].pdf.” In de e-mail kun je vermelden dat de factuur als bijlage is toegevoegd, en geef aan wat het factuurnummer is en de totale kosten.

Stap 5: Betalingsinstructies
Verstrek duidelijke betalingsinstructies, inclusief informatie over de vervaldatum, bankgegevens en eventuele andere betalingsinformatie die nodig is. Zorg ervoor dat de valuta en het bedrag duidelijk zijn aangegeven.

Stap 6: Afsluiting
Sluit de e-mail af met een beleefde afsluiting, zoals “Sincerely,” of “Kind regards,” gevolgd door jouw naam en eventueel jouw functie en contactinformatie. Dit dient ook voor het geval de klant vragen heeft over de factuur of betaling.

Stap 8: Controleer de e-mail
Controleer de e-mail zorgvuldig op eventuele spelfouten of grammaticale fouten voordat je deze verzendt.

Stap 9: Verzend de e-mail
Klik op de verzendknop om de e-mail naar jouw Engelstalige klant te sturen.

Het is belangrijk om professioneel en duidelijk te communiceren, zodat de klant gemakkelijk begrijpt wat er van hen wordt verwacht met betrekking tot de factuur.

Omdat begeleidende tekst in een mail vaak lastig blijkt, zijn hier enkele voorbeeldteksten in het Engels weergegeven om jou op weg te helpen je invoice te versturen. De voorbeeldteksten zijn bedoelt als voorbeeld. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleent.

Voorbeeldteksten in het Engels voor in e-mail

Onderwerp
Your invoice #[factuurnummer] from [jouw bedrijfsnaam]

Aanhef
Dear Mr (bij getrouwde of ongetrouwde man) [achternaam],
Dear Mrs (mevrouw is getrouwd of ooit getrouwd geweest) [achternaam],
Dear Ms (indien niet bekend is of zij getrouwd is) [achternaam],
Dear Miss (de vrouw is niet gehuwd) [achternaam],

Inleidende alinea 1
Thank you for your recent business with us. I have enclosed your invoice. Please send your paymant by [vervaldatum].
Inleidende alinea 2
Hope this email finds you well! Please see attached invoice number [invoice number] for [product/service name], due on [invoice due date]. Don’t hesitate to reach out if you have any questions.
Inleidende alinea 3
Please find your attached invoice. We appreciate your prompt payment.

Invoice Number: X
Invoice Date: DD-MM-YYYY
Amount Due: € XXX,XX
Due Date DD-MM-YYYY

Slotalinea 1
Thank you for your business. I look forward to working with you again.
Slotalinea 2
If you have any questions about the invoice, please contact me. I would be happy to help.

Afsluiting 1
Sincerely,
Afsluiting 2
Kind Regards,
[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mailhandtekening]

---

Vergeet de bijlage (dus invoice) niet!

Het is altijd een goed idee om de e-mail nog eens goed door te lezen voordat je deze verzendt, om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en volledig is en dat de invoice is bijgevoegd in de bijlage zit (niet vergeten!).

Goed om te weten: Zorg er voor dat de inhoud van de factuur zelf ook is opgesteld in het Engels, want je stelt de factuur op in de taal van de klant. Zo krijg je ook sneller betaald.

Plak de factuur niet in de hoofdtekst van de e-mail. Voeg het in plaats daarvan toe als downloadbaar PDF-bestand. Hierdoor kunnen jouw klanten jouw factuur opslaan, afdrukken of uploaden naar hun boekhoudsoftware. Voorts kunnen ze niet door fraudeurs worden onderschept en bewerkt.

Op deze manier kun je een professionele en duidelijke e-mail met factuur sturen naar jouw Engelstalige klant.

Dit moet je weten: Het is van groot belang om de status van openstaande facturen naar jouw Engelstalige klanten goed in de gaten te houden. Het opvolgen en controleren van betalingen is essentieel voor een gezonde financiële situatie van jouw bedrijf.

Het is dan ook aan te raden om regelmatig te controleren of je nog openstaande facturen hebt bij Engelstalige klanten en om actief op te volgen of deze betalingen tijdig worden voldaan. Dit kan ervoor zorgen dat je tijdig betaald wordt en voorkomt eventuele financiële moeilijkheden als betaling uitblijft.

Een goede manier om dit factuurproces efficiënter te maken, is door gebruik te maken van een geautomatiseerd facturatiesysteem. Hiermee kun je niet alleen eenvoudig facturen en betalingsherinneringen versturen in het Engels maar ook de betalingen in bijhouden. Daarnaast kun je ook overwegen om gebruik te maken van internationale online betalingsmogelijkheden, zoals PayPal of Stripe, waardoor het voor jouw Engelstalige klanten gemakkelijker wordt om de factuur direct online te betalen.

Mocht betaling uitblijven, dan heb ik ook voorbeeldteksten voor je om een vriendelijke reminder in het Engels voor betaling te kunnen sturen.

Door proactief de status van openstaande facturen naar jouw Engelstalige klant in de gaten te houden en gebruik te maken van geautomatiseerde systemen, kun je ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden ontvangen en behoud je een gezonde cashflow voor jouw bedrijf.