Factuur maken

Starten met jouw eerste eigen factuur maken begint hier

Je wilt een factuur maken om te worden betaald? Goed werk maar hoe begin je? Ten eerste kan en mag je zelf je eigen facturen maken. Vooral veel starters beginnen eerst met een factuur maken in Word of Excel. Dat kan heel goed. Maar ik weet uit ervaring dat dit veel tijd in beslag neemt en ook fout gevoelig is. Je zou hier gewoon eenvoudige online facturatiesoftware voor moeten gebruiken. Deze zijn hier speciaal voor gemaakt en geeft je zoveel gemak! Je kunt namelijk gelijk starten met je factuur maken die geldig is en klopt. Voorts kan je hem direct versturen om zo betaald te worden. Ik heb een paar beste en meest gebruikte online facturatieprogramma’s onder zzp’ers voor je geselecteerd. Allemaal het gratis proberen waard, dus laat je verrassen:

 

5 stappen met de belangrijkste elementen die je moet weten om een factuur te maken

Inhoud

1. Hoe begin je met je factuur maken?

2. Wat moet er allemaal op een factuur staan?

3. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur

4. Waarmee kan je facturen maken?

5. Je factuur is gemaakt, wat nu?

1. Hoe begin je met je factuur maken?

Om als eigenaar van een kleine onderneming te slagen, of zelfs te overleven, moet je worden betaald. Dit doe je door voor, tijdens of na een project te factureren. Maar dan moet je wel weten hoe je een factuur moet maken. Waar begin je? Hoe en waarmee maak je makkelijk een professioneel ogende rekening die vlot wordt betaald? Hoe en wanneer stuur je het naar je klant? Veel vragen waarop ik je een antwoord zal proberen te geven.

Een factuur, die ook wel een verkoopfactuur, rekening of nota wordt genoemd, is een belangrijk document waarmee je vraagt om betaling voor een product dat je hebt geleverd of een service die je hebt verstrekt. Ook geeft hij aan waar ze de betaling naartoe moeten sturen en onder welke voorwaarden.

Neem de tijd om te bedenken hoe jij een ​​factuursysteem op gaat zetten dat voor jou situatie het prettigst werkt. Zo zul je uiteindelijk tijd en geld besparen op de lange termijn. In ieder geval succes met de facturatie voor jouw bedrijf!

Starten met factuur maken voor zzp

Welke soorten facturen zijn er om te maken?

Er zijn verschillende soorten facturen die je kunt maken. De gebruikte factuursoorten die worden verstuurd zijn:

  • Standaard verkoopfactuur
    Een standaard verkoopfactuur is een normale factuur die wordt verzonden na de voltooiing van een project. Dit type factuur wordt het meeste gemaakt. In de opmaak ben je vrij. Het kan een simpele vormgeving hebben, een mooi design of speciaal ingericht als uren factuur voor gewerkte uren met uurtarief.
  • Proforma factuur
    Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Deze factuur geeft een verwachting van hoeveel een bedrijf in rekening zal gaan brengen voor goederen of diensten die geleverd gaan worden.
  • Tussentijdse factuur / Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur
    Dit zijn facturen die tussendoor worden verzonden tijdens een langlopend project. Hierbij wordt een deel (percentage) van het totaalbedrag tussentijds gefactureerd. Als laatste volgt de eindfactuur.
  • Creditfactuur / Creditnota
    Een creditfactuur is een normale (standaard) factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van een eerder verstuurde factuur.
  • Vereenvoudigde factuur
    Bij kleine factuurbedragen is er een mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon uit te reiken of te ontvangen.
  • Achterstallige facturen
    Achterstallige facturen zijn betalingsherinneringen die worden verzonden wanneer een factuur achterstallig is, de vervaldatum is dan reeds verstreken en de rekening is nog steeds niet betaald.
  • Internationale factuur
    Bij zakendoen over de grens factureer je met een internationale factuur, liefst in de taal van de afnemer. Let hierbij op dat er aanvullende factuurvoorwaarden gelden als je een rekening naar het buitenland stuur.
  • Verzamelfactuur
    Met een verzamelfactuur worden er verschillende orders en leveringen in een bepaalde tijdsperiode op een enkele factuur verzameld en in één keer gefactureerd. Dus niet na iedere individuele levering een factuur de deur uit.
  • Terugkerende facturen
    Gebruikt voor terugkerende klanten. Denk hierbij aan abonnementen die wekelijks, maandelijks of jaarlijks automatisch worden gefactureerd.

We kennen ook nog een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur, ook wel aankoopfactuur genoemd, is een factuur die jij ontvangt waarop alle producten en/of diensten staan die jij afneemt bij een leverancier. Samengevat verstuur je dus een verkoopfactuur wanneer je producten en/of dienst verkoopt en ontvang je een inkoopfactuur als je product en/of dienst inkoopt.

2. Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan?

Zodra je gaat beginnen met je eigen verkoopfactuur opmaken, dan zul je er op moeten letten dat alle regels en eisen die de Belastingdienst er aan stelt er op moeten komen te staan. Ook zijn er essentiële componenten nodig om een ​​factuur op te kunnen stellen.

Zorg ervoor dat je altijd het volgende opneemt:

  • Jouw bedrijfsnaam en contactgegevens
  • De gegevens van jouw klant
  • Een uniek factuurnummer (voor jouw administratie)
  • Datum van uitgifte
  • Vervaldatum (de periode waarbinnen je verwacht te worden betaald)
  • Omschrijving van de artikelen of dienst, de hoeveelheid en de prijs
  • Btw-bedragen, btw-tarieven, toeslagen en eventuele kortingen
  • Betalingsvoorwaarden
Factuurvoorwaarden bij een factuur maken

Ik heb een uitgebreid artikel geschreven waarin alle factuurvereisten één voor één worden uitgelegd met tips en duidelijke voorbeelden van de factuuropbouw waaraan je facturatie zal moeten voldoen.

  Lees de factuureisen op de website van de Belastingdienst

3. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur voor betaling

Op tijd betaald worden en een gezonde cashflow hebben, is de levensader van elk bedrijf. Of dit nu een, groot bedrijf is, het MKB of een klein eenmansbedrijf. Maar betaling van de factuur is niet altijd zo eenvoudig als het verzenden van een factuur. Betalingsvoorwaarden opnemen op jouw facturen is dan ook een belangrijk element om goed aandacht aan te besteden. Deze beschrijven namelijk hoe je verwacht te worden betaald en moeten details bevatten zoals: betalingstermijn waarbinnen de factuur moet zijn voldaan, evenals andere voorwaarden zoals je gewenste betaalmethode. Ook prikkels voor vroege betalingen en gevolgen van late betalingen kunnen je helpen om snel je geld te ontvangen.

Jouw betalingscondities zijn dus ook essentiële componenten op elke factuur. Lees meer tips en bekijk voorbeelden van betalingsvoorwaarden op factuur.

Tip: Plaats een QR-code op je factuur voor een gemakkelijke, snelle en foutloze betaling door de klant!

Nog een tip: Ook ‘bedankt‘ op jouw facturatie plaatsen kan bijdragen aan een snellere betaling ervan!

Factuur maken die betaald wordt

4. Hoe en waarmee kan je facturen maken?

Een correcte factuur is vereist om voor geleverde diensten en/of producten betaald te worden. Deze kan op verschillende manieren gemaakt worden. Zo kan je Word gebruiken, Excel, met een app of je smartphone of met een online factuurprogramma. Een factuurprogramma gebruiken is wel de beste methode.

Het handmatig aanmaken van een factuur in bijvoorbeeld Word kan een ontmoedigende taak zijn, het vereist veel handelingen. Een online factuurprogramma daarentegen automatiseert het genereren van een factuur, verzendt ze direct naar de opgegeven klant, houdt betalingen bij en boekt ze gelijk in de administratie. Zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor de btw-aangifte. Kies je programma om zo voor jou op de beste manier te starten met factureren voor jouw eenmanszaak. Maak vandaag nog jouw eerste factuur!

Word factuur

Word factuur templates voor de facturatie

Verstuur je niet veel facturen? Om te beginnen met de facturatie kan je met een kant-en-klare sjabloon in Word eenvoudig je factuur maken.

Excel factuur

Excel factuur maken

Je factuur maken met Excel is door de automatische optelling van bedragen en klanteninvoer net wat gemakkelijker dan Word.

Factuurprogramma

Met het beste programma de facturatie doen

Slimmer en met meer gemak factureren? Dan is gebruiken maken van een factuurprogramma met afstand de beste keuze.

Tip! Factuur sneller. Krijg sneller betaald.

Hoewel je zelf eenvoudig een factuur kunt maken met een gratis ingerichte factuursjabloon voor Word of Excel kunt gebruiken, is het zoals gezegd, vaak gemakkelijker om gelijk te beginnen met een ​​online factuurprogramma. Kennis heb je niet nodig. Ze zijn zo simpel ingericht dat iedereen er mee kan werken. Start gelijk met prachtige, aangepaste facturen maken die gelijk al aan alle eisen voldoet. Accepteer online betalingen, ontvang meldingen van nog openstaande facturen en krijg sneller betaald. Veel gemak dus! Maar je kan er nog veel meer mee. Bekijk hier alle functies en mogelijkheden van een factuurprogramma.

