Administratie opzetten

Hoe zet ik als zzp’er met een eenmanszaak een goede administratie op?

Als startende zzp’er kun je niet vroeg genoeg beginnen met het opzetten van jouw administratie. Dit is belangrijk en ook zelfs verplicht. Maar hoe doe je dat? Waar moet de boekhouding van een zzp’er aan voldoen?

In dit artikel leg ik het opzetten van jouw administratie stap voor stap uit voor een goede start. Doe dit zorgvuldig, ook als het niet jouw ding is.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Wellicht investeer jij voorafgaand aan de start van jouw eenmanszaak wel in bedrijfsmiddelen, bijvoorbeeld een laptop, een ergonomisch bureau of inventaris voor jouw (web)winkel. Omdat deze kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn en je de btw kunt terugvragen, moet je de facturen en gegevens van deze aankopen goed bewaren voor je administratie. Zo heeft jouw boekhouder bij de aangifte inkomstenbelasting altijd jouw investering in beeld.

Als jij jouw bedrijf serieus neemt is het aan te raden om meteen na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel een zakelijke rekening te openen. Zo kun je jouw zakelijke administratie scheiden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft. Je ziet altijd in een oogopslag hoe het ervoor staat met jouw zakelijke inkomsten en uitgaven.

Wat valt er allemaal onder administratie?

De belastingdienst stelt wel een paar eisen aan jouw administratie. Het is goed om die eisen te kennen voordat je begint met het opzetten van de administratie. Zo is er ook een bewaarplicht en moet je een aantal onderdelen verplicht bijvoegen, denk aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie.

Starten met je administratie opzetten

Het is aan te raden om direct vanaf het moment dat jij jouw administratie opzet, zorgvuldig te werk te gaan. Zo voorkom je dat je het overzicht kwijt raakt zodra je met meer facturen, contracten en bonnetjes te maken krijgt. Dit betekent dat je verschillende ordners gebruikt én dat je verschillende mappen op je computer aanmaakt. Officieel moet je gegevens namelijk bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal hebt ontvangen moet je digitaal bewaren, wat je op papier hebt ontvangen moet je op papier bewaren. Wat je op papier hebt ontvangen mag je daarnaast natuurlijk wel digitaliseren. Zorg hierbij wel voor goede back-ups van je digitale documenten.

Een gemiddelde administratie van een zelfstandig ondernemer kan overzichtelijk worden verdeeld over vijf ‘mappen’.

De 5 mappen (ordners):

1. Inkoop: Inkomende inkoopfacturen, bijvoorbeeld van een leverancier of (online)bestelling.
2. Verkoop: Uitgaande facturen, dus de verkoopfacturen die jij naar jouw klanten gestuurd hebt.
3. Bonnetjes: Alle (kassa)bonnetjes en eventueel ook papieren bankafschriften.
4. Belasting: Gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting, maar ook (indien relevant) modelovereenkomsten.
5. Documenten: Offertes, contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing zijn op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

Boekhouden in Excel of met een online boekhoudprogramma?

Veel zzp’ers kiezen er vervolgens voor om zelf hun basisboekhouding in Excel bij te houden: gemakkelijk, snel en bovendien gratis. Naast Excel is er nog een tweede en een veel betere optie: eenvoudig online boekhouden met een online boekhoudprogramma. Je kunt hiermee namelijk zelf offertes sturen, je gewerkte uren bijhouden en factureren. Je boekhouder kan dan eventueel andere taken uitvoeren die moeilijker zijn, zoals het verzorgen van je aangifte inkomstenbelasting. Ook als je geen boekhouder hebt, maakt dit je boekhouding doen een stuk eenvoudiger.

Weet je nu al dat je voor een online boekhoudprogramma wilt kiezen, maar weet je alleen nog niet welke? Bekijk dan boekhoudprogramma Moneybird eens of gebruik mijn handige boekhoudpakket-vergelijker en vergelijk de meeste gekozen boekhoudprogramma’s op functie, reviews en prijs.

Urenadministratie voeren

Inzicht in bedrijfsvoering

Daarnaast is het heel verstandig om een urenadministratie te voeren, zeker als je net voor jezelf bent begonnen of wanneer je parttime werkt. Een goede urenregistratie zorgt namelijk voor inzicht in hoeveel uren je aan welke werkzaamheden besteedt. Dit inzicht kun je vervolgens gebruiken om jouw uurtarief te bepalen. Ook kun je jezelf dankzij een goede urenregistratie beter verantwoorden naar klanten of opdrachtgevers.

In de App Store en in Google Play vind je veel goede (gratis) apps waarmee je heel eenvoudig je uren kunt bijhouden. Natuurlijk kun je je uren ook bijhouden in Excel. Registreer in dat geval de datum, de naam van de opdrachtgever, eventueel de naam van het project, een samenvatting van de werkzaamheden en natuurlijk de gewerkte uren. Je mag hierbij alle uren meetellen die je werkt, zowel indirecte als directe uren. Directe uren zijn uren die jij declareert aan een klant of opdrachtgever. Indirecte uren zijn de uren die je besteedt aan de voorbereiding, marketing, het werven van klanten, je administratie of opleidingen en cursussen.

In aanmerking komen voor belastingvoordeel

Een ander belangrijk voordeel van urenregistratie, is dat je bij voldoende uren in aanmerking komt voor verschillende fiscale voordelen. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting. Denk bijvoorbeeld aan de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Om van deze voordelen te kunnen profiteren moet je voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst: je moet per kalenderjaar minimaal 1225 uur aan je eenmanszaak besteden. Dit komt gemiddeld neer op 25 uur per week.

Kilometeradministratie

Kilometerregistratie bijhouden voor auto ‘van de zaak’

Ook voor jouw zakelijk gereden kilometers is het verstandig om een administratie bij te houden. Dit heet een kilometerregistratie. Kies jij er als zzp’er om een zakelijk een auto aan te schaffen en rijd je hier per jaar niet meer dan 500 kilometer privé in? Dan hoef je geen bijtelling te betalen. De Belastingdienst vraagt je dan wel om een sluitende kilometerregistratie bij te houden om dit te kunnen aantonen. Voor een sluitende kilometerregistratie noteer je van elke rit:

• De datum;
• De begin- en eindstand van de kilometerteller;
• De plaats van vertrek;
• De plaats van bestemming;
• Het karakter van de rit (zakelijk of privé)

Rijd je jaarlijks toch meer dan 500 kilometer privé in jouw auto ‘van de zaak’, dan betaal je wél bijtelling. Dit zijn de fiscale kosten van het privégebruik van een auto van de zaak.

Kilometerregistratie zakelijke kilometers in een privéauto

Heb je geen auto van de zaak, maar rijd jij wel zakelijke kilometers in jouw privéauto? Ook dan is het verstandig om een kilometerregistratie bij te houden. Voor deze kilometers kun je namelijk een kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer vragen. Waar je wel op moet letten is dat de woon-werk kilometers – dus van jouw huis naar de locatie van de opdrachtgever – géén zakelijke kilometers zijn. Moet je voor een klant of opdrachtgever op pad, dan gelden die kilometers wel als zakelijk.

Zorg ervoor dat je jouw administratie vanaf de start goed bijhoudt. Plan er bijvoorbeeld eens in de week tijd er voor vrij in je agenda. Jouw urenregistratie werk je iedere dag aan het einde van de dag bij. Waarom? Het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag.