Stappenplan factuur maken

Beginnen met factureren

Als zelfstandig ondernemer pas een eenmanszaak gestart en nu je eerste factuur maken en versturen naar je klant? Er zijn vele verschillende manieren om jouw factuur te maken. Veel gestelde vragen zijn dan ook: Wat moet er allemaal op een factuur staan? Op welke manier en waarmee het het opstellen van een factuur voor jou situatie de beste oplossing is? Ik heb een handige stappenplan om je op weg te helpen.

Tip! Mooi gratis factuurprogramma om jouw facturen mee te maken:  

Naast het innen van geld heb je ook voor de boekhouding een degelijke btw-administratie nodig. De btw-heffing van jouw verkoopfactuur moet je terugbetalen aan de Belastingdienst en de btw op jouw inkopen, de inkoopfacturen, krijg je terug van de Belastingdienst. Daarbij hoort dan ook het voeren van een correcte facturenadministratie.

Het belangrijkste van factureren is wel dat je eraan denkt het ook te doen. Dat klinkt misschien raar, maar ondernemers vergeten het nogal eens…

Facturen dienen een bepaalde structuur te hebben en bevatten alle informatie die de klant nodig heeft om een ​​betaling uit te voeren. Hier volgt een stappenplan van factuur opmaak tot versturen:

Stap 1: Beginnen met de factuur opstellen

Je eerste rekening opstellen

Na het verrichten van jouw werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw product(en) moet je een factuur, rekening of nota opstellen en naar de klant versturen. Natuurlijk wil je jouw opdrachtgevers wel een professioneel uitziende factuur sturen in jouw huisstijl. Buiten de verschillende factuurprogramma’s die er op de markt zijn, kan je een factuur ook eenvoudig met een template in bijvoorbeeld Word of Excel maken.

Maak de factuur in ieder geval zo duidelijk dat je ervoor wordt betaald, er worden geen vragen gesteld. Hij moet jouw merkwaarde uitdragen. Hoe ziet een factuur er wettelijk correct uit? Bekijk ter inspiratie een paar factuur voorbeelden.

Stap 2: Voldoen aan de factuureisen

Punten die verplicht op de factuur moeten staan

De belastingdienst heeft wel een aantal wettelijke voorwaarden gesteld over wat er op een rekening moet staan. Bekijk de factuurvereisten. Voorkom problemen met de Belastingdienst en de ontvanger van jouw factuur door te zorgen dat jouw facturatie voldoet aan de gestelde factuurvoorwaarden.

Stap 3: Vermelden betalingstermijn

Betalingstermijn op rekening zetten

Natuurlijk wil je dat de rekening binnen de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen wordt voldaan. Zet dan ook duidelijk de uiterste vervaldatum erop. Voor deze datum moet de betaling voldaan zijn.

Stap 4: Vermelden betalingsvoorwaarden

Betalingscondities op rekening vermelden

Laat de klant ook duidelijk met de betalingsvoorwaarden, ook wel betalingscondities genoemd, zien hoe en voor wanneer de rekening moet zijn overgemaakt. Geef hierin ook aan waar jouw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden kunnen worden gelezen.

Stap 5: Factuur naar de klant versturen

De rekening in PDF en UBL-formaat versturen

Je kunt zelf bepalen hoe je de facturatie gaat versturen. Via de post of automatisch en digitaal als e-factuur in PDF en/of UBL via e-mail. Dit kan via een speciaal hiervoor ontwikkeld factuurprogramma of door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Gebruik maken van zo’n programma is zeker aan te raden!

Bekijk en vergelijk de voordelen van een factuurprogramma en de automatische verwerking in de boekhouding.

Mijn keuze van factuursoftware: ontdek en probeer gratis uit

Tip: Stuur een bedankje bij betaling

Als je klant de factuur betaalt, dan voelt dat goed. Leuk voor jou maar zeker ook voor de klant om hem of haar hiervoor te bedanken. Zullen ze zeker waarderen! Het verhoogt ook je kansen op het krijgen van terugkerende klanten. Stuur dan ook altijd een persoonlijk bedankberichtje zodra je de betaling hebt ontvangen.

Hou je openstaande facturen in de gaten

Hou altijd je verstuurde facturen die nog openstaan in de gaten. Want klanten kunnen vergeten te betalen. Zodra de vervaldatum is verstreken onderneem dan altijd actie om zo snel mogelijk je geld te krijgen!

Ik hoop dat dit stappenplan je geholpen hebt. Succes met zakendoen!

Vraagje: Hoe doe jij de facturatie?

  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   
  •   

Bekijk resultaten

Laden ... Laden ...

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma. Maakt boekhouden zelfs leuk!

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte... bekijk het beste pakket voor zzp'ers