Als je regelmatig factureert, kies en probeer dan een gratis factureringsservice of:

Vergelijk alle facturatiesoftware  

Start je factuur maken met factuurprogramma

5. Je factuur is gemaakt, wat nu?

1. Verstuur snel

Je hebt je verkoopfactuur gemaakt, wat nu? Verstuur je hem nu zo snel mogelijk. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, des te sneller zullen ze betalen. Klanten zullen de snelheid van ontvangst herkennen en beschouwen betaling daarom als een urgentere taak dan wanneer je de factuur pas dagen, of weken later verstuurd. Het is ook niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Dat is uiterlijk op de 15de van de maand.

2. Verstuur digitaal

Verstuur je factuur bij voorkeur digitaal via e-mail. Digitaal in PDF-formaat en liefst ook in UBL-formaat. Want ondernemers verwerken steeds meer de ontvangen inkoopfactuur automatisch in de boekhouding. Hier heb je dan een UBL-factuur voor nodig. Voordeel van een factuurprogramma gebruiken is dat je verkoopfactuur dan al automatisch in PDF en UBL wordt gegenereerd en verstuurd. Lees meer over het digitaal versturen van je factuur.

Voorbeeld van factuur versturen

Geef de begeleidende tekst in het e-mailbericht een vriendelijke toonzetting, hou het beknopt en eenvoudig. Bekijk voorbeeldteksten bij versturen factuur via e-mail.

3. Verwerk factuur in je administratie

Verder is de facturatie ook nog een belangrijk onderdeel van jou administratie voor de btw, btw-aangifte en uiteindelijk voor je jaarlijkse inkomstenbelasting. Ook hierbij kan een factuurprogramma je veel werk besparen. Lees meer

4. Let op: Bewaar altijd een kopie!

Als laatste moet je van elke factuur die jij uitreikt een kopie ervan bewaren in je administratie. Het is namelijk verplicht om je facturen zeven jaar te bewaren. Lees hier alles over de bewaartermijn van facturen.

Gerelateerde artikelen

Voorbeelden van btw factuur zzp met eenmanszaak

Voorbeelden en layouts van een factuur

Bedenk voor je een factuur gaat opmaken hoe je hem gaat inrichten met de vereiste informatie. Hou je de factuuropmaak simpel of met een strak design? Ter inspiratie heb ik verschillende voorbeelden voor je gemaakt.

Voorbeelden van een factuur  

PDF-factuur, UBL, Simpel, Design, Word, Excel, Uren Kassabon, Bouw, Zorg…

Word facturen

Excel facturen

PDF facturen

UBL e-facturen

Overzicht alle factuurvoorbeelden  

Tip: Zorg wel voor een herkenbare factuuropmaak die goed aansluit bij jouw bedrijf. De ontvanger ziet dan gelijk dat hij van jou afkomstig is.

Bouw factuur maken?

Bouw factuur maken
BOUW

Een foutloze factuur maken voor jouw bouwbedrijf? Bekijk voorbeelden van een bouw factuur ter inspiratie. Bekijk ook met welk facturatieprogramma je dit het beste kunt doen. Meer voor bouw zzp

Factuur naar België?

Voor Belgische klanten een rekening maken
BELGIË

Vanuit Nederland worden er ook veel zaken gedaan met de Belgen. Doe jij als zzp’er zaken met bedrijven of particulieren in België en hiervoor een factuur opstellen? Let op de btw bij Belgische factuur maken

Invoice maken?

Factuur in het Engels maken (invoice)
ENGELS

Het komt steeds vaker voor dat een factuur in het Engels moet worden opgesteld. Doe jij ook zaken over de grens? Dan is het handig om gelijk jouw facturen te versturen in de Engelse taal. Lees meer

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!

Zo maak je zelf eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma, zo hou je altijd inzicht in niet alleen de financiële situatie van jouw eenmanszaak maar ook gelijk in de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte. Vergelijk hier alle factuur- en boekhoudpakketten


Samenvatting veel gestelde vragen (FAQs)

Hoe maak ik een factuur?

Dat kan op verschillende manieren. Dit kan gratis in Word, Excel of met een factuur- en boekhoudprogramma. Neem de tijd om te bedenken hoe jij een ​​factuursysteem op gaat zetten dat voor jou situatie het prettigst werkt. Zo zul je uiteindelijk tijd en geld besparen op de lange termijn. Bekijk tips en voorbeelden

Wat moet er allemaal op een factuur staan?

Zodra je gaat beginnen met je eigen verkoopfactuur opmaken, dan zul je er op moeten letten dat alle regels en eisen die de Belastingdienst er aan stelt er op moeten komen te staan. Ook zijn er essentiële componenten nodig om een ​​factuur op te kunnen stellen. Deze kan je hier bekijken.

Direct starten met jouw eigen factuur maken?

Je wilt een eigen factuur maken om te worden betaald? Goed werk maar hoe begin je? Volg hier een handige stappenplan om eenvoudig en snel je factuur op te stellen die aan de eisen voldoet. Verder tref je tips aan op dit op de beste manier te doen.