Excel versus online facturatie software

Met welk programma ga je de facturatie verzorgen?

Je kunt op verschillende manieren factureren: via Word, Excel spreadsheets of online met facturatie software. Steeds meer bedrijven maken gebruik van online facturatie en met een goede reden, want in de cloud werkende tools hebben het een stuk eenvoudiger gemaakt om dit proces te automatiseren en systematiseren. Wanneer kun je als eigenaar van een ‘kleine’ eenmanszaak het beste met Excel werken en wanneer is een online facturatie systeem handiger? Wat zijn de voordelen van beide opties? En zijn er ook nadelen aan verbonden?

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Excel als factuurprogramma

Voorbeeld Excel als facturatie software gebruiken

Voordelen van factureren met Excel

Als kleine onderneming of wanneer je net begonnen bent met ondernemen zul je niet veel facturen hoeven te versturen. Daarnaast wil je wanneer je onderneming nog klein is natuurlijk ook je kosten zo laag mogelijk houden.

Lage kosten

Op de meeste computers is wel een Office-pakket beschikbaar, dit brengt weinig tot geen kosten met zich mee. Voor beginnende ondernemers is dit dus wel een goede optie om mee te beginnen.

Templates gebruiken

Wanneer je Excel hebt kun je gebruikmaken van verschillende bestaande sjablonen. Ik heb een template die je gratis kunt downloaden. Ondernemers die nog weinig ervaring hebben met digitale facturatie, is dit dus een handige oplossing om mee te starten.

Voor alle besturingssystemen geschikt

Ongeacht je besturingssysteem kun je alle Excel programma’s gebruiken om je facturatie te verwerken. Je wordt op deze manier dus niet beperkt en gedwongen om een bepaald besturingssysteem te moeten kiezen.

Nadelen van factureren met Excel

Helaas heeft het factureren via Excel ook veel nadelen, zoals het zelf moeten verwerken van gegevens, er zijn geen automatische koppelingen mogelijk en het vereist enige kennis over formules.

Alles zelf doen

Het nadeel van factureren in Excel is dat je alles handmatig moet invoeren en verwerken. Dat betekent dus dat je vaak herhaaldelijk dezelfde informatie moet invoeren. De meeste facturatiesoftware daarentegen kan alles automatisch verwerken en hulp bij knelpunten bieden. Deze hulp kan in vorm van een chat of een telefonische helpdesk worden geboden. In Excel moet je dus alles zelf doen en zelf oplossen.

Tijdsintensief

Doordat je alles zelf moet doen gaat er veel kostbare tijd verloren, die beter aan andere activiteiten besteed had kunnen worden. Door online te factureren kan dus een hoop tijd worden bespaard en dus ook een hoop geld.

Geen automatische koppelingen mogelijk

Helaas is bestaat er niet de mogelijkheid om met Excel een een koppeling te maken met andere systemen, om verschillende processen met elkaar te integreren. Denk hierbij aan een koppeling met de fiscus en je zakelijke rekening wat niet mogelijk is. Met online factureren kun je dit wel doen.

Kennis van formules

Om spreadsheet programma’s zoals Excel efficiënt te kunnen gebruiken, dien je kennis over verschillende formules te beschikken. Wanneer je deze kennis niet hebt, wordt het een stuk lastiger adequaat te werk te gaan.

Wie bewerkt wat

Wat gebeurt er wanneer iemand een fout heeft gemaakt met het aanmaken van een factuur? Met een spreadsheet kun je niet achterhalen wie deze fout heeft gemaakt. Met online factureren kun je overzichtelijk bijhouden wie wat heeft aangemaakt en bewerkt. Op deze manier kun je facturatie activiteiten inzichtelijker maken.

Online facturatie software

Factureren met factuurprogramma

Voordelen van online facturering

Online factureren met facturatie software wordt steeds populairder en dit heeft een goede reden. Het wordt je als ondernemer een stuk eenvoudiger gemaakt. Kortom, online facturatie helpt ondernemers met het uitvoeren van deze essentiële zakelijke competentie, zonder er te veel tijd aan hoeven te besteden. Hierdoor is er meer tijd om je te concentreren op andere gebieden, door je bijvoorbeeld meer op de bedrijfsstrategie en groei te focussen.

Integreer je online facturatie

Met bedrijfssoftware kun je verschillende programma’s met elkaar integreren. Je kunt bijvoorbeeld urenregistratie en -administratie met facturatie, boekhouding en CRM integreren. Hiermee kun je bedrijfsprocessen sneller en doeltreffender laten verlopen.

Snelle facturatie

Met online facturatie kun je processen laten automatiseren, hierdoor kun je bijvoorbeeld snel een online factuur maken en vervolgens ook sneller naar een klant versturen.

Factureer efficiënt

Door online facturatie programma’s te gebruiken kun je als onderneming efficiënter te werk gaan. Je kunt namelijk simpel en snel een factuur sturen naar een klant of partner. Wanneer je online een factuur verstuurd, kun je bovenaan ook de bedrijfsgegevens vermelden. Dit maakt het betaalproces ook een fluitje van een cent voor de klant.

Factureer met je smartphone

Het handige aan online facturatie is dat je het overal kunt doen. Regel je facturatie dus niet alleen op kantoor, maar doe het bijvoorbeeld ook wanneer je onderweg bent via je mobiel of tablet. Dit beperkt je dus niet om je facturatie slechts op één plek te doen, maar het geeft je ook de vrijheid om op het elk gewenst moment te doen.

Nadelen van online factureren

Hieronder zie je wanneer online facturatie software je wellicht nog kan tegenhouden om er gebruik van te maken.

Maandelijkse kosten

Ondanks dat online facturatie veel voordelen met zich meebrengt, kan het een nadeel zijn dat je maandelijkse kosten van ongeveer 10 euro dient te betalen. Daarnaast zou je als kleine of beginnende ondernemer denken dat je er nog geen baat bij zou hebben, omdat het klantenbestand dan nog vrij klein is. Alleen weegt dit niet op tegenover de voordelen van een online facturatie programma. Ook als kleine ondernemer is het veel efficiënter om voor online facturatie software te kiezen. Je kunt namelijk direct een BTW-overzicht inzien, mailen vanuit het systeem, gegevens worden geregistreerd en opgeslagen en betaaltermijnen in de gaten houden. Ook heb je direct een mooi opgemaakte factuur en hoef je daar zelf geen tijd en aandacht aan te besteden. Daarnaast heb je bij verschillende facturatie softwarepakketten geen maandelijkse kosten, wanneer je slechts enkele facturen per maand hebt.

Conclusie

Kort om, online facturatie software is de meest handige en efficiënte manier van boekhouden. 

Daarnaast is online factureren voor iedereen binnen handbereik en is het ook de toekomst. Hoe meer bedrijven dit gaan toepassen, des te meer het een gebruikelijke methode wordt. Mocht je nog twijfelen of online factureren een geschikte methode is voor jou, probeer dan bijvoorbeeld eerst een gratis proefabonnement voordat je een keuze maakt.

Mijn keuze van facturatie voor elke starter en elke zzp’er

 

Vraagje: Hoe doe jij de facturatie?

  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   

Bekijk resultaten

Laden ... Laden ...

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online factuur- en boekhoudprogramma. Maakt boekhouden zelfs leuk!

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte... vergelijk het beste pakket voor zzp'ers

Mijn keuze

1.  
Gemakkelijk online boekhouden voor ieder type zzp'er.

2.  
Uitgebreid boekhoudpakket voor ambitieuze ondernemers die willen groeien.