UBL factuur

Wat is een UBL factuur en hoe werkt het?

Je hebt vast wel eens gehoord van e-factureren, dit doe je met een UBL factuur. Maar wat is een UBL-factuur? UBL staat voor Universal Business Language en is een type factuur die in programmeercode geschreven is, in XML-formaat. Een UBL-factuur is de standaard factuur die gebruikt wordt bij e-factureren.

De UBL factuur zorgt als digitale e-factuur voor een efficiënte, veilige en betrouwbare facturatie, zowel voor jou als voor de ontvanger van de e-factuur als hij ook met UBL werkt. Er zijn namelijk geen menselijke handelingen meer nodig om de factuur correct te boeken en te verwerken in de administratie. Zo verloopt de factuurverwerking veel sneller en vermindert de kans op menselijke fouten. Kortom: Met een UBL-factuur kun je dus volledig geautomatiseerd elektronisch factureren.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Wil jij als zzp’er ook gaan e-factureren? Naast de welbekende PDF factuur bevat de email dan ook de factuur in UBL formaat, dit is het XML bestand in de bijlage, wat de UBL factuur wordt genoemd. Door de automatisering is e-facturering de toekomst en wordt steeds vaker toegepast door zzp’ers met een eenmanszaak, het MKB en de overheid.

Wist je dat de Nederlandse Rijksoverheid zelfs e-facturatie met UBL facturen verplicht stelt voor alle leveranciers die zakendoen met de overheid? Wees met je facturatie dus klaar voor de toekomst en stap ook over op e-factureren.

UBL-factuur voorbeeld

In de praktijk is een UBL-factuur dus een computerbestand in XML-formaat. In Nederland kennen we voornamelijk de versies UBL 2.0 en UBL 2.1 formaat. Onder de noemer “kernfactuur EN 16931” is in Europa gewerkt aan het maken van één standaardnorm voor elektronisch factureren in de hele EU.

UBL heeft een groot berichtenstandaard met wel meer dan duizend factuurelementen om toe te passen.

Laten we een voorbeeld nemen: Stel dat de totaalprijs van jouw factuur 150,00 is en de valuta waarmee betaald moet worden is in Euro’s. Dit wordt in XML op een UBL-factuur voorbeeld dan zo aangegeven:

<cbc:PriceAmount currencyID=”EUR”>
150.00
</cbc:PriceAmount>

Hieronder heb ik een uitgebreide UBL-factuur voorbeeld voor je opgemaakt. Aan de linkerkant zie je de XML code van de factuur die de computer leest. Aan de rechterkant zie je de structuur hoe de factuur is opgebouwd.

UBL-bestand voorbeeld in XML

Hoe maak je een UBL factuur?

Maar hoe gaat dat in zijn werk, een digitale e-factuur maken? Dat is nog niet zo eenvoudig. Er zijn verschillende technische mogelijkheden voor, maar als zzp’er raad ik je aan om een uitgebreid online factuurprogramma als administratiepakket te gebruiken. Dat is namelijk de voor iedere ondernemer, groot of klein, het meest simpele en effectieve oplossing. Het programma maakt van iedere factuur naast de standaard PDF factuur ook automatisch een UBL factuur. Let wel, dit factuurformaat vervangt de PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage.

Alle facturen die je via e-mail verzendt bevatten voortaan dus standaard een PDF-bestand inclusief een XML-bestand van de factuur.

Het grote voordeel voor de ontvanger is dat jouw UBL factuur als e-factuur direct in zijn boekhoudprogramma wordt ingelezen en verwerkt in de boekhouding.

Om een factuur geautomatiseerd te verwerken moet een computer snappen welke gegevens er op de factuur staan. Bij een ‘gewone’ PDF factuur kan de computer niet geautomatiseerd, zonder fouten, gegevens lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zelf zien wat de hoogte van het factuurbedrag is. De interpretatie van bepaalde gegevens moet je dan zelf nog uitvoeren. Een e-factuur als (UBL) kan dit wel. Na ontvangst van deze factuur worden de gegevens van het XML-bestand automatisch digitaal ingelezen in een boekhoudprogramma en verwerkt. De factuur hoef je dan niet meer handmatig in te voeren.

Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van e-facturatie, kunnen ze gewoon de PDF-factuur gebruiken.

Als jij daarnaast van je leveranciers een inkoopfactuur ontvangt in UBL-formaat, dan kan jij deze UBL factuur ook eenvoudig verwerken in de administratie van je boekhoudpakket. De inkoopfactuur wordt dan automatisch ingelezen zonder handmatig overtikken van de factuurgegevens.

Nog een groot voordeel is dat door het digitaal inlezen van de factuurelementen zoals het factuurbedrag en de btw, deze ook automatisch goed voor je worden geboekt. Ook als de btw op de inkoopfactuur btw verlegd is. Zo is je facturatie zonder fouten een stuk sneller en gemakkelijker dan handmatig factureren in bijvoorbeeld Word of Excel.

Factuur software voor UBL formaat factuur

Omdat de UBL factuur en de verschillende gebruikte versies een ingewikkeld bestand is, is een boekhoudpakket dan ook zeker onmisbaar om te gebruiken voor de e-facturatie. Naast het gemak wat je er van hebt, ben je ook klaar voor de toekomst.

Er zijn veel factuurpakketten voor zzp’ers op de markt die automatisch digitale UBL-facturen maken, inlezen en versturen. Populaire online factuur- en boekhoudprogramma’s die dit automatisch voor je doen zijn:

Hoe ziet een correcte betalingsmail er uit?

Als je gaat e-factureren, dan is de eerste mogelijkheid om te mailen. Jouw e-mail bestaat dan uit een begeleidend schrijven in het e-mailbericht en met een PDF-factuur en een UBL-factuur in de bijlage. Als derde kan je ook een PDF-document van jouw algemene voorwaarden in de bijlage meesturen.

Er zijn bedrijven, instellingen en overheden die een volledige 100% veilige levering eisen. Dit is met e-mail helaas niet mogelijk. Als tweede mogelijkheid kan je facturatie dan verstuurd worden via het Peppol-netwerk.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Met Peppol kun je veilig zakelijke documenten elektronisch uitwisselen via een zeer veilig (internationaal) netwerk. Dit kunnen verschillende elektronische formats zijn. Een voorbeeld van zo’n format is een UBL factuur. Om hiervan gebruik te kunnen maken is een Peppol ID noodzakelijk en zal jouw boekhoudpakket Peppol-berichten moeten kunnen ondersteunen.